浅析高校档案信息化管理工作改革与创新要点

贺蕊

摘 要：随着计算机的普及，网络化时代的到来，高校档案信息化已成为发展趋势，档案管理改革与创新势在必行。高校档案工作事关高校人事管理，是人事管理的重要组成部分，为高校整体的管理工作提供高质量服务。高校档案信息化是一个系统工程，涉及理念、机制、技术、标准、人力、资金、维护、安全等方方面面，改革难度大，创新成本高，既考验改革创新智慧，又考验改革创新勇气与定力。

关键词：高校档案;信息化;管理;改革;创新

高校档案管理内容多，信息杂，涉及单位工作人员信息、单位组织活动信息、社会及国家关联高校的信息等，均需要建档立案。过去档案记录靠手写笔填，纸质存档，这样存在诸多不便：一是手写容易出错，且笔迹保存受墨水质量影响;二是纸质档案保存不易，要求环境干燥通风;三是存放量过大，占用大体量面积，且积压现象严重，调档查看极不方便，跨区域共享档案信息更是难上加难。基于这一考虑，为打破档案信息孤岛，趁网络普及之风展开高校档案信息化管理的改革与创新，是顺势、也是顺时的一大创举。

一、高校档案管理信息化的含义及意义

1.高校档案管理信息化的含义 。高校档案信息化是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，即对档案信息进行数字化转化、网络化管理、电子化检索。档案管理模式从以纸质实体建档立案为主，转向以数字化记录和保存为主，借助互联网优势，和全国统一规范，档案管理工作走向标准化、数字化、联通化。

2.高校档案管理信息化的意义。高校档案信息化管理与创新是高校创新工作方式的重要体现，是高校在新时代中国特设社会主义建设中的重要担当，为高校信息化建设铺平道路，也为学生乃至全国提供便捷的档案资源服务。高校档案信息化有助于档案统一管控;有助于档案管理工作安全性提高;有助于档案利用效率提高，同时降低运行成本。

二、当前高校档案管理信息化面临的困境

档案信息化概念从提出到运用实践时间不长，这是对传统档案管理方法的革新，是全面的更新换代，对技术、管理人员素质、网络安全等提出巨大挑战。

1.高校档案管理存在理念落后现象 。高校管理理念落后，存在两方面因素，一是长期以来档案管理不受足够重视，档案管理工作在高校一直处于被边缘化的态势，人们习惯性的将档案管理当“清水部门”看待，职工工作缺乏积极性，这就导致档案管理长期以来发展受限。二是思想惯性保守，高校代表科研，代表创新以及时代先锋，但高校面临新鲜事物时依旧需要较长的接纳时间，积极先行先试的学校较少。

2.高校档案管理制度不一，多有自身局限。我国当前档案管理分类有多种形式，仅以档案概念外延划分，就有七种之多：根据档案形成分、根据档案内容性质分、根据档案的載体形式分、按照记录信息方式分、按照记录信息方式分、根据档案所有权形式分、种类划分等。分类方式不同，管理起来制定的政策就各异，并且长期下来各地形成自己的档案管理习惯，在信息化过程中，就面临着数据端口不一致，或信息录入不对口的现象。此外，在实际的高校档案管理过程中，无论哪种划分方法，也都只是搭建大体分类框架，具体到人员、日常规范，制度约束等，形式大于实际，管理效能不高。

3.高校档案管理缺乏专业人才队伍。很多文科类、综合类高校都开设了档案管理这一专业，为国家培养了广大的档案管理人才。但从档案专业历年毕业生就业方向看，选择档案管理工作的人很少，且以女性为主。一方面档案管理工作本身不受重视，历年用人指标较少 ;另一方面档案管理工作的工资水平普遍不高，对新毕业大学生吸引力不足;再有，特别是高校，在引进高端人才的过程中，通常将家属安置向档案管理岗倾斜，整体导致高校档案管理人才专业性低，人才队伍建设落后。

4.高校档案信息化的基础薄弱。信息化需要有互联网做支撑，既有计算机、扫描仪、网络等硬件要求，又有平台、安全防护等的软件要求。这与传统的档案管理存在巨大差别，而且高校在这方面的配套建设相对落后，资金划拨力度不够，为信息化推进带来诸多不便。

5.社会对电子档案认可度低。互联网是一个充满极多可能性的平台，网络诈骗、网上“P图”层出不穷，以至于长期以来人们对互联网保持质疑从未放松警惕。高校建立信息化的档案体系虽好，但人们价值观里还是感觉纸质带章的档案更真事可靠，这是人们对互联网的偏见进而影响了高校档案信息化的推进。

三、当前高校档案信息化创新的普遍做法与借鉴

高校档案管理信息化的东风已经吹起，各高校之间陆续开展着信息化工作的创新与探索。其主要做法可以被我们所借鉴。

1.“互联网+档案”推动高校档案管理工作创新。互联网是座宝库，资源丰富，可塑造性强，针对社会长期以来的难点、痛点都能起到打破中梗阻，实现质的飞跃的效果。对高校档案管理走“互联网+”模式，是信息化建设的最优考虑。新时代的档案管理，会从原来的纯粹管理向服务转变，由保存信息向搭建信息发布、信息共享转变。利用互联网技术，开展诸如“档案直通车”“纪要”“学信查询”等项目的研究与开发，打造开放档案、档案共享的互联网模块。

2.注重培养专业档案管理人员。档案管理工作的创新，一定先是人才的创新，人才创新需要有专业做基础。高校档案管理要想信息化，就得培养专业的信息化人才。一方面是平台建设需求，另一方面是平台维护需求。信息化一旦推开，对管理人员的技术知识、专业知识、操作能力等方面都提出了全新的、更高的要求。

3.创新档案管理理念。管理理念在管理过程中是起统领作用的，贯穿于管理工作的方方面面，可以说，管理理念的先进与落后，开明与保守，直接决定的了管理工作的水平高低。转变档案管理理念，就是要充分认识到档案信息化管理的重要性，将其纳入高校发展规划中来，确定发展目标，成立专业实施督导小组，制定问责机制。一方面在建设过程中加强开发进度的督导和问责，平台搭建和信息录入保证高质量按时完成，避免推诿，或协调上的不畅而延误信息化工作开展。

4.全面整合档案资源。档案信息化是一个综合概念，不仅仅局限于原来狭隘的人事档案，而是将包含所有关联高校发展方方面面的动态信息，全部进行记录、编档。即把一般性人事档案、高校工作文件、各种会务报告、国家社会层面的参与等信息整合在一起，以电子形式收集、分类、鉴伪、归档、加密。这与传统的档案管理在工作内容上有明显扩展，甚至外延面很大，必須加以资源整合。

四、高校档案管理信息化创新的建议

上面已就高校档案信息化的普遍做法进行归纳，方法众多，涉及多方面系统建设。现就高校档案信息化建设提出几点自己的建议，仅供参考。

1.数据分类归档要与国家规范保持一致。档案信息化的建设不是一蹴而就的，需要长期进行维护、更新。在搭建数据平台、制定分类归档方式方法上要保持与国家档案管理部门的规范相统一，这样做的好处在于档案信息联网后方便端口对接，不用就数据形势、格式等重新做出调整，一次录入，一次过关，数据无障碍交流共享。

2.要加强信息的收集整理。上边也已经提到，档案信息化是一个综合概念，不局限于人事档案，还将包含所有关联高校发展方方面面的动态信息，全部进行记录、编档，以达到档案内容的全覆盖。因此，加强高校信息的收集、整理至关重要。在实际操作过程中，需要学校各部门、各学院、都建立与之配套的信息专员，将学院信息、部门信息、高校信息、涉校社会信息等进行定期反馈、上报，由档案信息化管理部门进行甄别，分类，记录，归档。

3.要特别注意档案信息安全工作。在信息化时代，人们相信信息，同时又质疑信息。相信信息是因为网络化地区给了人们便捷获取某类信息的能力，质疑信息是因为网上信息复杂，真假难辨，这也就是信息化“双刃剑”效应。高校档案信息化系统的安全性至关重要，不仅涉及个人信息安全，还涉及高校科研成果维护，甚至还涉及国家机密的保护等，一经泄露，损失巨大。

4.档案信息化要拔高管理规格。高校档案信息化建设是一个长期过程，从无到有，中间要经历很多困难和挑战，一是需要保持对档案信息化工作的长期支持定力，二是要具有统筹全局、攻坚克难的魄力与能力。从这两点出发，都需要领导层对档案信息化工作高度重视，而重视的最好办法就是拔高管理规格，以便档案信息化工作能长期顺利进展。

五、结束语

高校档案信息化管理的改革与创新是一个时代命题，生活在新时代里的每个人都肩负着这一历史使命。新时代下高校站在改革创新的潮头，要积极从大局着眼、系统规划、科学统筹，在档案信息化过程中认真攻坚技术难点，积极应对各类挑战，积极将档案管理工作推向现代化、数字化，为我国档案管理工作打好坚实的信息基础。

参考文献：

[1]李巧兰.浅析高校档案信息化管理工作改革与创新[J].兰台内外，2019

[2]杨琼娃.高校档案信息化管理工作改革与创新发展思路[J].办公室业务，2018

[3]覃正纳，刘迎春.浅析高校档案信息化管理工作改革与创新要点[J].教育教学论坛，2017

[4]苏 和.高校档案信息化管理工作改革及创新分析[J].科技传播，2016

（作者单位：陕西省榆林市榆林学院档案馆）