档案数字化是档案管理发展的必然趋势

李霞

摘 要：档案管理工作的主要内容是对各类文字图片等信息资源进行管理，分析以往发展中存在的问题，同时也可以对未来工作的开展提供指导意见，以此实现企事业单位的良好发展。随着信息技术的不断进步，当前我国企事业单位在开展档案管理工作中也不断推进数字化进程，使得档案管理工作效率得到极大的提升，然而在当前部分企事业单位信息化档案管理中还存在着一些问题，需要对相关问题进行解决。本文从档案数字化的基本概念入手，讨论档案数字化建设的意义，阐述当前我国档案数字化建设存在的问题，最后分析如何有效推进我国档案数字化建设进程，希望对相关研究具有借鉴意义。

关键词：数字化;档案管理;发展;趋势

在企事业单位的发展过程中，档案管理作为一项基本工作对其事业单位活动和经营情况可以直接体现，进而对今后的工作开展起到有效的指导作用。在信息时代下，我国档案也在加快数字化建设，进而有效节约人力的投入，显著提升其事业单位档案管理效率。不过在当前的档案管理工作中还存在管理意识不强，对信息和数字化技术掌握不扎实等问题。而实现对档案资源的有效利用，提升信息化时代下档案资源安全性，需要档案管理人员对工作方法不断改进，熟练利用计算机技术，以此实现数字化档案的正规化管理。

一、档案数字化的基本概念

档案数字化出现依托于信息技术的不断成熟，是和大数据相结合的一种档案管理新技术，当前数字化技术已经应用到我国的诸多领域，实现档案管理和数字化技術的结合，以数字化的形式进行存储，然后将档案中的文字、图片以及音频、视频等以数据的形式存储到计算机系统，上传到云端，进而有效解决传统纸质档案存储安全性低、数据容易丢失的问题，还极大地减小了占用空间，数字化档案查询管理和信息资源的共享更加便捷，便于企事业单位进行档案的利用，有利于对档案资源的优化配置，进而推进其他工作的有效开展。

二、档案数字化建设的意义

1.是时代发展的必然要求

随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人员提出了新的要求，相较于传统的纸质档案管理，数字化档案管理更加便捷，查询和利用档案资源更加方便，迎合了新时代的发展需要。

2.是社会发展的本质要求

在当前的企事业单位中，档案可以通过文字、图片、音频、视频等诸多形式体现出来，这些信息资源对企事业单位的发展产生了重要影响，也是社会发展的重要资源，具有极高的经济价值，在通信技术和信息技术不断发展的背景下，企事业单位也在不断加快信息化建设进程，提升着档案管理工作的实效性，便于对信息资源进行管理，在档案数字化建设的背景下，企事业单位对信息技术的利用不断深入，加强了各部门之间的联系，以此实现企事业单位的健康发展。

三、当前我国档案数字化建设存在的问题

档案数字化建设在企事业单位加快数字化建设的过程中起到了重要的作用，并且当前我国档案数字化建设也取得了一定成果，不过当前依然存在影响企事业单位实现档案的数字化管理问题：首先是档案的数字化管理不够标准，管理手段较为落后，这一问题就会影响到数字化系统水平的提升。其次体现在档案管理人员对数字化技术利用程度不足，加之部分档案管理人员素质不高，管理观念较为落后，也造成了对数字化档案利用效率不高。再次体现在数字化档案管理中，缺乏对系统的有效维护，这样就导致数字化档案存在不同的故障风险，进而对档案管理工作造成不利影响，同时由于对网络安全问题缺乏重视，也导致存在一定的系统安全问题。最后体现在档案管理手段不够创新，在信息化和数字化的时代背景下，企事业单位也在充分享受着信息技术带来的便利，然而依然有部分企事业单位对数字化技术利用不足，在开展档案管理工作的过程中，主要是进行打印扫描录入和电子存档，很多部门对信息化办公系统的利用不够充分，导致对信息档案的信息化利用水平偏低。

四、如何有效推进我国档案数字化建设进程

相较于传统的纸质档案管理，数字化档案管理方法，在分类、编制、检索等各个环节效率要得到明显的提升，便于企事业单位对工作进行总结，对相关工作开展监督和检查。在数字化档案管理模式下，为了提升企事业单位的档案管理效率，需要做到以下几点内容。

1.对档案管理制度进行创新

常言道：“无规矩，不成方圆”，在档案管理这项系统的管理工作中需要围绕科学的管理制度以及完善的流程进行工作，这样不仅有利于提升档案管理效率，同时也可以让相关部门更加高效的开展工作，在制定档案管理制度的过程中，需要根据企事业单位的发展实际以及档案管理部门的工作情况而制定，这样可以确保档案管理的方法科学，并且与企事业单位的发展有效协调，在具体制定档案管理制度的过程中需要对档案管理部门相关工作明确规定，做到部门内部人员的明确分工和各司其职要求档案管理人员具有专业的档案管理知识以及信息化处理能力，对于企业的新员工以及档案部门的老员工都需要加强信息化培训，与此之外还要各部门加强配合，对文件和档案资料及时上交，而其它部门的领导也需要对档案管理这项工作加以重视，对档案管理制度遵守，这样才能在整体上提升等工作质量。

2.打造信息化和数字化的档案管理模式

企事业单位需要在信息化时代的背景下开展档案管理工作中对信息技术合理利用，然后在档案管理部门打造出信息化的管理模式，进而有效提升档案管理工作的效率。与此同时，通过对信息技术和数字化技术的利用，也可以极大地丰富档案资源，根据工作需要将文字、图片、视频等相关资源充分利用。此外，通过对信息化技术的利用，也会让档案资源的服务作用得到极大提升，档案管理资源根据工作需要进行检索，比如输入类别、年限、用途、部门、相关人员等字样就可以有效查询，不仅可以展示出当前的工作情况，同时也可以对今后的工作开展提供支持和帮助。在信息化的档案管理模式下，企事业单位的档案安全性也会得到极大的提升，借助网络信息技术，开展企事业单位的档案管理工作，虽然可以提供极大的便利，然而也在网络环境中存在一定的风险问题，所以需要当管理部门对网络风险问题加大重视力度，在设计软件和硬件功能的同时需要加强对病毒查杀技术，对防火墙技术、加密技术的利用，不断提升网络安全等级。为了提升安全性，档案管理人员在开展工作的过程中也需要树立高度的安全意识，在日常工作中保证规范操作，定期对计算机进行杀毒和维护，建议档案管理人员采用身份认证操作方式，对部门内部每一名档案管理人员设置操作权限，此外企事业单位需要进行内网和外网的隔离，以此进一步提升网络安全等级，在以上措施下企事业单位的档案安全性会得到显著提升。

3.加强档案管理人员的思想建设和专业技能

在新时期下，企事业单位的档案管理人员需要主动学习档案管理方法，对信息技术加以利用，以此推进档案资源的标准化进程。与此同时开展档案管理工作需要不断提升专业知识，进而对档案更系统的分类确保对档案资料的合理利用，档案管理人员需要根据工作需要对档案管理知识管理方法进行学习，从档案管理部门的角度讲，需要为档案管理人员提供良好的成长平台，培养其掌握数据库技术、索引技术，这样才能在数字技术的支持下不断提升工作效率，企事业单位也需要加强思想宣传，让全体人员都对档案工作的重要性加以重视，比如通过企业日报、单位宣传栏等方法转变企业员工的思想，也可以通过工作会议传递档案管理工作的重要意义。在企事业单位的日常工作中，可以利用微信QQ或者即时交流软件，对损坏档案、泄露档案信息的行为进行严惩，这样就会让企事业单位内部形成人人重视档案管理的风气，便于及时对档案管理部门提出意见和建议，会让档案管理部门和其它部门的不断加强配合，共同促进企事业单位的健康发展。

五、结束语

综上所述，在信息技术和数字化技术的利用下，企事业单位的档案管理工作面貌出现了极大的变化。对于档案管理工作来说需要借助数字化技术的准确性、及时性和完整性优势，实现档案管理效率的提升。在今后在企事业档案管理工作中，需要对档案管理制度进行创新，并且打造数字化和信息化的档案管理模式，此外还要加强档案管理人员的思想建设和专业技能，最终让企事业单位为社会发展贡献力量。

参考文献：

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[2]梁璇霏.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].科技展望，2016

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（作者单位：山西农业大学档案馆）