基于供应链采购平台构建的采购管理变革研究

陈巧丹

摘要：在大数据背景下，互联网技术的不断发展推动了市场经济的细分，企业的生产成本日益透明化，与此同时伴随产业的发展而来的产品同质化和价格战也导致的市场竞争日益激烈，企业的利润空间受到极大的挤压，越来越多的企业开始重视成本管理。本文通过梳理浙江GH公司采购管理的模式和现状，分析其存在的问题，提出采购成本管理变革思路与措施，以期通过采购管理的变革，完善浙江GH公司采购环节内部控制，优化采购流程，降低采购成本，提升采购效率。

关键词：供应链;采购平台;成本管理

一、浙江GH有限公司采购管理的现状

在经济逐渐下行的新常态下，原材料价格和人力成本大幅上涨，行业竞争压力不断加大，GH公司在寻求有效的渠道来控制成本，提升竞争力。GH公司作为一家多元化发展的大型公司公司，业务包含起重机司机室、成套电气控制系统、起重机控制台及各类安全保护装置四大板块，采用相关多元化的发展战略，产品事业部制组织结构，四大业务板块按产品类别进行设置事业部，下属事业部实行分权管理，采购范围包括方钢管、横腹杆、加强筋、钢板网、爬梯等原材料也包括电脑、打印机、A4纸等办公用品，涉及常用供应商136家，GH公司业务规模的扩大及多元化的发展模式导致其采购物资种类繁多，公司总部对下属事业部的分权管理模式导致各采购部门之间缺乏沟通和交流，议价能力低，供应商数量多且杂乱，服务水平参差不齐，公司缺乏采购相关的内部控制，无法有效对各下属事业部供应商进行管控，不利于物资采购的稳定性，同时造成采购管理成本重复，采购金额波动较大，采购成本居高不下。

二、GH公司采购管理存在的问题

采购部门GH公司获取正常生产经营所需的各种物料资源，作为GH公司供应链管理中不可或缺的一环，在采购环节，采购成本不仅包括取得物料资源买价、运费、保险费、搬运费、挑选整理费，同时也包括采购部门为采购物资所耗费的人力物力成本。

（一）采购管理内部控制不健全

GH公司各事业部组织架构交叉重叠，人员设置不合理，信息资源不共享，采购授权审批流程混乱，各事业部采购业务各为其政，采购过程和结果不透明，采购经理权限过大，采购资金没有没有询价比价机制，公司层面缺乏有效的监督控制措施，容易导致腐败滋生。

（二）公司缺乏统一管控平台

随着互联网技术的普及，越来越多的企业开始搭建切合自身需求的采购平台以优化供应链采购环节的成本管理，GH公司也一直致力于整合各事业部采购业务，但由于采购业务的复杂多样化，对公司整合采购业务造成极大阻碍，公司始终缺乏统一管控平台，来发挥采购的规模效应，提高采购效率，降低采购成本。

（三）供应商管理体系不完善

GH公司对供应商缺乏有效的监管，公司截止2019年共有供应商428家，供应商名录记载供应商126家，供应商信息严重滞后，且缺乏有效的供应商评价机制，导致供应商内部鱼龙混杂，采购物资质量问题时有发生，严重影响生产经营，增大采购风险。

三、GH公司供应链采购平台构建思路与措施

（一）GH公司供应链采购平台构建思路

GH公司要改变现阶段采购管理困境，解决采购成本高，效率低，质量差，成本浪费的问题，需要结合自身需求，搭建集中采购平台优化资源配置，建立供应商管理体系，完善采购环节内部控制，同时致力于培养专业的采购团队，剔除沉余人员，提升采购人员的专业素养，彻底实现采购业务的转型升级，提升企业物资采购管理水平，提升企业竞争实力。

（二）GH公司供应链采购平台构建措施

通过调研，针对GH公司供应链管理需求，定位于平台管理系统，面向信息技术有限公司，建立集采购、服务为一体的供应链管理平台，GH公司采购平台的用户分为外部供应商和内部用户，内部用户包括采购部门相关业务员、财务人员和审计人员，外部供应商则由GH公司目前的供应商和签字的供应商组成。

GH公司采购平臺拟设立7个模块，包括是系统平台、供应商管理、合同管理、采购管理、招标管理、供应商协同、报表分析，拟实现供应商准入、询议比价、招投标、请购、采购、到货、入库、检验等功能，提高企业与供应商的作业效率，提高财务成本控制效率，构建企业具有竞争力的供应链体系。

1、系统平台

系统平台包括设置组织架构、操作员、存货分类及属性、存货档案等基础数据维护功能，也包括设置存货档案与ERP系统的集成等存货维护功能，数据元级、单据级等权限管理功能和自动执行的日志管理功能。

2、供应商管理

供应商管理包括供应商注册，资质申请，资质审批，准入，归档，资质规则，动态评估这7项功能。

（1）供应商注册。供应商注册由供应商登录GH公司采购平台，填写必要的信息，包括供应商名称、工商企业号、规模、产品种类等，同时上传相应的附件。

（2）资质申请。供应商可登陆资质申请系统可查看资质申请说明，列明相应的条款、等级、法律约束等，供应商按要求填写相应的详细资料，资质包括注册资金、产品类别、实际厂房面积、年产值、纳税评级、银行评级等，以积分作为评价标准。

（3）资质审批。各事业部可发布公开或定向邀请供应商，对供应商的资质进行相应的核定，最终由采购负责人对各项资料进行最终确认，拟定建议资质。

（4）准入。事业部负责人最终确定资质准入，供应商资质作为平台供应商的共享数据，可由各公司查看，如有对供应商资质的疑义或特殊要求，可要求供应商再次提交资质申请，以适应特定公司的要求。

（5）归档。在资质准入审批完成后，进行归档，即将数据库信息、并生成对应的电子文档、电子附件，三者一起归入档案系统，供应商数据纳入基础数据管理。

（6）动态评估。在资质有效期内，系统会定期自动根据履约情况，以积分模式进行动态评估，动态评估项目包括采购量、交期准确性、质量情况、价格情况、供应商主动利于公司措施等，系统根据动态评估结果，给出资质变动建议，经公司负责人确认后生效，平台统一自动维护供应商资质信息，同时各事业部根据自身标准可定义各自资质要求。