事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究

陆魁蓉

摘要：随着新信息技术的快速发展，在财务档案管理过程中也融入了信息技术，这样极大地提高了事業单位财务档案管理信息化水平，提高了财务档案管理人员的管理水平，促进了事业单位财务档案管理信息化工作上升更高档次。

关键词：档案管理;信息化;视野单位

事业单位财务管理主要内容有：编制单位预算，拟定预算管理办法，要求单位内各部门严格执行，准确反映单位的财务状况;建立有效的财务制度，增强资金的使用效益;合理进行资产管理，谨防资产向外流失;实时监控单位的经济活动，适当实行财务控制，预防财务危机。综上，事业单位财务档安管理涉及内容广，需要进行信息化管理。

一、什么样的管理形式称之为财务档案管理信息化

财务档案管理信息化通俗的理解就是改变传统的纸档形式保存财务数据，而是通过计算机网络技术，运用现代化的数据管理技术，将事业单位所产生的各类财务数据，以电子档形式保存为计算机信息，实现信息化管理。例如，通过电子文档的格式，把财务数据保存在磁盘、光盘、移动硬盘等存储设备上。大型的事业单位，还可以要求单位内的网络管理部门，开发财务管理系统，在系统中开发出多个模块，比如预算管理单独一个模块、账目往来凭证一个模块等;同时购买专门的存储服务器，对应财务数据的保存;对单位内的人员开放相应的登录系统权限，更好的对财务档案数据实行保密管理。这样的管理系统，还可实现信息在单位内各部门之间共享，提高财务档案管理工作效率的同时，也节省了各部门之间查阅资料和沟通的时间，使单位内各部门有序、和谐的工作。

二、事业单位财务档案趋向信息化管理的必然性

随着计算机网络应用的普及，信息技术快速发展，事业单位通过信息化存储财务信息、处理财务过程数据，和传统财务档案管理相比优势显著。首先，电子档形式替代纸质档案，节约了单位内纸张以及装订等耗材的使用成本。财务档案包括了预算数据、报支单上包含的各种发票及证明材料、付款凭证、转账回执单等。如预算数据，各部门编列好初版预算后，在后续的执行过程中，常有预算超支，或预算不足需要调整预算的事项，使预算数据不断的修订，如果没有相应的预算管理系统进行管理，则需要耗费大量的纸张，以及规划出单独的空间来存储，以保证查询需要。其次，节约了财务管理的人力成本，现如今，招聘的财务管理人员专业技术和素养整体都很高，普遍能够熟练计算机的操作，对计算机办公软件也能应用自如，信息化的财务档案管理对于财务人员而言，可操作性很强，无需使用更多的人力便可达到同样的工作效率。在人员流动时，也可保证数据的存在，不会因财务人员离职而导致数据缺失。再次，使用信息化的财务档案管理方式，便于随时统计财务信息，展开财务状况的分析。例如，单位领导临时需了解某阶段的预算执行率或公司财务状况，有了信息化的管理平台，财务人员可通过系统导出相应的报表，仅需稍作格式修改，便可向领导呈报结果，大大提高了财务人员的工作水平，促使单位内的财务档案管理工作趋于创新。

三、如何发展事业单位财务档案信息化管理

（一）保证有安全可靠的财务档案管理系统

计算机网络信息技术已广泛的应用于大众生活，人们对网络的依赖性增强，网络的开放性，就对网络安全构成了威胁。如木马病毒等程序，一旦计算机被侵入，会导致电子档案数据在传输过程发生中断，数据损毁泄密的后果。 因此，事业单位在运用信息化管理财务档案时，需要加强财务档案管理系统的安全防护，提高安保意识，做好应急措施。例如，单位内的计算机，均需通过设定好的安全认证，方可登录单位的办公系统，除了网络管理人员，其它人员的电脑收回管理员权限，不允许随意安装软件。电脑登录需使用账号密码，严格进行身份认证。可将财务档案管理系统的访问权限、数据加密传输、报表做出电子水印这类技术综合利用起来。还可利用云存储，对电子档的财务档案进行备份，防止信息出现乱码、数据丢失、损毁等情况的发生，增加档案管理安全性。 此外，单位内的管理人员要专业，严格对财务档案管理系统的操作进行规范，定期更新杀毒软件，对各类病毒进行查杀，拒绝外部设备接入，避免人为因素造成电子财务档案的破坏。

（二）在单位内培训财务档案管理系统知识

事业单位的部门之间若没有好的协作，难以使财务档案信息化管理。因为信息化管理涉及事项繁杂，例如某个事业单位开发的预算管理系统，系统内包括了三个模块：费用、资本、借支。每个模块下还分出不同的子模板，常见的有编制、报支、报表查询。这些内容对于非财务人员而言，非常生疏。此时，财务管理人员仅依赖办公室办工，将难以有效宣传财务档案信息化的意义，需要在系统开发完成后，对各部门人员展开操作流程的培训。此外，财务的入账人员可将报支流程，报支注意事项做成文档，用作单位内教育训练的课件，并关注资料的更新。最终使单位内全员接受并很好的使用信息化财务管理平台。

结束语

在网络信息的新时代，事业单位在财务档案的管理上也要勇敢的接受新技术，与时俱进，不使用传统的的档案管理方法，积极运用信息化手段对财务档案进行分类、收集、保管。要有好的在信息化管理思路，不断创新，将财务档案发挥它的有效性和价值，利用信息技术推动财务档案信息化管理水平的不断提升，更好地为单位的日常提供服务。

参考文献：

[1] 安晓莉. 试析事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].现代商业，2011（18）.

[2] 刘凌涛. 事业单位档案管理中的创新与发展[J].科学中国人，2016（18）.