浅谈事业单位档案工作规范化措施研究

程虹

【摘要】本文将阐述事业单位档案工作规范化的主要内容和有效措施，希望能够大幅度提高事业单位档案管理工作水平，加快档案工作信息化建设进程，从而全面推动事业单位档案管理工作的现代化、信息化、规范化发展步伐，最大程度的发挥出档案资源价值，为事业单位的蓬勃健康发展提供有力支持和保障。

【关键词】事业单位;档案工作;规范化;措施

档案管理是一项系统性、综合性的工作，主要涉及到档案收集、整理、鉴定、保管等多个层面，档案资源利用率更是直接关系到事业单位的发展前景。要想保证事业单位档案资源得到科学合理的利用，就要切实加强档案工作的规范化建设，争取早日实现档案管理的信息化，这样事业单位制定的决策才能更具科学性，能够迅速得以贯彻落实，事业单位管理服务能力得到显著提升，将会更好的服务于社会公众，为社会稳定和谐及经济快速发展贡献巨大力量。

一、事业单位档案工作规范化的主要内容

（一）档案收集规范化

档案收集是档案管理的首要环节，其实际工作效果将会对后续环节工作质量产生重大影响。在新时期，事业单位档案工作规范化已经是必然趨势，确保单位各个部门的有效沟通，打破信息壁垒，促使其将内部信息予以交换和共享，对于收集真实完整的档案信息大有助益，可谓是一个好的开始，在此情况下档案工作的规范化也能得以真正实现。

（二）档案整理规范化

一般来说，档案整理是紧跟在档案收集之后的一项工作，旨在清晰反映档案信息，为档案资源的利用创造条件。此环节需要对档案信息进行深度加工，包括分类、组合和编制等等，先要对档案信息的真伪进行核实，确定无误后才能开展后续工作。经过处理后的档案信息可读性较强，会分门别类的保存在对应目录下，给人以一目了然之感。

（三）档案鉴定规范化

对于事业单位而言，档案资源的价值有着高低之分，价值越高的档案资源意味着对单位发展的影响越大，这给档案管理人员鉴定档案资源价值提出了较为严格的标准和要求。相关工作人员应该学会正确鉴定档案价值，适当延长这部分档案的保管时间，深度挖掘档案资源潜在内涵，提高其利用率。而价值较低的档案则要定期进行销毁，以免占据过多资源，增加档案管理成本。

（四）档案保管规范化

经过上述几个环节处理后的档案资源要进行规范化的保管，当今时代通常是对档案资源进行数字化处理，然后保管在数据库中，或者是用胶片、光盘、硬盘等保管档案，大大降低了档案占据空间，档案信息遗失和泄露问题也能得以避免。档案管理人员应该认识到现代技术手段在档案保管工作中的应用优势，学会运用多种方式来保管单位档案，保证档案信息的安全性。

二、事业单位档案工作规范化的有效措施

（一）健全档案工作机制

建立健全的档案工作机制，可以体现出事业单位领导对档案工作规范化的高度重视，还能保证数字化建设投入资源的充足性，严格规范档案管理人员的行为，督促相关工作人员按照制度开展标准化操作，避免违规行为的发生，同时调动他们的工作积极性，使其认真负责的对待档案管理工作，落实岗位职责。事业单位建立的制度应涵盖档案资源处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、安全管理等方方面面，具体包括岗位责任制、激励机制、保障机制等，强化各主体责任意识，推行文档一体化要求，促进各个部门的交流合作，为档案工作规范化夯实基础。

（二）加强人才队伍建设

作为事业单位档案管理工作的主要实施者，档案管理人员身上肩负着重大责任和使命，为了更加出色的完成档案工作的规范化建设，实现档案资源的信息化管理，必须要大力加强档案管理人员的教育培训，提高他们的专业素质能力，打造一支思想先进、业务水平高、责任心强的档案管理人才队伍。还要重点培养他们的信息素质，提高其计算机操作能力，那么档案管理人员就会全身心的投入到档案管理工作中，凭借自身智慧和能力来推动档案工作的创新，促进档案工作各个环节的规范化开展，事业单位档案管理工作就会取得理想成效，档案资源价值也将最大化的呈现出来。

（三）加强软硬件设施建设

现代信息技术在事业单位档案管理工作中的应用是推进其标准化、规范化的重要举措，需要加大资金技术投入力度，结合我国法律法规及事业单位档案管理信息系统建设要求合理选择软硬件设施，统一档案资源格式，同时建立安全防御机制，保证档案信息的安全性。该系统的建设能够实现办公自动化，减轻档案管理人员工作负担，将其从繁琐的数据分析工作中解放出来，他们就会有更多时间和精力来分析档案信息价值，及时发现和处理现有工作弊端，优化档案管理工作模式，事业单位档案管理工作成效也将迈上一个新台阶。

（四）强化档案服务意识

档案工作规范化的根本目标就是发挥档案资源价值，使之能够更好的服务于事业单位各项业务活动，提高事业单位管理与服务能力，促使事业单位切实履行社会职能。对此，增强档案服务意识至关重要，应该创新档案信息查询方式，确保使用者可以通过多种形式快速便捷的查询到需求的档案信息，档案资源在单位运营管理中就会起到关键性的作用。档案管理人员应该树立良好的创新思维，学会从现有工作中不断汲取经验，完善档案管理信息系统功能，让不同能力水平的使用者都能灵活使用该系统来获取档案信息，档案信息的利用率就会明显提升，事业单位的发展脚步也会走的更加稳健。

三、结语

信息时代的到来对于档案工作规范化、电子化建设提出了迫切需求，事业单位应该加强制度体系和人才队伍建设，加大资金资源投入力度，充分认识到档案工作的服务职能，不断实施档案工作的改革和创新，以提高实际工作效率和质量，确保档案信息得到最大程度的开发和利用，从而制定科学合理的战略发展决策，为事业单位的可持续发展保驾护航。

参考文献：

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