浅析如何发挥档案管理在单位发展中的作用

刘长秀

【摘要】在单位发展的过程中，不能忽视档案管理工作，单位的各项工作、活动和成绩等发展轨迹均会记录到档案之中，要加强对档案的管理，这样才能保证单位顺利发展。目前，许多单位并不重视档案管理工作，从而造成档案管理处于边缘化位置，发挥不出相应的作用，影响单位的可持续发展。因此。要了解档案管理的作用，采取有效单位途径改进档案管理方式。

【关键词】档案管理;单位;作用

随着时代的不断发展，单位的各项工作开始拥有新的规则和制度，需改进传统的工作方式方可保证单位实现更加长远的发展。档案管理是单位的重要工作之一，在互联网的深刻影响下，档案管理形式、方法均发生很大的变化，这就需要改变传统的档案管理理念，创新档案管理方法，减少不必要的问题出现，使其能够充分为单位发展添砖加瓦。

一、加强档案管理的意义

档案管理涉及到与单位相关的诸多工作内容，是一种专业性很强的工作。档案管理具有浓厚的服务性质，与单位的其他工作密切相关。不断提高档案管理水平，可以保证单位的工作质量和工作效率得到有效提升。管理人员可以通过档案了解单位的实际情况，对现有的问题进行改进，确保决策合理。档案管理中包含单位发展的成绩与成果，通过档案可以直接反映出单位的情况，确保社会各界人士对单位高度认可，这样就可以促进各项工作顺利开展。

更新档案管理理念，创新档案管理工作，可以优化各项资源，保证资源得到合理利用，还能够保证档案工作有法可依。要完善档案管理制度，保证档案管理工作规范开展，使档案得到有效的利用与保护，提高档案的价值。要确保档案得到充分的开发和利用，就要对档案进行基础管理，除了要保证档案得到全面的收集和整理之外，还要对其进行鉴定，采取有效的措施进行保管。做好档案的编纂工作，建立完善的检索体系，确保档案能够满足各项工作需求。此外，还要避免外界环境对档案造成不利影响，保证档案所处的环境适宜。要积极采用先进的技术，确保档案更好地展现出其自身的价值。

二、档案管理在单位中的现状

（一）不重视档案管理工作

单位通常具有一定的公益性质，其档案管理工作也会呈现出不同之处。随着信息技术的不断发展，单位档案管理工作所暴露出的问题越来越多。工作人员在使用档案资源时，会存在使用不合理的问题，许多单位不重视档案管理工作，认为这一工作只是保存资料，确保资料不会遭到泄露，在需要时随时查阅就可以满足工作需求即可。殊不知，这种认知不仅会浪费档案资源，还无法进一步发挥出档案管理的作用。

（二）档案管理人员素质有待提升

一部分档案管理人员对待工作缺乏责任感，缺乏专业的知识和技能，不能明确自身工作职责，这样也会影响到单位档案管理水平的提升。由于档案管理涉及到单位的各个方面，必须要对档案管理人员提出严格的要求，确保其有丰富的知识和良好的职业素养，通过专业的素质保证工作顺利开展。然而，目前的单位档案管理人员的专业素质普遍不足，还有一些人员并未经过系统、专业的培训，这样就会导致其在工作中不能严格按照相关要求操作。

（三）信息化建设较为滞后

许多单位的档案管理工作方式比较落后，不能充分开展信息化建设。虽然也有一部分单位会应用信息技术开展檔案管理，但其信息化建设的水平比较落后。单位不够重视档案管理工作，自然就会在这一工作中不会有太多投入，不能购置先进的设备，影响档案管理信息化工作顺利推进。

三、发挥档案管理在单位发展中的作用建议

（一）重视档案管理工作

为保证档案管理工作促进单位实现可持续发展，就要高度重视这一工作。要加大宣传力度，制定完善的法律法规，确保这一工作能够有严格的制度和法律为依据，还要保证其他工作人员能够充分意识到档案管理工作的重要性，这样才能做好配合，全面推进档案管理工作顺利开展。

（二）提高档案管理人员的综合素质

要不断提高档案管理人员的素质，使其能够具备更加专业的知识和技能，对待工作认真负责。首先，要加强对档案管理人员的培训，使其能够充分结合单位的实际情况开展档案管理工作。在培训中，要不断提高档案管理人员的职业道德，使其能够了解档案管理工作的意义，热爱本职工作，在工作中尽职尽责。第二，要不断改革管理制度，严格选拔档案管理人员，确保其综合素质过硬，满足单位档案管理工作的各项要求，这样才能从根本上提高档案管理工作质量。第三，制定完善的制度体系，确保档案管理人员能够严格按照制度的各项要求进行操作，规范自身工作行为，明确工作的范围，及时解决在工作中存在的问题，为单位的发展提供更多参考。

（三）加强档案管理信息化建设

单位在不断发展的过程中，要善于利用先进的信息技术保证档案管理工作与时俱进。现阶段，各大单位均开始加强档案管理信息化建设，保证效率不断提升。由于单位档案管理中涉及到的内容众多，仅凭工作人员则很难完成对所有档案的管理，这就需要应用先进的技术对档案管理工作进行改进。要打造完善的档案信息化管理系统，使档案管理工作如虎添翼。单位在进行档案信息化建设时，需要加大投入力度，购置先进的档案管理设备，使其能够有效辅助档案管理人员开展工作。在进行档案资源开发时，需借助信息技术，这样就可以确保海量资源得到高效的开发和利用。总之，要重视档案管理工作，运用先进的技术和设备予以保障，使档案管理工作达到事半功倍的效果。

总之，在开展档案管理工作时，必须要结合单位的实际情况和发展方向，对现有的问题进行改进，有效发挥出档案管理的作用。要重视档案管理工作，转变传统的思想观念，运用先进的技术对现有的档案管理工作模式进行改进和创新，同时还要不断提高档案管理人员的综合素质，使其能够具备专业的工作态度，有效保证档案管理工作落到实处。要建立完善的档案管理制度体系，使相关人员能够结合制度的要求开展工作，使单位实现健康、持久的发展。

参考文献：

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[2]沈子丰.浅论企业档案管理系统建设的策略[J].办公室业务，2013（8S）：84-85.