新时期如何做好秘书工作

黄慧慧

摘要：秘书作为党政机关、企事业单位一项重要的职业，除了起着连接上下的重要职能以外，同时也发挥着参谋咨询、辅助决策、沟通协调的作用。随着社会主义经济和制度的不断发展，我国全面进入新时代，在此背景下，各行各业都发生了翻天覆地的变化。在日新月异的社会环境中，秘书工作也应顺应潮流，接受新思想，满足新需求。本文主要就新时期如何做好秘书工作提出几点建议。

关键词：秘书;学习能力;职业素养;作风建设;管理规范

一、强化学习能力，提升职业素养

新时期，秘书工作需要进一步强化对专业知识的学习，不断增强专业服务能力。如今的秘书工作已经不再是简单的传话员、邮递员，因此必须要根据从严精细管理的要求，积极学习最新的秘书领域的专业知识，虚心向各级领导专家学习专业知识，即使不能够成为业务上的专家，也必须要做到初步精通，不断完善专业知识体系，要确保在平时的工程之中不会出现原则上的错误。还需要积极地通过专业知识为领导排忧解难，发挥出参谋助手的作用，让领导能够从繁忙的工作之中抽出更多的时间进行谋划。秘书作为领导的“左膀右臂”，日常工作中应注意机敏应事，谨慎言行。考虑到秘书工作的特殊性，既沒有特定的工作指标约束，也没有任务规定，其工作性质相对比较灵活，所以在日常工作中，秘书更应该具有“随机应变”的基本素质，面对事情需沉着冷静，对事物的判断要果敢、迅速，对事件的处理要谨慎稳重。总体上讲，新形势下秘书工作的要求其做到手勤、腿勤、脑勤，在工作中保持较强的机动性，并积极动脑，以此保证周全，起到拾遗补缺之职能。新形势秘书工作还要求慎重言论，以高度责任感约束自身语言表达，尽可能做到谈吐文雅，言辞精炼，不啰嗦，不赘余;发表言论应该保证言之有据，不能毫无凭据的夸夸其谈，也不能言过其实、危言耸听。总而言之，新形势下的秘书工作，应该精于行事，慎于言谈，如此才能提高工作效率，减少工作失误。

二、建立知识储备，提高工作能力

首先应建立较高的政治理论水平。无论是机关单位还是企业机构的发展，都需要一定的政治理论为指导。鉴此秘书工作中应该保持较强的政治敏感性，对政治方向有较为明晰的把握。因此秘书需积极利用业余时间，加强政治理论学习，提升自我政治素养，保持清醒的政治头脑，如此一来才能在日常工作之中紧紧跟随正确的政治方向，保证工作高效有序。

其次应培养扎实的语言文字功底。秘书人员工作中最为常见的即是语言文字工作，无论是“整理资料”、“会议记录”、“日程安排”等工作都需要较强的语言文字综合表述能力。由此可见，语言文字综合能力几乎是秘书在职场生存的关键技能之一。新形势下，文字运用频率越发增加，无论是网络信息传递，还是业务交流都需要文字表述。鉴此，秘书人员更加应该具备扎实的语言文字功底，并且还应该掌握一定的写作规律。

第三，培养良好的沟通协调能力。特定情境下，秘书工作人员需代替领导做好衔接工作，尤其是组织内部的衔接工作。新形势下，秘书人员逐渐成为组织内部协调的重要枢纽，其不仅是传达领导意识、建议、决策的第一“经办人”，同时也是搜集整理组织成员意见、反馈信息、实施效果等信息的主要“负责任”，是领导与组织各部门协调沟通的重要桥梁。

第四，构建清晰的逻辑思维。秘书人员是领导的“心腹”，是领导的“臂膀”，其深受领导的信任与厚爱，在诸多决议中也具有一定的影响力。因此为领导决策的相对正确，就应该确保秘书人员具备良好的是非观，以此降低其对领导思维的消极影响。

三、吸纳传统文化，促进秘书工作和谐化

我国传统文化中重和谐是十分重要的内容之一，主要是指人与人之间的和谐，秘书工作中则主要是指秘书与领导间关系的和谐。要做好秘书工作，首先秘书应对自己的位置有一个正确认识，摆正自己的位置。秘书在领导直接授权下行使办公权限，出入核心部门，鉴于这种特殊的密切关系，使得部分秘书得意忘形，结果引起领导反感。对此，秘书在工作时应尽可能淡化与领导间的这种亲近关系，踏实谦虚谨慎对待工作，认真努力学习。其次，秘书应与领导保持一致步调。秘书通过为领导处理日常的繁杂事务，从而让领导有精力、时间去思考重大及长远问题，而领导丰富的工作经验与人生阅历，对秘书全面看待分析问题有指导作用，引导秘书不断提升。对此，秘书应多学习领导的长处，不断提升自身的能力水平，充分发挥自身特长，积极主动为领导分优解难，超前做好服务。

四、强化作风建设，树立形象标杆

良好的工作作风体现在“严谨，精细，深刻，真实，快速”。工作作风是影响工作质量的直接因素之一，同时也是提高工作质量的关键要素之一。工作作风是指导工作实际的一面鲜明的旗帜，具有良好工作作风之人，日常工作必要也是雷厉风行，高效有序。鉴此，新形势下，秘书人员应该形成以下几点良好的工作作风：1. 秘书人员应该认识到岗位的工作职责，并在日常工作积极履行自身职责。要达到上述目标，首选就应该帮助秘书人员树立爱岗敬业精神，这是促使其积极投身工作事业的动力，也是促使其养成忠于职守观念的动力，同时也是帮助其提升工作效率的不竭动力。2. 秘书人员不仅需要具备忠于职守的“忠诚”精神，同时也应具备“服从领导”、“无所抱怨”的“服从”精神。服从领导是秘书工作基本要求，违背领导指示和意图办事，不仅容易“弄巧成拙”，同时也有失本分。因此秘书人员应树立起服从领导的工作作风，同时在领导决议工程中扮演好参谋决策，做到知无不言，不知慎言。

五、建立管理规范，规范秘书工作

在约束行为、防止偏差等方面制度有长效性、根本性等特性，秘书工作管理制度的建立，能确保秘书工作进一步规范首先，禁止任人唯亲，在选拔秘书人员时，应由人事部门把关，合规合法选拔，避免领导自己挑选秘书或是领导干部说了算的情况。其次，严格限定秘书的权力，严格限定秘书的杈力在法律范围内，并制定明确的秘书责任、权力，确保秘书能够依法行政。最后，进一步强化对秘书的监督机制。秘书作为领导工作的辅导人员，是不能行使领导权力的，但是现实工作中领导会将部分权力授予秘书行使，这种权力转授的确为现实所需，这也无可厚非，但是不能指望秘书能够自觉合法行使这部分权力，现实生活中也不乏秘书假借领导权威而产生的秘书腐败事件。对此，应进一步强化监督机制，将上级监督、民主评议等监督行使纳入到秘书日常工作之中，确保秘书工作权力行使受广大监督，避免发生擅权、滥权等情况。

总的来讲，秘书工作多为一些繁杂、琐碎的事务，秘书工作做到位、做成功或许不能成就什么大事，但是一旦秘书工作做得不好，则会导致其它工作、其他人的工作受到牵连，甚至会对重大事件产生决定性影响。对此，秘书人员应化被动为主动开展工作，从按部就班到适当超前，避免各种纰漏，做到零差错，真正将秘书工作做好、做细、做精，并始终保持良好的精神状态、旺盛的工作热情、奋发昂扬的斗志，确保在平凡的秘书岗位上展现自身的价值。

六、结束语

综上所述，新时期，人们对秘书人员的文字综合、组织协调、分析判断以及相关的学习、实践能力要求比较明确，认同程度较高。随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对秘书人员能力素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的“隐形”能力，应有意识地加以锻炼和培养，以此提高其工作实效。

参考文献：

[1]    武彦超.浅谈如何做好新形势下的企业文秘工作[J].商情，2014（32）：224-224.

[2]    赵瑞昕.浅析新常态下如何实现秘书的高效职能[J].办公室业务，2018（05）：50.