论大数据时代档案管理模式的转变

张皖盈

摘 要：大数据时代下的档案管理模式必定要经历一些改变，而且随着新时代的发展，其管理标准和管理要求也需要相应的提高，面对这些新的机遇和挑战，管理人员要从容应对，与时俱进，加强对新的管理知识学习和积累，不断提高自身专业水平，融合当前的科学技术，做好相应的管理和服务工作，使档案更完整、准确，扩大档案管理服务范围，提高服务质量，推进档案管理工作的有序开展。

关键词：大数据时代;档案管理;转变

1 大数据背景下档案管理工作的变化

1）档案的管理机制更加复杂。传统的档案管理是将档案资料按照不同的需求进行分类，为后续的使用提供方便。在大数据时代，数据信息非常庞大，数据类型包括结构化数据以及非结构化数据，尤其是非结构化的数据随着互联网的应用呈现几何式的增长，而且不同的信息之间相互交叉。档案的管理工作较之前更加复杂，管理的内容更加繁杂，因此，传统的档案管理模式已经不適应大数据背景下的档案管理工作。需要档案管理人员要有大数据意识，重视对于数据的收集及整理，能够及时地筛选出有价值的信息，并进行归档保存，更好地开展档案管理工作。

2）对于档案管理人员提出了更高的要求。传统的档案管理工作只需要档案管理人员掌握相关管理的基本方法就可以了。在当前的大数据背景下，档案管理工作面对的信息更加多样化以及海量化，信息的处理方式也更加复杂，在这种背景下，对于档案管理人员提出了更高的要求，除了基本的档案管理方法以外，还需要掌握计算机技术以及对数据资料的有效整理、查询等技术。因此，为了更好地开展档案管理工作，档案管理人员需要不断地学习新的知识自己新技术，提升自己的专业素养，培养大数据思维，提高业务水平，以适应大数据时代的挑战。

3）对于档案管理的安全性提出了更高的要求。大数据时代，档案信息化管理让管理工作更加便捷，效率更高，但是也增加了档案信息泄露的风险。因此，档案管理的安全性是档案管理工作的一项重要内容，对于一些价值信息很高的档案信息更要保证安全。档案管理人员在工作过程中，要有安全意识，让档案管理工作更加安全，同时，要构建完善的安全信息系统，建立应急防范机制。

2 大数据时代到来对档案管理的利弊

1）大数据时代于档案管理之优点。大数据时代的到来为档案管理提供了先进的技术，随着现代科学技术发展，更多先进的技术为档案管理的技术变革提供了条件。一是档案管理理念从传统注重保管数量到现代关注档案信息价值的转变;二是大数据为档案信息的保存过程与保存空间提供了更先进的技术，实现了由传统单一纸质保存方式过渡到电子储存的转变;三是纸质档案不易长期保存容易损失的现象得到了改善;四是实现了电子档案方便查询核证的功能，使档案信息资源得到了有效整合。

2）大数据时代档案管理面临之挑战。大数据时代的到来对传统纸质档案管理的保存方式带来巨大冲击，使其弊端暴露出来，但是由于我国现代科技起步晚，先进技术的应用与研发并没有很长的历史，各方面还处于不太完善的阶段，且电子信息使得档案管理安全性与隐私性受到挑战，在一段时间内还没有很好地解决措施与防治手段，相关的规定也不完善，造成信息的丢失与盗取屡见不鲜，给公民个人以及单位造成不同程度的损失。

3 优化大数据时代档案管理模式的措施

1）改进管理理念，创新服务内容。大数据时代的档案管理模式应该更趋于现代化、智能化、自动化，档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自我知识文化水平，转变管理理念，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究全新的档案管理方式，利用现代科学技术的发展，使档案管理工作更为高效。其次要充分发挥档案数据信息价值，创新服务内容，提高档案服务标准，改善服务方式，全方位健全服务体系，在保证重要信息安全的前提下逐步扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展档案服务途径，使社会和大众能更方便、快捷、安全地接触档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率。

2）科学整合数据，提高档案的利用率。首先要加大推进档案管理的电子化模式，促使各档案管理部门加快数据信息的电子化存储收集进程，尽量将纸质资料转变为电子档案，全面开展原生电子文件形式，保证数字档案真实性、准确性、实用性。其次要以信息化为目标进行改革，加强对档案管理的投入，促使不同档案管理部门的合作与联系，优化资源结构，加强档案管理的自动化，加强档案的流动性和开放性，发挥集聚效应，使档案应用范围更广，可查阅资源更多。

3）加大档案管理安全保障力度。首先要制定更为精细的保护方案，完善安全保障系统。可聘用专业的网络安全维护技术人员，检测排查档案管理网络平台的安全隐患，升级档案管理各类软件，定期维护档案管理系统。其次要改善档案保护条件，加强各级档案安全建设，保证网络安全设备质量，按档案内容设立保密等级，减少重要数据信息在网络上的流动，备份重要数据。最后要成立档案安全管理小组，加强对人员的管理，提高各档案工作人员正确的法律意识，网络安全意识，落实安全管理责任。

4）加强档案管理设施建设。利用现代化的管理理念以及方法，解决档案管理中的问题，实现档案工作的现代化管理。除了有现代化的管理理念外，还需要加强基础设施建设。引进了专业技术人才，提高了管理队伍的业务水平，还需要有配备的专业设施，才能更好地发挥档案管理人才的作用。加大基础设施的资金投入，更新档案工作开展所需要的设备，此外，在档案工作管理中要融入大数据思维，可以和相关的大数据企业进行合作，加强对于设备和技术的研发，让适应大数据时代的设备以及技术更好地发挥优势。将存储以及虚拟技术应用到档案管理中，拓宽合作渠道，加强现代信息技术在档案管理中的应用。

5）利用信息技术提高档案管理水平。在新的时代背景下，档案管理工作要与时俱进，改变传统的管理模式，以《档案法》的法律法规为要求，注重档案管理工作，创新档案管理模式。按照档案管理的要求，科学的开展档案管理工作，同时为档案管理人员提供良好的工作环境，完善奖惩机制，督促档案管理人员更好地投身于本职工作。及时地收集、整理数据时代产生的数据信息以及影像资料，更好地开展档案管理工作。档案管理人员应该及时地修复受损的纸质档案，利用当前的扫描、拍照等技术将纸质档案进行数字化的转化，并建立相应的数据库。转换工作的前期开展会比较复杂，但是建成之后可以更好地进行数字管理，提高管理效率，此外，需要定期地对于电子档案进行维护、更新，发挥档案的信息价值。

4 结束语

大数据时代的到来，使我们的生产生活发生了许多意想不到的飞跃。大数据不仅意味着容量的扩大，更重要的是对大量信息处理、整合后产生的价值。而处于大数据时代背景下的档案管理则在管理方法、管理模式，以及管理观念都受到不同程度的影响，不仅使档案管理面临许多新的挑战，而且也为改进档案管理方式指出了方向，提出了要求，所以转变档案管理模式是大势所趋。

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