探究人力资源档案信息化管理

王鹏

摘 要：人力资源档案记载着劳动者的专业素质能力及工作经验等信息，是劳动者工作经历的重要凭证。随着科学技术的快速进步，信息化管理被引入了人力资源档案工作之中，对此项工作起到了积极的推动作用。档案管理部门应深刻认识到信息化建设所带来的巨大改变，要主动转变传统思维方式，积极运用信息化技术提升人力资源档案管理的效率。本文首先分析了人力资源档案信息化管理中的问题，并据此提出相应的解决策略。

关键词：人力资源;档案;信息化;管理

随着企事业单位业务的不断发展，人力资源档案管理已成为企事业单位日常中的常规化工作。人力资源档案记录了劳动者的个人工作经历及相关信息，在企事业人力资源管理中占据了重要地位。企事业单位可通过调阅人力资源档案全面了解到劳动者的基本情况，从而遴选出最为优秀的人才。在科学技术的支撑下，信息化已成为社会的发展趋势，在人力资源档案管理工作中，同样也应该与时俱进，利用信息化技术手段简化人力资源档案管理工作的流程，使相关信息更为准确，为企事业单位用工提供必要的参考。

1 人力资源档案信息化管理工作中存在的问题

1.1 对人力资源档案信息化管理重视不足

在企事业单位中，某些领导仅片面追求可观的经济效益，对人力资源管理方面的了解极少，尤其忽视了人力资源档案信息化管理工作的作用。受到传统观念的影响，某些领导片面认为人力资源部门的工作可有可无，其工作质量如何跟单位整体運行关系不大。相比人力资源工作，更为关注自身经济效益等因素。

1.2 缺乏严格的管理制度

企事业人力资源档案工作中，由于某些企事业单位未能制定出严格的档案信息化管理制度，使得在开展相关工作时出现了一定的问题。如工作标准不统一、管理人员思想懒惰等。造成人力资源档案信息出现诸多错误，失去了其应有的价值及意义。另外某些档案资料摆放位置不规范，为精确查找某一具体档案带来了不便。另外档案管理人员为满足一部分人的某些要求，不惜将人事档案外借，不仅产生了巨大的安全隐患，并且严重泄漏了相关人员的个人信息。如长期维持这种状况，可造成档案产生一定程度的损毁，严重时会造成人才流失现象，最终影响到企事业单位的正常工作。

1.3 硬件设施较为缺乏

某些企事业单位的人力资源管理部门缺乏必要的硬件设施，造成日常工作极为繁琐，不但效率明显降低，并且使档案信息的完整度及正确性受到了影响。另外由于硬件设施不到位，使储存人力资源档案的电脑容易在长期的工作状态下感染电脑病毒，使人力资源档案信息受到破坏或者泄露，对企事业单位造成了巨大损失，不利于企事业单位的可持续发展。

2 人力资源档案信息化管理存在问题的解决策略

人力资源档案信息化管理工作离不开互联网技术的支持，为切实解决人力资源档案信息化管理中的问题，应首先认识到人力资源档案信息化管理的重要程度，并通过不断完善相应的管理制度，通过适时引入互联网技术，实施相应的解决方案进行处理。

2.1 提升人力资源档案信息化管理的重视程度

在人力资源档案信息化管理工作中，因所管理的资料较多，日常业务内容较为繁杂，因此要求工作人员需具备专业的管理能力，要建立起完善的档案管理制度，提高对档案信息的重要程度。管理人员应在人力资源档案管理工作中结合各项社会活动，通过加强科技创新意识，积极推动传统模式下的人力资源档案向数字化、信息化的转型，主动引接信息化技术所带来的深刻变革。在档案信息化的建设过程中，离不开各级领导的大力支持，如适当增加财政倾斜、对各项发展状况给出极具参考性的建议等，能够促进人力资源档案信息化管理的建设进度，使其能够发挥出最佳的效果。

2.2 完善人力资源档案信息化管理制度

人力资源档案信息化管理工作应遵循以下两方面的规范。首先，应加强对建档人基础资料及各项真实数据的收集及整理。在收集整理建档人详细的资料时，要保证资料的准确性及全面性，将所涉及的资料全部归档。如建档人的资料产生一定程度的变更，需及时进行修改，添加最新资料，去除失效或已无意义的资料。其次，要对各项数据资料进行及时的归类处理，在此过程中应按照单位作为独立个体的形式分别存放，杜绝人力资源档案在后期出现人为篡改的情况。通过完善人力资源档案信息化管理制度，能够极大提升各项信息的准确性，并且采取信息化管理的手段还可以使档案管理更加清晰化，便于今后查找相关资料。

2.3 在人力资源档案管理中融入计算机信息技术

随着计算机技术的快速发展，对人力资源档案管理工作起到了极大的推动作用。将计算机技术应用到人力资源档案管理工作之中，可有效提升部门工作效率，促进工作进程。但由于计算机信息技术需要连接互联网，使得重要的档案信息时刻处于网络病毒的威胁之下。人力资源管理部门应加强对计算机网络的监控，及时安装专业杀毒软件，定期升级病毒库，不断强化自身抵御网络侵害的能力。通过及时采取必要的措施，能够保障人力资源档案信息的安全性，同时对提升档案管理的效率起到了一定的推动作用。要依据计算机信息技术编写出适合本单位实际需求的人力资源管理类软件，并适时出台能够有效促进信息化建设的相关制度及措施，大力兴建具备扩展功能的管理平台，上线功能完备的业务管理与服务板块，使群众可以便捷的在网络上查询及办理人力资源档案管理的相关业务。

3 结语

在我国当前的形势下，人事档案不仅是记录劳动者工作经历的资料，并且还是企事业单位考察及选拔人才的重要参考指标。人力资源档案信息化管理能够显著提升人力资源档案的利用效率，为企事业单位选拔具备较高工作能力的人员。随着企事业单位信息化进程的不断深入，应将人力资源信息化管理提升到战略高度，不断满足社会的需求，通过积极探究人力资源档案信息化管理的路径及措施，为经济社会建设提供必要的人才支持。

参考文献

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