物业公司档案管理现状及改进措施研究

景蕾

摘 要：本文通过对物业公司档案的特点进行详细阐述，结合档案管理工作中存在的问题，探讨科学的管理策略，提升档案管理水平，充分发挥档案价值，为物业公司的发展提供有效支持。

关键词：物业公司;档案管理;现状;改进措施

1 引言

物业公司是房地产行业的重要组成，对行业发展起到关键作用。而物业档案作为房地产管理维护工作的重要凭证，需要进行科学的管理，为物业服务水平的提升形成积极作用。

2 物业公司档案的特点

物业公司档案具有较强的专业性，需要对房地产项目建设和后期管理维护工作中的信息资料进行全面的收集和科学的管理，形成对物业管理工作的有效凭证。同时档案资料涉及业主的相关个人信息，需要进行严格的保密，并保证资料的真实性，为后续管理工作的开展提供基础保障。而随着房产交易活动的不断频繁，档案资料需要进行及时的更新，保证资料信息的真实有效[1]。

3 物业公司档案管理的现状分析

1）档案管理工作缺乏有效的重视。档案管理工作是物业公司经营管理活动的关键环节，对物业服务工作和房地产后期维护管理具有重要作用。但是在实际的管理工作中，对档案工作缺乏有效的重视，使得档案管理制度得不到有效的执行，不能实现对相关资料信息的全面收集和科学管理，不能为物业公司的管理决策的制定和服务质量的提供有效支持。物业档案涉及房地产建设、移交和后期管理服务的各个方面，需要相关管理环节进行高效协作，保证资料的真实全面，为后期的管理工作提供可靠依据。而相关管理部门和工作人员并不能对档案工作形成有效的重视，使得相关的管理规范不能得到高效的落实，无法形成较好的管理效果。

2）档案管理制度不够规范。物业档案是对物业公司管理活动和房地产开发管理相关信息的直观呈现，对档案管理质量要求较高，需要保证资料信息的真实可靠，能够为管理活动提供可靠的数据依据。而房地产建设和管理周期较长，涉及的管理环节相对复杂，对档案工作提出了更高的要求，需要对相关资料信息进行高效的管理。但是在实际的管理活动中，档案管理制度不够完善，并不能结合实际管理需求，进行制度的及时完善。特别是随着房地产建设和管理理念的不断优化，传统的管理思想已经不能形成较好的管理效果，需要管理部门结合工作中存在的实际问题，对现有的管理规范进行完善，使其能够适应物业管理工作的实际需求[2]。

3）档案资源利用率较低。在当前的档案工作中，管理部门重视对档案的收集、整理和保存，能够为使用者和相关职能部门提供查询和调用服务，缺乏对档案资源的深入挖掘，不能充分发挥档案价值，无法实现对物业公司和房地产行业发展的有效推动作用。对档案资料缺乏有效的分析，使得其中的关键内容得不到有效的提取，不能对资料进行科学的分类和排序，容易导致管理混乱，不能充分满足使用者的需求。同时档案利用方式较为单一，资源缺乏高效的共享，利用效率较低，不能形成对企业发展的有效支持。

4）档案管理人员专业素养存在不足。物业公司档案管理的专业性较强，需要对房地产建设管理的各个环节进行有效的了解，能够对物业服务工作内容进行有效的掌握，才能对相关的资料数据进行有效的分析和处理，充分实现档案价值。但是大多数物业公司对档案工作缺乏有效的重视，使得管理人员的配置不够科学，缺乏专职档案人员，管理人员的专业水平较低，并不能实现较好的管理效果。同时随着信息技术在物业管理中的广泛应用，大量资料以数字化形式呈现，极大提升了物业管理效率和服务水平。但是档案工作人员缺乏有效的信息知识技能，并不能保证信息化管理工作流程的高效推进，无法实现管理效率的提升。

4 物业公司档案管理的改进措施

1）加强对档案工作的重视。档案工作对物业公司服务质量和经济效益的提升具有重要作用，管理部门要对档案工作形成有效的重视，结合物业管理服务工作的实际需求，进行管理工作的科学优化，充分协调相关管理环节，形成有效的合力，为企业发展提供有效支持。同时要积极学习先进物业管理理念，引进先进技术手段，推动服务质量和管理水平的提升，转变传统的管理思路，充分结合管理实际，进行相关管理资源的高效整合，加强对档案工作的投入和支持，实现档案管理水平的提升[3]。

2）完善档案管理机制。档案管理部门要充分结合当前档案工作中存在的实际问题，结合企业发展形势和物业工作的实际情况，进行管理制度的科学完善，对管理流程进行高效整合，优化管理环节，针对具体的工作流程制定相应的管理标准，实现对管理工作的科学规范，保证管理制度能够得到高效落实，实现管理质量的提升。同时要完善监管机制，对管理活动进行全面监督，及时发展管理活动中存在的问题和不足，对管理制度进行针对性的调整，提升管理工作的科学性。同时要对档案资料的收集、整理活动进行相应的规范，制定相应的格式、标准，并对资料内容进行及时的复核审查，保证资料真实有效，实现管理效率的提升。

3）加强信息化建设。信息技术在档案工作中的高效运用，能够充分利用技术优势，对管理流程进行科学的优化，使相关工作人员能够借助信息设备实现管理工作的高效执行，并能够通过网络缺乏实现数据信息的高效传递，实现对资料信息的及时更新，提升时效性。档案管理部门要推动管理模式的信息化转变，首先要加强信息基础设施建设，对信息设备进行合理配置，加强通信网络环境构建，为信息化管理提供基础保障。其次是建设完善的信息化管理平台，对各个管理流程进行高效整合，管理人员能够通过对管理平台的访问完成相关管理工作，并能够为相关管理流程进行科学的规范和指导，实现对资料信息的高效收集和传递，能够借助技术手段对管理流程进行全面监管，对相关操作进行全面的记录，及时发现管理活动中的问题。同时信息技术的应用能够实现纸质资料的数字化转变，有效降低对传统档案的管理成本，提升管理效率。

4）优化档案利用环节。为充分发挥档案价值，需要对资料信息进行深入分析，对其中的关键内容进行有效的提取，先进信息技术的应用，如大数据、云计算等，能够利用技术手段实现对数据信息的深入分析处理，建设完善的数字化档案数据库，并通过对检索机制的优化，能够充分满足使用者的需求。同时能够通过网络途径，对资源数据库进行访问，提升档案资源利用效率。档案资料通过网络途径形成高效的共享，能够为物业公司的管理决策和相关职能部门的管理活动提供可靠的数据依据，推动房地产建设和管理工作的高效开展，提升物业公司的服务水平。

5）加强管理队伍建设。档案管理部门要加强对工作人员的培训教育，结合管理过程中的实际问题进行培训内容的针对性制定，提升专业素养，同时要加强信息知识教育，使其能够符合信息化管理的要求。要加强思想教育，提升工作人员的服务意识，实现对档案服务水平的提升。

5 结语

物业公司档案工作对物业管理和服务水平的提升具有关键作用，管理部门要加强对档案工作的重视和投入，积极学习先进的管理理念和技术，提升服务意识，推动信息化建设，实现档案资源利用效率的提升，为物业公司发展提供有效支持。

参考文献

[1]马庆霞.物业公司房产档案管理的具体现状及改进建议[J].兰台内外，2019，252（15）：55-55.

[2]王中强.物业公司的档案管理与创新模式[J].建筑工程技术与设计，2018（24）：3456-3456.

[3]张春娜.浅谈完善物業档案管理的建议[J].赤子，2019（20）：199-199.