浅谈社保档案管理中存在的体制分工定位问题与对策

摘 要：自从天津社保档案系统优化后，把业务经办过程和档案管理过程高度融合，理想状态下，业务办理的同时完成材料收集、整理、著录、组卷等档案工作，整个过程中关注的是业务受理和审核，档案管理过程由信息系统自动完成，避免人为干预。但是，由于在管理中存在着体制和分工定位的问题，给实现业务档案一体化带来了不小的影响。本文将结合社会保险档案管理中存在的体制和分工定位问题展开讨论。

关键词：社保档案;体制问题;分工定位;一體化

1 前言

长期以来，业务档案管理的对象是纸质档案，业务材料的收集、整理、组卷、著录等操作都要靠人工来完成，而经办人员分身乏术，不可能在办理业务的同时做档案管理工作，只能在完成业务办理完成以后集中进行档案整理，自然地把业务经办与档案管理割裂开来，泾渭分明。自从天津社保档案系统优化后，把业务经办过程和档案管理过程高度融合，理想状态下，业务办理的同时完成材料收集、整理、著录、组卷等档案工作，整个过程中关注的是业务受理和审核，档案管理过程由信息系统自动完成，避免人为干预。但是，由于在管理中存在着体制和分工定位的问题，给实现业务档案一体化带来了不小的

影响。

2 体制机制问题

2.1 管理办法粗线条化

管理办法和法律法规缺位，现在对社保档案的指导办法只有《社会保险业务档案管理规定（试行）》（第3号令），还仅仅是一个粗略化的指导意见，对业务材料的界定不明晰，需要大量的主观判断，各省市理解不同只能摸索着根据自身实际制定《归档范围和保管期限表》，各省市要求的经办要件千差万别，跨省市办理的群众可能因为携带的材料不符合要求而两地奔波，甚至会耽误办理的事项，难免会产生情绪，不利于办理秩序的和谐，也不利于未来全国社保业务经办的互联互通。

2.2 问题反馈本末倒置

变更管理不到位，档案模块的变更，每次都是分中心发现、反馈问题至档案馆，然后由档案馆到信息中心再到软件公司提出需求，再由软件公司到信息中心再到档案馆进行答复和变更，而且不同的业务还需要对接信息中心不同的部门，流程耗时长，会消耗大量的时间和精力去沟通和协调，极大地影响了变更效率。

3 分工定位问题

3.1 业务处室沟通不畅

许多业务在业务系统中上线，档案系统不能跟上业务系统的步子，经常在分中心提醒下，才后知后觉。这也从侧面说明机关业务处室在上线一项新业务时，未考虑到业务材料的归档问题，没有看到档案的重要性。在业务上线后，归档出现问题，才会想到与档案馆联系，配置系统接口。

3.2 档案管理权责分配混乱

档案管理权责不明晰，档案留存哪些要件、以何种方式归档都应由业务处室来制订，业务材料的收集、整理和立卷等在形成业务档案之前的流程都应分中心来完成。然而在多次培训后，仍有部分人员认为有关档案的一切都应由档案馆负责，使档案管理部门工作很被动。业务经办指南总在实时更新，而在这个过程中总是忽视了业务材料的重新匹配，业务材料归档方法的更新跟不上业务经办意见的更新，导致分中心经办无所适从，可能会产生无效归档。

3.3 分中心档案人员不重视

分中心兼职档案人员流动频繁，不利于长周期的业务材料的收集、整理和归档，经手人员过多，难免产生遗漏和错序，而且业务档案利用率偏低，经手人员提不起重视。档案验收时常可以发现主表关键信息打印不清、影像拍摄模糊不清、主表缺失、附件缺失、影像黑屏、整卷白屏、附件与主表信息无关、电子条目与影像条码不一致等问题。兼职档案管理人员可能急于完成归档工作，对于高拍、扫描等工作没有仔细检查实物与电子条目顺序是否对应、光线是否合适，也没有仔细核查业务材料是否收集齐全、签章是否齐全等可能出现的问题，专职档案员后期也没有做好对兼职档案人员移交过来的档案进行严格把关。

4 解决办法与对策

4.1 明确管理办法，细化经办材料

在《社会保险业务档案管理规定（试行）》（第3号令）的基础上，详细修订各种社会保险经办业务所需的经办材料，做到全国统一标准，信息共享，规范各个省市的《归档范围和保管期限表》，争取全国统一，使跨省市经办业务人员“只跑一次”。为早日实现全国社保业务经办的互联互通打下坚实的基础。

4.2 源头发现问题，快速解决问题

由于每次的变更模块与系统，都是由相关业务主要负责处室提出变更需求，提交信息中心，最后由软件公司开发。鉴于系统开发流程，我们应在模块系统上线之初，由业务主要负责处室牵头，档案馆配合，前往分中心做模块上线之初的调研工作，在源头发现问题，快速反应问题，及时解决问题。

4.3 密切部门联系，搭建沟通桥梁

档案工作是在业务办结后对经办材料的收集、整理、著录、组卷、利用，在档案中发现问题，已经为时已晚。档案系统跟不上业务系统的步子，存在滞后性。造成这种情况的原因主要是由于在业务系统模块上线之初未与档案系统做好衔接。今后的工作中，各业务主要负责处室应在变更模块和系统之时及时与档案馆做好衔接工作，档案馆也应该及时跟进各相关业务处室的脚步，对模块和系统的变更及时作出反应。

4.4 明确指导意见，减少冗余数据

各相关业务主要负责处室变更业务档案留存要件和归档方式时，应通知各分中心，并及时下发业务经办指导意见，使分中心有据可依。档案馆也可根据业务经办指导意见及时反应，帮助各业务处室解答分中心反馈的归档问题。转变档案馆和社保分中心“一脸懵”的状态，从而有效遏制无效归档的产生，减少冗余数据。

4.5 提高员工认知，强化人员素质

社保分中心只配备了一名专职档案人员，而经手业务档案的多为兼职档案人员，他们平时除了整理业务档案之外还需要经办社保业务，精力不足，对业务档案的态度消极。基于这种情况，各级领导应给予兼职档案员档案工作的认可和鼓励，保证档案工作的顺利开展。除此之外，我们还应做到以下四点：一是完善兼职档案人员的培训体制，制定奖惩制度，调动兼职档案人员的工作积极性;二是加强培训，“按岗施教”，对兼职档案人员进行精准的技术培训;三是提高兼职档案员的法律意识，做好普法工作，加强兼职档案员的保密意识;四是加强兼职档案人员的责任心，普及档案知识，使其明白档案工作的特殊性和重要性，在工作中要不断学习专业知识，更好的完成档案工作。

社保档案关系到民生，联系着群众，社保档案工作者秉承着“对历史负责，为当前服务，替未来着想”的理念，秉持着为社会保险经办和广大参保对象做好服务的精神，改革现有档案管理体制，明确分工定位，做好人员培训，提高工作效率。我们相信，社会保险档案工作在现阶段的基础上会更进一步！

参考文献

[1]杨海英.档案管理的不足与优化措施[J].决策与信息，2013（5）.

[2]陈自秋.试谈档案管理工作的重要性[J].中国井矿盐，2013（3）.

[3]曹怡喆.对基层社保业务档案管理工作的几点思考[J].中国证券期货，2013（3）.

作者简介

吴燕（1989-），女，汉族，天津市大港区，本科，助理馆员，天津市社会保险基金管理中心档案馆，业务指导。