加强社保档案在新时期的管理工作

赵明

[摘 要]近年来，国家加大了社会保障制度建设的力度，社会保障改革也不断的深入，不仅覆盖面得以不断扩大，而且参保人数、参保人的范围及流动性也日益增加，这都在很大程度上增加了社保档案管理工作的难度。在这种新形势下，社保档案管理需要不断的进行规范，提升管理水平，更好的覆行其服务职能。文中从社保档案的内容入手，对社保档案的特点进行了分析，并进一步对社保档案管理工作的开展提出了具体的建议。

[关键词]社保档案；管理；内容；特点；建议

社保档案是指在社会保险经办机构在办理社会保险业务时所直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。党在十八大中对完善我国社会保障制度建设提出了新的要求，而近几年，社保工作也得以较快的发展，这就需要对社保档案管理进行规范，有效的维护档案的真实性、完整性和安全性，充分的发挥社保档案的服务作用，提升社保档案管理工作水。

一、社保档案的内容

社保档案多以文书、文件、会计凭证、音像和实物等资料构成，真实的对参保人的基本资料进行记录，对参保人履行缴费义务和享受社保待遇进行全面的反映，其是社保工作进行的重要依据和基本前提。社保档案作为参保人员合法权益得以维护的重要凭证，同时也是社保部门实现科学管理和提高工作水平的必要条件，其在实践工作中所管理的档案大体为六类，分别为文书档案、会计档案、声像档案、业务档案、基建设备档案和实物档案。由于档案的类别不同，所以在进行整理归档时所采用的方法也存在着一定的差异性，但无论是对哪类档案进行整理归档，都需要按照安全保管和方便利用的原则进行，严格按照国家档案管理的规章制度，同时还要充分的结合实际工作来对社保档案进行管理，确保社保档案的安全性。

二、社保档案的特点

社保档案属于进行专门的管理，所以可以说一项专业的管理工作，在管理工作中需要充分的考虑到社保档案自身的特点，努力的提高管理的水平，使社保档案的作用得到有效的发挥。

（一）数量非常庞大

近年来，社会保障制度得以不断加强和完善，有效的加快了我国社会保障事业的发展，目前社保参保人员已开始向农村进行蔓延，其目的是想实现全民参保的目标，随着参保人数的数量和范围的不断扩大，社保档案的数量呈不断增加的趋势，其数量非常庞大，社保档案管理的工作量不断增加。

（二）社保档案呈动态变化

社保档案是对参保人的基础情况的真实记录，这就决定了社保档案需要随着个人工作单位及工作关系的变化而随着变化，同时社保档案还与个人的工资变化情况息息相关，其各项缴费会随着工资的增减而发生变化，所以从多个方面可以看出，社保档案具有动态变化的特点。

（三）以人为本

由于社保档案的形成单位是以个人为主，社保档案是个人参与社会的原始凭证，是维护参保人员合法权位的重要依据，所以在档案管理工作中需要做到以人为本。

（四）规范性强

社保档案无论其种类有多大差异，但其在办理过程中都具有统一的、规范的力理程序和缴付费标准。而且在社保档案形成过程中，都使用规范的记录卡、登记清册和报表，不论其是个人或是哪个单位，其所形成社保档案的材料都具有一致性。

三、加强和规范社保档案管理工作的建议

（一）加大宣传力度，给予充分重视

加大社保档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社保档案工作的重要性，提高公民的社会保障意识；积极争取各级党委、政府领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）统一标准，有法可依

国家应尽快制定社会保险档案管理办法，将社会保险档案工作纳入法制化、规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定，以彻底改变社保档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社保档案管理体系。

（三）健全制度，规范程序

理顺社保档案工作管理机制。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会记账簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社保档案的集中管理。

（四）加强基础设施建设

实现社保档案的微机一体化管理。各级社保管理部门都应购置先进的微机设备装备档案室，为计算机联网及共享社保档案的各种数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作.

（五）加快信息化建设

充分利用微机化管理的优势，大力开发信息资源，发挥服务于改革的最大效能。档案的信息开发就是对档案中蕴藏的有价值的信息进行开采和发掘，广泛组织信息交流为用户服务，如可根据档案史料编制若干年的社会保险基金收支计划，为结余基金的有计划投入，使其保值增值提供依据；可充分利用的档案信息，大力挖掘整体性人力资源，为人才资源的充分合理利用服好务；可根据社会保险基金的远程收支结余情况信息预测，作为调整养老金标准的一项重要依据等，真正实现由档案“管理型”向“经济效益型”的转化。

四、结束语

在当前社会快速发展的新形势下，社保档案管理工作需要及时更新观念，统一标准，在管理工作中不断进行创新和探索，加强社保档案管理人员的整体素质的提升，确保工作效率和工作水平的提高，加快探索社保档案现代管理的新模式，从而推动社会保障事业的健康、有序发展。

参考文献：

[1]邓绍兴.档案管理学[M].北京：首都师范大学出版社，2004.

[2]赵艳.养老保险制度改革存在问题分析[J].中国新技术新产品，2010，2.