论外包环境下的图书加工质量控制策略

褚倩倩

摘 要：文章阐述了我国图书馆编目业务外包的意义和现状，指出了编目外包书目质量和物理加工易出现的问题，提出了制定中文图书著录质量规范文件、建立中文图书编目工作质量监控机制、签订书目质量协议等图书加工质量控制策略，旨在为相关研究提供参考。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）09-0118-03

关键词：外包;编目;加工;质量控制

1 图书馆编目业务外包的意义

1.1 编目外包可以满足读者的信息需求

近年来，政府不断增加对图书馆的经费投入。在此背景下，各种类型图书馆的购书经费都有不同程度的增长，新进图书不断增多。相比不断增多的图书，图书馆编目人员则明显不足，短时间内很难快速完成大批量图书的加工工作，影响了图书的及时流通，读者的信息需求得不到满足。因此，图书馆需要将编目业务外包出去，借助外包人员的力量完成每年度采购图书的加工工作，满足读者的文献信息需求。

1.2 编目外包是资源共享的结果

1901年，美国212所图书馆从国会图书馆购买了卡片目录，这是编目业务外包的起源。20世纪50年代末期，美国已经出现了商业性编目和图书加工服务外包商。20世纪70年代以后，编目工作开始从手工编目逐渐向计算机编目方向发展，并越来越标准化、规范化。20世纪80年代，欧美和日本等国的圖书馆开始逐步采用编目外包的策略。随着网络技术的发展，国外出现了联机计算机图书馆中心即OCLC，为数以千计的图书馆提供文献信息服务。在我国，一系列书目数据公共服务体系纷纷建立，其中包括CALIS、JALIS、国图、上图等。在此背景下，我国图书馆编目业务外包自20世纪90年代开始应势而生[1]。

2 我国图书馆编目外包的现状

现阶段，我国图书馆编目外包主要由图书馆中标商免费提供。图书馆每年在政府采购网通过公开招标确定图书供货商，由中标商免费完成图书的物理加工和数据加工。中标商请数据加工服务公司的人员加工图书，能够提高加工效率，弥补采编人员少的不足，使图书能尽快投入流通，供读者使用。目前，我国很多图书馆都实施了不同程度的图书编目业务外包。

2.1 编目外包的模式

从实践来看，目前的编目外包可以分为两种模式，一种是数据加工人员在馆外加工，另一种是到馆加工。数据加工人员在馆外加工时，采编人员需要将馆藏种次号抽取出来，提供给数据外包人员加索取号。数据加工人员加工注册完图书后，图书到馆要求开包能直接上架。这种模式的缺点是图书馆采编工作人员看不到实书，有些异型书或外观有瑕疵的书不能被及时发现并退货。到馆加工指的是中标商派数据加工人员到馆内进行数据加工和物理加工。图书加工要求在每册图书中安装超高频图书自助借还机专用芯片、贴条码（条码覆膜）、盖馆藏章（一书两章）、贴书标（书标覆膜）、配编目数据等全加工服务。到馆加工模式的优点在于采编人员可以看到实书，对于不符合馆藏建设需要的图书可以抽出，在没有盖馆藏章的前提下可以协调退货。数据加工人员在图书馆人员的全程监督下进行编目，既能提升书目数据质量也能提高加工效率。在编目过程中，双方对审核出的问题可以面对面反馈和沟通交流，错误数据可以即时得到修改，这种模式相比异地加工模式更为便捷、高效、及时。由于上述原因，目前大部分图书馆都采用到馆全加工模式。但是，有时因特殊需要采买的少量图书仍然由采编人员进行物理加工和编目。

2.2 编目外包的优缺点

实行编目外包有显而易见的优点：首先有利于采编人员提升工作质量，更好地做好读者服务工作。相比普通馆员，图书馆采编人员接触到的核心业务知识更广泛，具备较高的业务能力。由于图书馆的事业编制属性，引进人才较困难，图书馆工作人员不足。采编人员不仅要完成图书的采购、编目、加工等工作，还要负责图书馆的其他工作，如举办各种活动、图书剔旧以及地方文献、古籍等。随着图书馆购书经费增多，图书馆每年都要购买大量纸质图书，采编人员的劳动强度和工作压力进一步加大，而图书编目外包将图书馆采编人员从繁重的手工劳动中解放出来，采编人员只需审核书目记录，对日常的图书加工工作进行总体把控和监督即可。其次可以减少著录时间，提高文献上架效率。目前，数据加工人员加工图书已经不再原编数据，都是进行数据套录。因此，相较传统手工编目、分类，快速发展建立的计算机联机编目工作效率提升更快，大大缩短了图书的上架时间，批量数据外包解决了图书的时滞性问题。编目外包的缺点是由于数据人员有时过于追求速度，数据质量、物理加工存在一定的问题。

3 外包环境下书目质量及物理加工常见问题

3.1 达不到本馆分类细则要求

在图书到馆加工之前，采编人员会提前与数据加工人员就图书加工事宜提出一些具体要求，主要包括多版本图书如何取索取号、丛书如何取索取号等。虽然在加工前进行了沟通，但由于加工人员有时身兼不止一家单位的图书加工工作，他们一天内必须完成成百上千条书目记录，从而忽视了质量;有的忽略了馆藏查重，致使相同的图书取了不同的索取号，或者该加的版本号没有加;有的加区分号不一致，同一种书有的加区分号，有的不加，导致馆藏同一种书放在不同的地方，不利于读者使用;有的直接给出错误分类，忽略了图书馆的分类细则[2]。

3.2 字段著录不规范

外包人员著录图书时，有的记录字段著录不全，该有的信息没有，如：有的记录没有著录作者，导致读者在系统中按作者检索不到此书;有的记录没有著录分卷册次或分卷册名，致使各卷书的书目记录都一样，无法进行区分;有的多卷书整套著录时，没有用阿拉伯数字表示卷册数。还有的外包人员在套录书目数据时，有些不是图书馆需要的字段没有按照要求进行批删除。

3.3 丛书、多卷书的题名、价格著录错误，著录原则不一致

外包人员在著录丛书时，有时会把题名的位置录错，丛书名根据不同情况可以采用综合著录或分散著录的方式，著录在200字段的正题名或者是225字段的正丛书名，不能著录在200字段的其他题名。著录丛书时，外包人员有时还会遗漏著录225字段的指示符，导致有的丛书检索不到。在著录多卷书时，外包人员经常出现的错误是把套价做成册价，导致财产账对不上。还有一种常见的情况是数据库中多卷书、丛书的著录原则不一致，有的丛书一部分书采取了集中著录的方式，另一部分书在著录时没有用丛书名检索，而是采取了分散著录的方式，导致同一套书被放在了不同的书架上，不利于读者的查找。

3.4 原编数据不规范

书商的数据基本上是从CALIS套录，当搜索不到可以套录的数据需要进行原编时，编目员只对基本的题名、责任者、出版社、ISBN号等外部特征进行简单输入，又由于缺乏分类、主题知识，因此过于依赖在版编目数据，而现行的图书在版编目数据主题标引和分类标引存在不少的问题。因此，外包人员如果不仔细核对、查证，在版编目出现的一些问题也经常会出现在外包商提交的数据中。

3.5 套录数据错误

在计算机编目阶段，外包人员一般直接套用CALLS书目数据，有的书题名相同，而出版日期及价格不同，加工人员在套录数据时有时为了追求速度，对要套录的数据和所要编目的图书没有仔细核对相關信息，导致套录的数据错误。

3.6 物理加工常见错误

书目加工是一项特别要求细心和耐心的工作，加工人员如果不具备认真、严谨的工作态度是很容易出错的。在物理加工方面常见的错误有：有的外包人员条码号贴错，这本书的条码贴到另一本书上;有的外包人员甚至出现书标贴错位的情况，导致十几本书索取号连环出错，给图书馆的采编、流通工作带来困扰;在注册自动借还芯片时，有的外包人员人手不够，临时招募小时工进行图书注册，导致有的图书没有注册成功或有的芯片标明作废而没有注意到标记，导致图书借不出去，返回率高。

4 外包环境下书目质量控制对策

4.1 坚持图书编目业务外包的基本原则

图书馆要始终坚持将更有利于藏书组织的科学有序，更有利于读者的文献检索需要作为图书编目业务外包的基本原则。

4.2 制定中文图书著录质量规范性文件

要使图书编目数据日趋规范，我国必须制定中文图书著录质量规范性文件对日常工作进行管理。图书馆中文图书分类要依据《中国图书馆分类法》（第五版），并结合本馆对文献分类的特殊要求进行分类。中文图书MARC字段的著录要以《新版机读目录格式使用手册》《中国文献编目规则》为依据进行详细著录;图书的主题标引要以《中国分类主题词表》（第二版）为准;西文图书著录可采用UNMARC编目手册、《美国国会图书馆标题表》为著录和标引标准。

4.3 建立中文图书编目工作质量监控机制

4.3.1 著录环节监控举措。在著录工作方面，图书馆可采取以下措施进行监控：一是要求外包人员在套录数据时要认真核对题名、ISBN号、价格、页数等信息，以确保套录的数据与图书相符。二是在图书加工过程中，如果有的数据套录不到，外包人员要做详细的原始编目，不能仅简单地著录几项，以便为读者提供更详尽的信息，提供更多的检索点，确保书目数据的完整、规范。三是对于初编或套录的数据，采编人员要经过严格审校、校对后才能交送中央书目数据库。

4.3.2 建立内部审核制度和外部监督制度。在内部建立审核制度，在外部建立监督制度，内外结合，可以有效提升数据质量，进而为读者更精准的服务。在外包人员加工完数据后，采编人员要先对书目记录进行逐条审核，这是检查书目数据质量的关键一步。经过审核的数据将被交送中央书目数据库，交送中央书目数据库的数据一旦出错，修改起来要增加很多步骤，而且会影响到图书的正常流通，如：图书的文献流通类型漏选后，图书就不能借出。审校工作非常重要，因此图书馆要严格要求审校员，在岗位职责做出明确规定。审校员审核数据时要认真、负责，分工明确，责任到人，发现问题及时退回外包人员修改，并将审校问题进行总结，反馈给部室主任。对审校后的数据，部室主任可随机进行抽查，以监督数据的审校工作质量，在源头上确保数据的准确性。外部监督主要是指图书投入流通后的反馈，如：图书是否能自助借还，图书的馆藏章是否漏盖等。数据质量的外部监督可以弥补内部审核的不足，通过对内部审核和外部监督这两个环节的总结，采编部可以制定下一步工作的优化措施[3]。

4.3.3 进行外部质量与书目数据质量的控制与评价。外部质量控制与评价包含交货、清单和外部加工三项内容。有人认为相对书目数据加工而言，图书的外部加工工作没有多少技术含量，比较简单。但简单的工作不一定就容易完成，如各项物理加工都要求做到美观、准确、整洁。馆藏章位置是否正确，有没有漏盖馆藏章，条形码贴得端正与否，是不是有利于扫码，书标贴的位置是否准确、整齐，自助借还芯片夹的位置是否尽可能朝里、是否不易被发现等都可以作为质量控制与评价的指标。书目数据出错率是衡量书目数据质量的重要指标，是书目数据著录格式标准与否、内容准确全面与否的反映。图书馆通过计算书目数据出错率情况，可以科学评价编目外包质量。将出错数据条数和加工总数据条数进行统计，出错数据条数除以加工数据总条数，再乘以100%，即为书目数据出错率。依照上述公式还可以对字段的出错率进行计算，如索书号出错率等。通过对各项指标出错率的计算，中标商出错率低的为优质合作对象，出错率高的中标商如果不能降低其出错率，将被排除在下一次招标对象之外。另外，外包人员的服务态度、工作的熟练程度、对所服务图书馆特殊的分类及编目要求的适应速度、对突发事件的处理能力、出现问题的及时修复能力等都是评价外包质量好坏的重要因素[4]。

4.4 与外包商签订书目质量协议

目前，我国很多图书馆都把编目业务进行了外包，但编目外包并不意味着采编人员可以退出编目工作，而是要付出更多的人力对外包人员著录的所有数据进行逐条校对。图书馆要使外包人员重视书目数据质量，就要与外包商签订协议，督促外包商对书目数据质量承担长期责任。在图书验收时发现错分、误分的图书，外包人员要及时上门进行更改，快速解决已经发生的问题。

4.5 配备专业的验收审核人员，提高编目人员素质

配备的验收审核人员必须是图书馆专业的采编人员，系统学习过《中国图书馆图书分类法》以及MARC数据的著录方法，在审核验收时能迅速发现问题，并及时给出解决方案。图书馆平时应通过多种举措对编目人员进行业务培训，采用参加线上、线下培训班的方式进修学习，或购买相关学习资料，采用有效的激励措施鼓励编目人员进行自学，使其不断更新、丰富自身知识，提升专业素养，从而更好地做好馆藏书目数据建设工作。

4.6 与外包商建立和谐的关系

采编人员要注重与外包商及数据加工人员建立良好的关系，使外包工作顺利展开，在事前与外包商进行充分沟通，向他们介绍图书馆的各项加工要求。在图书加工的过程中如果出现了问题，双方要友好协商，共同寻找解决办法。

5 结语

总体来说，编目工作外包是一把双刃剑，利用得好能够节约图书馆的人力，提升工作效率，使采编人员从繁重的物理加工和数據加工中解放出来，将更多的精力、时间用于书目数据审校及其他核心业务建设。然而，采编人员也要始终保持清醒认识，一方面要注重防范风险，采取多种办法控制外包书目数据质量;另一方面要认识到编目外包给自身带来的挑战，要不断提升自身的业务能力和工作技能，以便更好地做好读者服务工作。

参考文献：

[1] 张瑞贤.图书馆编目业务外包的现状与思考[J].中国出版，2012（6）：61.

[2] 潘冬梅.图书馆采编业务外包的利弊分析及对策[J].辽宁师专学报（社会科学版），2020（1）：139.

[3] 李祝启，陆和建.ISO模式下公共图书馆中文图书编目质量控制研究[J].图书馆杂志，2015（3）：36-37.

[4] 陈新洁.图书馆编目外包质量控制与绩效评价研究[J].图书馆论坛，2011（4）：133.

（编校：崔 萌）