高校新校区建设中基建档案收集存在的问题及原因探析

蒙晓莹

摘  要：基建档案的管理是高校新校区建设过程中的一项重要工作，本文探析了高校新校区建设中基建档案收集过程中存在的问题，并分析了问题产生的原因。

关键词：高校新校区建设;基建档案;档案收集

随着教育事业的发展，办学规模的扩大，各地政府对教育事业投资力度不断加大，高校新校区建设工作如火如荼地开展，随之产生的大量基建档案急需得到科学合理、完整系统的归档保存以供利用。现阶段，在建设步伐加速的过程中，基建档案的收集整理归档工作仍未跟上建设的步伐，档案工作严重滞后，且存在着诸多问题。

一、高校新校区建设基建档案的重要性

首先，基建工程档案产生的周期长，施工阶段多，涉及的参建部门多，归档的范围内容复杂，收集难度大。完成从项目前期准备到项目施工、竣工验收的全过程档案的收集整理、移交工作并验收合格，是整个新校区建设项目竣工验收的前提条件。可见，基建工程档案是工程质量及进展顺利的保障。其次，基建档案在新校区建设中的作用越来越显著，其可以为建设过程中各环节提供相应的材料依据。基建档案真实、完整、详细地记录反映了各阶段的施工建设活动，是建设工程正常运作的凭证，也是工程后续利用、维修、扩建、变更的依据。最后，基建档案中保存的大量合同、工作联系函、签证单等各参建单位的工作来往记录资料具有凭证作用和法律效力，是工程项目审计的重要依据。

二、高校新校区建设基建档案收集过程中存在的突出问题

（一）档案的收集范围不全面

高校在新校区建设中的基建档案归档主要按照《建设项目档案管理规范》要求进行收集，局限在收集建设过程所形成的档案，而项目或设备在运行中存在的问题，维修工作产生的资料，《建设项目文件归档范围和保管期限表》中未作收集要求，比如，电梯在验收后投入使用运行过程中出现的需要维修的问题，工程在保修期间出现的损坏的问题等，都需要记录并进行归档保存，为日后的维修、保修提供借鉴依据。[1]

（二）档案收集滞后，不完善

新校区建设项目设计的参建单位多，建设环节复杂，而各项工程交叉进行，工程进度快。档案管理人员对工程项目的进度不了解，不知道已进行到哪一步，已产生什么资料需要保存，导致档案的收集工作与建设工作没有同步进行，存在脱节现象。各参建单位以赶工期完成建设任务为主要目的，往往不注重档案资料的及时收集，从而致使档案收集的滞后性，档案资料容易缺失。

（三）档案收集缺乏系统性，完整性

由于基建档案管理员为兼职岗位，缺乏专业知识，对收集到的档案甄别、分类不准确，难以把握工程技术档案资料的内在联系，造成档案的组卷、排序不科学不合理，仅仅是简单地把档案排列在一起，无法形成一个系统性的完整的档案整体。另外，由于高校档案管理部门的归档要求，基建管理部门把工程项目建设的前期准备阶段产生的项目立项、征地等材料按综合性文件每年度移交至档案管理部门进行保存，导致整个项目各个过程的档案被拆分开来，分散在档案馆的各个年度的档案中，对日后的查询利用带来了困难与不便。[2]

（四）档案资料不规范

学校档案馆对基建管理部门缺乏前瞻性的指导，学校基建管理部门与新校区建设项目各参建单位之间沟通协调不够，导致档案材料不规范。比如，未进行资料的原件归档，各类表格签署的意见不符合要求，材料的字迹、用印不清晰，相关负责人的签名或单位公章缺失，竣工图纸未加盖竣工图章，或竣工章上内容填写不完整、不正确等问题，都会导致所保存的资料失去参考利用的价值，影响档案资料的真实性、法律效力。[2]

（五）档案收集缺乏主动性

基建工程档案具有多样性、复杂性的特点，从项目立项到设计、施工、竣工的过程，涉及的学科、领域众多，专业性强，且内容广泛，材料形式多样。这需要基建档案管理员具备建筑学等方面的专业知识，才能更主动地深入把控材料收集的进度，范围及内容。

三、高校新校区建设基建档案收集问题产生的原因分析

（一）领导重视程度不够，档案意识薄弱

高校领导未充分认识到基建档案的重要性，基建部门中负责管理基建档案的大多数是兼职的工作人员，或者是新校区建设指挥部建立后临时充实的人员，人员配备不稳定，且缺乏建筑学的专业知识，无法实现基建工程项目资料全过程跟踪，难以很好地主动开展档案收集整理利用的工作，对资料的收集整理都只停留在资料的简单汇集、集合保管，不利于资料收集的系统性、完整性、可利用性。

（二）基建档案管理制度不完善，工程项目管理体系未健全

高校未建立健全一套适应本校新校区建设实际工作的基本建设管理办法，包括配套的工程联系函管理、施工签证管理、工程验收管理、工程质量管理等相应的规章制度，以及工程项目管理体系。或是建立的有关规章制度操作性不强，与本校的管理工作实际不符合，致使基建项目的管理工作没有得到规范。高校应在建立健全相关的规章制度的同时，配齐具备专业素养的，执行能力强的工程项目档案管理人员，提前介入档案工作，从施工建设行为开始进行规范，档案收集与项目建设同步进行，才能产生规范的，符合要求的基建工程资料

（三）档案管理部门对基建部门缺乏指导监督

高校档案管理部门与基建管理部门之间的联系的割断的，档案管理部门只负责接收基建管理部门移交过来的档案，没有对基建档案的收集工作开展应有的指导监督，更是完全没有参与到基建项目的建设及验收中。对材料是否符合标准要求，内容是否真实可靠，程序是否规范，归档的范围是否完整等问题没有及时发现，及时整改。兩个部门应加强沟通，探讨合理的基建档案归档模式，使整个项目的档案归档形成一个系统整体，便于日后的档案利用。[3]

参考文献：

[1]李星莹.基于ACM模型的高校基建档案管理流程优化[D].天津大学，2017.

[2]刘佳芳.高校新校区建设工程档案特点及存在问题探讨[J].兰台世界，2014，（32）：63-64.

[3]王定梅. 高校新校区建设工程档案收集存在问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2018，（14）：38-39.