浅析信息化建设大背景下高校学籍档案管理建设

摘要：提升高等院校教学效率和优化高效学籍档案管理等基础性工作，是体现新时代信息化背景下高校教学管理水平和教学质量的关键性因素。高效学籍档案管理在一定程度上折射出学籍管理的直观性和文化一体性，从另一方面也能够表现出高效的发展水平和信息化建设程度。因此，本文将针对当前高效学籍档案信息化建设服务教学和科研管理等工作方面展开论述。

关键词：信息化建设  大数据  高效  学籍档案  管理

前言

随着十九之后我国向着建设双一流大学方向发展，创建内涵式高等教育科研管理模式，实现我国高等教育基础管理上升和教育水平上升的目的。大数据时代推进高校信息管理信息化建设和创新管理模式目标上，充分借助信息技术和基础管理条件推进高校学籍档案管理扎实发展。

1 高校学籍答案信息化建设重要意义

1.1拓展档案信息量，提升管理效率

信息技术能够实现对文字信息录入的同时还能够影像资料、声音资料储存，并且借助大数据信息平台能够更大范围的收集其余信息，将档案管理的职能和范围进行了拓展。其次，信息技术学籍档案信息储存具有便捷性、大量性、稳定性以及共享性等特点，相对于传统的学籍答案管理需要进行专门的分类、编目存放等步骤，不但占据了大量的空间，还浪费了大量的人力资源，而借助信息化技术能够减少纸质档案空间、编订时间、管理人员等，改善了学籍档案管理效率和利用率，降低了管理和维护成本，提升了学籍档案服务水平。

1.2节约空间成本节

传统档案主要是依靠纸质版档案进行储存，对于高等院校而言人数较多，并且每年需要进行大量的更新，因此，会导致在更新和储存过程中浪费大量的人力、物力以及空间成本。传统档案存放答案必须具有一定空间档案室、货架、干燥度、安全性以及相对应的基础设施，因此在工程开始之初就必须将档案室布局容纳在建筑设计里，这会导致建筑面积增加，成本上升，空间受限以及管理不便捷等问题出现导致管理效率降低，成本增加。

1.3增强现有信息资源共享和利用效率

随着高校向双一流大学建设的目标的靠近，高效的学籍档案管理资源除了已有的纸质版档案之外，还有信息化建设中利用办公软件和信息收集管理平台获得综合档案信息，这些信息来源主要是原始的档案信息和综合档案以及人事档案等内容。加强高校学籍档案信息化建设除了能够跨地域和跨机构间对学籍信息共享之外，还能够利用信息化访问通道共享教学资源、科研资源以及各种相关影像資料等。

2 高校学籍信息化建设现状和问题分析

2.1学籍信息信息化水平较低

目前，很多的高效存在学籍信息管理水平层次不齐的现象，相对于我国的双一流大学说一部分的高校还处于较低的管理水平阶段。很多的学校还存在没有采用专业花的学籍信息管理信息技术，对于学籍的高效化专业管理尚未建立属于自身的管理档案系统，无法形成对学籍信息管理内容的准确分类和搜索，只停留在简单的目录信息收集中，其中还存在一大部分的档案管理还是纸质化管理，尚未建立系统性检索平台和信息数据储存库，电子信息档案占比较小，精细管理不健全，管理人员专业能力受限等原因导致当前很多的高效不具备现代化以及学院管理二级学院检索的档案系统和规范标准。

2.2档案新型安全性不足

目前，传统的档案管理依旧是众多高校的档案管理主要方式，但是纸质版档必须“”潮、防光、防火”等，管理和储存条件苛刻。大数据平台借助信息化技术进行学籍档案管理能够最大限度的降低物理损伤对档案带来的不安全性系数。尤其是在信息网络环境中存在很多的档案信息丢失、被窃取以及被篡改等现象，这主要集中在数据传输和储存访问阶段发生。鉴于此现象，需要在高效信息化建设方面加强信息化建设安全体系建设，强化档案管理人员信息安全意识，为高校信息收集和访问建立全面的安全认证体系等。

2.3学籍档案管理人员专业程度不高

学籍档案管理人员不但具备普通档案管理专业技能还必须具备现代化信息数据处理能力，尤其是在大数据背景下信息成为决定人才的主要凭证。目前，我国高校学籍档案管理人员主要存在两个方面的不足，首先是档案管理思维和模式过于传统化，思路老旧，导致档案信息管理和利用效率过低。其次，高校一级院系和二级院系存在管理人员多等级兼职现象，导致二级院校的学籍信息档案管理发展受到制约，限制了档案管理水平。

3 高校档案信息化管理体系建设的对策

3.1建立全面信息网络安全保障体系

档案信息安全的主要原则就是在一定的安全环境下确保档案信息安全等级和档案信息分类准确可靠。首先，要对能够接触到高效学籍档案人员进行专业素养和法律意识培养，强化学籍管理人员安全防范意识和档案机密意识。其次，针对学籍档案信息化建设的技术防范不能松懈，对学籍信息访问系统必须更加严格设置访问机制，强化“身份认证、权限阅读、数据通道加密以及查询记录自动备份和单点登录等”，间却信息网络访问机制。

3.2学籍档案建设对接学校战略发展

高校在注重学校基础建设的同时应该将必须注重学校信息档案信息化建设。首先，将档案信息化建设发展纳入学校的战略发展规划中，并且学籍档案信息网络平台严谨和办公网络接入，并且在学校设置专门的学籍信息访问平台和网络，将访问权限和信息获取变得可被监控化。其次，学校需要为学籍档案信息管理平台购置先进的相关设备，保证学籍信息安全稳定，配置安全性较强的网络通信系统，并建立防火墙，提升系统安全性和兼容性，确保信息安全可靠。

3.3加强专业档案信息管理人才培养

人才是建设一切的基础条件，随着高效学籍档案信息化程度的加深，对于档案信息化所需要的人才需要更加复合型和创新型。所以，应该首先，通过高校人才吸收机制吸收符合性专业技术人才以及注重档案管理和信息技术能力较为优秀的人才。其次，为高校学籍档案管理人员建立健全的人才培养机制和职业规划，创造培训机会提升职业素养和专业能力，最后需要建立健全的人才考核和晋升机制，提高学籍档案管理人员工作积极性和职业期望值。

3.4打造数字化信息库

随着高校信息化机制建设的加强，如何高效查询相关资料，提升档案利用率成为当前档案管理的主要发展思维。传统的纸质化档案必定会在查询时浪费大量的时间，并且长期的存放会导致信息流失和模糊等，为后期相关资料的查询带来障碍。因此，建立现代化信息数据库成为高校学籍档案管理的必然趋势。建立数据库主要能够提升数据库存储档案项目和精细化档案信息数据和分类，并且便于查询和复制，安全性高不易流失等。

4 结语

综上所述，建设双一流大学必须注重高校学籍档案信息化建设，借助大数据信息平台为高校长远发展和提升综合实力培养大批素质过硬的档案管理人才，并且将高校学籍档案信息化建设和高效战略发展相互对接，提升档案利用率和服务水平。

参考文献

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作者简介

邱慧（1982.07），女，汉族，浙江省杭州市，计算机科学与技术初级职称，学历：本科，主要研究方向：计算机应用技术。