档案管理工作中数字化技术的运用

史欣玉

关键词：档案管理;数字化技术;管理模式

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，是主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。电子档案管理数字化技术主要是指企业借助计算机或者数字摄影等先进的技术对档案资料进行保存和利用，进而将这些资料形成数字化的信息保存在档案管理信息库中，形成系统化的档案管理信息库。工作人员在进入到档案管理信息库中能够更快的查找到相关的信息，进一步提升工作效率。由此可见，将数字化技术应用到档案管理中不仅对传统管理模式进行了革新，还成为了当前企业开展档案管理最为主要的工具。

当前档案管理中应用数字化技术的主要作用

数字化技术的应用，使得档案管理占用的空间越来越小。纸质的档案管理时需要占用很大的空间放置一些纸质的资料。因此，在保存这种纸质的档案资料时，企业需要对自身的库存条件予以重视，如果长时间没有清理或者保存在潮湿的地方很容易发生虫害或者损坏等现象。同时，这些纸质的资料在长期的搬运后，还会耗费大量的人力物力。而将数字化技术应用到档案管理中形成数字化的存储方式，更易于工作人员查询，并且还不需要占用很大部分的储存空间。

数字化资源的有效共享。数字化的档案管理模式更便于检索和查询，工作人员在电子化的档案管中还能够进行资料的共享和查询、下载，这不仅提升了资源的共享和配置，还为工作人员的工作提供更多便捷。

当前数字化技术应用到档案管理中现状剖析

专业技术档案管理人员缺乏。现阶段，很多企业过于重视对企业技术人员或者管理人员的培训，对于档案管理人员的工作并不重视，这就导致档案管理在发生重大的改革时，企业的档案管理工作难以实现数字化管理。尤其是数字化技术人员的缺乏，专业素养较低等，使得档案管理中无法满足数字化技术应用的需求，想要开展数字化档案管理工作难上加难。

档案管理制度不完善。虽然企业已经建立了关于档案管理的相关规章制度，但是该制度具体落实的情况或者应用的情况并不乐观。特别是在考核期间，很多企业并没有对档案管理工作予以重视，导致档案管理工作只是遵循一些资料收集和归纳的方法进行管理，甚至还有些单位仅仅根据自己的情况将档案放置在一个储物间中，并没有根据日期、不同性质的资料等进行分类和收集，导致在查找时浪费较大的时间，造成档案管理工作出现很多的纰漏。

数字化技术在档案管理中的应用路径

构建健全的标准化体系。档案数字化管理过程中没有制定完善、标准的档案管理体系，不仅会造成资料的不完整，还会导致资料在保存过程中出现混乱、不规范的现象，无法为企业正常的生产和工作等带来更多便捷，社会需求也无法得到满足，数字化档案管理也就失去了意义和价值。但是根据当前档案管理中应用数字化技术的情况来看，这一现象并没有得到有效解决，档案数字化管理中需要建立健全的标准化体系，才能使数字化信息得到统一的管理，保障档案管理信息的规范性，这样才能使档案管理信息得到更好利用。例如：企业单位要求档案管理人员按照每一个文件的日期或者文件的类型等进行分类，如果没有按照相关规定随意的整理资料或者篡改资料信息将会给予严重的惩罚。

加大资金投入，构建完善的电子档案数据系统。企业在使用数字化技术时应该加大资金的投入，转变之前纸质档案管理的方式。即建立数字版的档案资料，弥补了之前需要翻阅大量纸质资料的时间，提升了工作的效率。由于纸质的档案管理经常会受到环境、人员的影响导致出现破损、丢失的现象，同时还可能会出现记错的现象，导致档案管理的效能不断降低。而应用数字化技术，能够将纸质版的资料转化为电子版的资料。档案管理人员通过将纸质版中的资料进行录入-修改-补充后，还能够根据现场的情况对出现的数据或者资料等进行及时的更新。同时，在开展数字化的档案管理的同时，还需要由专门的人员对原始的资料数据进行保存，这样能够得到全面的保障。尤其是当出现数据传输失败、资料受损或者丢失的情况后还能够保障数据的真实性。

全面提升档案管理人员的专业素养。数字化技术应用到档案管理中能够实现医院档案的信息化管理，这对传统档案管理来讲，面临着较大的冲击。特别是档案管理人员需要在提升自身数字化信息管理理念的同时还需要在工作模式上予以创新，在全面使用信息化技术后，能够灵活的应用自身技能应对当前的问题。例如：档案管理人员通过培训能够提升自身的专业化能力和道德素养;同时借助互联网资源（微课和慕课）等以让档案管理人员掌握一些数字化技术应用的技能，从而为数字化技术在档案管理中的应用提供人力支撑。

现代化信息技术的普及和应用，使得档案管理工作不得不转型和发展。尤其是数字化技术的应用给档案查询和收集等提出了更高的要求。数字化技术的应用将成为企业档案管理工作的重要環节，以上对此提出了新的想法和见解，以期能够为数字化技术应用在档案管理中提供参考的价值，全面提升档案管理的质量。

参考文献

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