大数据时代的数字化交通档案管理研究

【摘  要】对于档案管理行业而言，数字化管理是必然趋势，有效结合信息与计算机技术，有助于提高档案管理效果，借助于计算机网络，可建立多种类型的交通档案管理，进而促使档案管理工作更加高效。本文对档案数字化管理的意义进行了概述，对档案数字化管理的现状进行了分析，对如何做好档案数字化管理进行了探讨，以供参考。

【关键词】交通档案;档案数字化;档案录入;档案数据库

引言

在交通系统中，交通档案管理占据重要位置，对于交通档案管理而言，需确保档案信息的安全与全面，进而便于及时查询档案信息，提高交通档案的利用率。此外，还需确保档案的真实，以便在对交通档案进行查询时，能够有效恢复档案原貌。要落实好档案数字化管理工作，应从档案管理人员入手，并充分考虑档案录入方式。

1.档案数字化管理的意义

对于交通档案管理而言，档案数字化管理是必然方向，基于计算机计算，将其与网络技术有效结合，可加快生成交通档案的速率，利用计算机技术，可及时对多种类型的档案进行分类管理，在此基础上，在将来的档案查询过程中，或者是在交通管理方面，可确保安全与真实，进而可弥补以往档案管理存在的不足，针对于交通档案管理，保证其具备一定的可行性以及高效性。达到数字化管理的目标，有助于提高档案管理效率，档案数字化管理具有较多优点，比如更新速率较快、可涵盖较多信息量以及具有较强的事实性等，在交通档案管理方面，人工录入方式难以满足管理需求。实现档案数字化管理，在一定程度上，可节省大量的人力资源，可提高档案录入的真实性，进而可弥补人工录入方式存在的弊端，基于档案管理能力的提高来说，可起到一定的促进作用。

2.档案数字化管理的现状

对于档案数字化管理而言，有着诸多的特点，比如真实性以及高效性等，然而，在实际管理过程中，不容易避免发生漏洞。在进行数字化录入时，所使用的软件不统一，录入格式不够规范。针对于档案数字化管理，若要实现统一档案管理体系，则需在录入档案信息的过程中，对所使用的软件以及录入格式进行统一。与之相反，若在档案数字化管理的过程中，未对录入格式进行统一，软件之间发生不兼容的情况，在此情况下，有碍于后期档案管理工作的有序开展，难以有效利用档案管理信息。缺失档案数字化管理，难以有效落实规范化工作。对于档案信息化管理而言，针对于不同的档案部门，要求具有独自规范格式，而且在管理档案时，需确保档案达到当日化管理的目的，实际上，信息化技术在国内发展并不长，因此，在部分工作方面，无法达到统一规范，在此情况下，在档案管理过程中，导致规范化工作的缺失;此外，若存在规范化工作缺失的情况，容易导致多种档案数据掺和一起，从而极大降低档案利用效率，与此同时，对于数据备份而言，亦存在一定的缺陷。

有的管理人员素质偏低，专业技术能力不強。部分管理人员跟不上时代发展的步伐，针对于交通档案管理，不能有效掌握相关的软件，在工作中未能充分应用这些软件，在此情况下，针对于数字化管理人员，极大缺失岗位能力，无法确保档案信息的真实，而且难以实现档案管理的高效性。针对于档案数字化管理，相关的硬件设备存在不足。对于档案数字化管理来讲，在制定硬件管理措施的同时，需配套好有关的设施。实际上，在一些相对偏僻的地方，难以实现这种水平，数值化设备缺乏，相关的设施不配套，在很大程度上，有碍于档案数字化管理工作的有序开展，甚至部分区域由于档案数字化管理水平不高，再加上有关部门不够重视档案管理工作，这些情况的存在，极大降低档案数字化管理的效率。

3.做好档案数字化管理的建议

有效落实档案数字化管理工作，确保档案管理具备一定的真实性以及高效性，实现档案管理准确性的提高，应从以下方面着手：对操作软件进行统一规范，对档案信息录入格式进行规范，做好管理人员培训工作，促使管理人员工作能力的提高，针对于交通档案文件，进行定期的保管或者是利用等，进而针对于档案数字化管理，逐步实现规范化以及系统化。针对于档案数值化软件，对操作进行统一规范，对档案信息录入格式进行统一。基于管理工作文件，对其录入标准进行统一，不断改进数字化管理工作，此外，在档案数字化管理方面，若开展的时间并不长，基于此，针对于电子与纸质档案，有关单位应落实好两者的衔接工作，在档案数字化管理工作中，避免档案数据丢失是重要内容。此外，需认真落实好档案录入工作，保证档案数据具备一定的真实性，可在较短时间内查阅到档案信息，确保档案信息的有效性，针对于数字化录入操作，不断进行规范，并认真落实到位，对于有关的规章制度，应及时做出相应的调整，针对于档案信息录入工作，确保工作的规范性以及整体性。

强化档案数字化管理工作，构建档案数据库，并确保数据库的高效。在交通档案管理工作中，对于所使用到的操作方法，进行统一的规范，构建档案管理系统，并确保电子管理系统的高效，依据不同的科目，来对交通档案进行分类，是非常重要的，针对于道路交通信息，尽最大可能确保信息的安全与真实。针对于档案管理人员，做好有关的培训工作，不断提升管理人员的综合素质。针对于档案信息录入人员，有关单位应当定期组织录入人员进行学习，学习较为先进的管理经验，在培训过程中，注重对员工业务能力的培养，促使工作人员能尽早了解信息化管理，不断提高有关人员的管理水平，保证档案信息录入的真实，档案信息保管的高效，以及交通档案利用的有效。基于数字化管理，加大相关设备以及硬件设施的投入力度。对于档案数字化管理而言，离不开对有关硬件设备的使用，比如对网络技术的利用，计算机设备的植入，针对于计算机设备而言，需配备相应的管理软件，比如针对于交通档案，与其有关的整理软件以及录入装置，通过这样的方式，可为管理工作有效进行，提供坚实的保障。值得注意的是，对于档案管理设备配置而言，需充分结合实际情况，综合分析不同地区的交通环境与压力，可从多方面来共享道路信息，便于查询交通数据。

4.结论

通过以上的分析可以得知，实现档案数字化管理，可节省大量的人力资源，可提高档案录入的真实性，对于档案管理水平的提高，可起到一定的促进作用;针对于数字化录入操作，不断进行规范，并认真落实到位，对于有关的规章制度，应及时做出相应的调整;定期组织录入人员进行学习，学习较为先进的管理经验，注重对员工业务能力的培养，不断提高有关人员的管理水平，保证档案信息录入的真实;针对于电子与纸质档案，应落实好两者的衔接工作。

参考文献

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作者简介：李堃（1981.1--）;女，山东莱芜人，本科，馆员，研究方向为交通档案。