干部人事档案内控管理综述

2020-09-29大连测控技术研究所高欣欣

办公室业务 2020年18期

文/大连测控技术研究所高欣欣

干部人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的干部个人档案，主要记录、反映人员经历和德才表现等原始记录，由组织统一管理，具有唯一性和私密性。干部人事档案不仅是正确选人用人、干部队伍建设的重要依据，还是研究人力资源的宏观信息源。因此，保证人事档案的准确性、完整性、真实性至关重要。为保证干部人事档案工作的顺利推进，国家对干部人事档案工作的重视程度明显提升，也颁布了相应的工作条例和法律法规，然而干部档案管理工作中存在的问题仍需解决。工作中内部风险控制关键问题的识别、评估、分析、处理变得尤为重要。本文以风险识别、风险评估为基础，提出有效的风险预防控制措施，以减少或者降低干部人事档案管理过程中的风险。

一、干部人事档案管理中风险识别

干部人事档案能够客观反映干部的“德、能、勤、绩、廉”，在组织人事部门、企业等科学配置人力资源上广泛应用。干部人事档案在管理过程相对复杂且特殊，是人力资源管理的一个重要组成部分，更需要提高科学化管理水平。

（一）干部人事档案收集过程的风险识别。干部人事档案在收集过程中会存在一定风险，所收集的人事档案材料会存在造假现象，直接影响后期对干部经历、品德作风、政治思想、业务能力等多方面能力水平的评价，导致在培养、选拔和任用干部过程中的误导；组织上会按照干部人事档案最新条例收集相关入档材料，干部个人对干部人事档案认识薄弱、重视程度不够，导致人事档案中出现材料不完整、不正规、不及时；有些企业单位没有自己的收集制度，使档案材料收集工作开展不顺利。导致档案收集过程中出现了档案收集范围不明确，档案管理人员收集操作不规范等现象，这些现象都把档案收集工作变得十分被动，导致收集工作无制度性、无规范性、无科学性。档案材料收集本身存在一定的风险，如果在日常管理中提高干部人事档案管理人员个人素质和敬业精神，主动建立联系制度，密切关注单位人事档案材料的产生，主动联系各个部门，相互协调配合，建立相应的上交制度，可有效避免因材料形成时间长而丢失。

（二）干部人事档案鉴别过程的风险识别。干部人事档案鉴别工作是保证档案真实性的重要步骤，是进行后续档案整理的前提。是否可以规范地完成人事档案的管理、是否长期保存有价值的信息、是否能够作为选拔任用过程中的重要依据，这些都与干部人事档案的鉴别工作息息相关。干部人事档案鉴定过程中存在一定的风险，完善的鉴定制度是基础，制定与本单位实际相结合的制度，能够保障干部人事档案的质量，提高干部人事档案管理人员的素质；材料内容真实性需要进行鉴别，干部人事档案是全面、客观、真实地反映和考察干部的依据，内容是否真实有效直接决定档案的价值；鉴定结果需要进行审核，在此审核过程中可能会出现如下问题：一是受到利益驱使审核方接收了被审核方不正当的请求，导致审核结果不公正。二是审核人员在识别和筛查档案时，审核不准确，缺乏控制审核风险能力和经验，从而导致审核结果不准确；鉴定完成后对于不归档材料的处理也会存在一定的风险，对未归档材料处理划分不清，未按处理程序进行，将会导致“张冠李戴”，材料处理手续不合规。

（三）干部人事档案整理过程的风险识别。干部人事档案整理工作非常繁琐，需要管理人员认真仔细，并且具有专业的档案管理知识和工作经验。整理的过程中存在以下风险，在进行材料分类的时候，需严格按照新颁发的《干部人事档案工作条例》标准，避免分类错误导致档案管理杂乱无章；材料编目顺序要排列有序，无序的编目会影响档案管理的工作效率；档案编写目录过程中，可能会存在不清晰、不统一、对目录进行涂改等问题；装订档案要整齐，避免装订时遮盖字样，分卷时避免同一类放在不同卷盒内；档案验收工作要严格，避免不合格的档案归入档案室。

（四）干部人事档案保管和利用过程的风险识别。干部人事档案保管工作主要保证档案的完整性、安全性、实时性，在干部人事档案日常保管管理中，可能会出现库房硬件条件不齐全，无法保证档案长期保存；在档案查阅和借阅的过程中，会存在丢失、泄密和安全隐患，给人事档案保管工作造成了极大的威胁。

（五）干部人事档案转递过程的风险识别。干部人事档案的转递要遵循“档随人走”的政策，因此转递的过程加大了档案遗失的风险。在干部人事档案转递过程中，干部人事档案需密封加盖骑缝章，由档案专员转递或者机要转递，在这个过程中，有些单位为了方便并未安排专人送取，为档案的保密和安全埋下了隐患。转入的档案如果没有认真核实档案材料是否损坏、档案材料及转递单是否一致，将会给档案后期的整理带来麻烦。转出档案前未认真核查或者转出手续不完整，将会导致档案存在缺失风险。若个别干部人事档案中存在涉密材料，没有进行脱密处理，会导致泄密风险。严格做好档案转入和转出统计，保证干部人事档案管理规范化、信息化和科学化。

二、干部人事档案管理风险评估

（一）建立风险评估体系的原则和依据。干部人事档案管理风险评估之前，必须联系实际，建立评估体系的基本原则。主要包括四项原则：科学性原则、可操作性原则、全面性与重点性相结合原则、有效性原则。科学性原则使档案评估体系层次分明，准确反映档案管理的实际情况；可操作性原则指评估体系便于理解，思维逻辑明确；全面性与重点性相结合原则旨在“广泛撒网，重点培养”，突出问题重点；有效性原则是根据实际出发，不断更新，进而得到可行性最高的预防措施，从而缩小风险程度。

（二）干部人事档案管理的风险评估。干部人事档案管理的风险因素主要包含：档案收集风险、档案鉴别风险、档案整理风险、档案保管和利用风险、档案转递风险，其干部人事档案管理风险评价指标体系如“图1”所示。

图1 干部人事档案管理风险评价指标体系图

干部人事档案管理风险指标的评估需要细化到各细分指标，通过细分指标的详细评价才能有效降低干部人事档案管理过程中的风险。一般将风险划分为五个等级：低、一般、中等、较高、高，根据不同的等级区分设置指标评价标准，进而设计出科学性的评价体系，为干部人事档案制度化管理提供支撑。

三、干部人事档案管理中风险控制

干部人事档案管理风险进行识别、分析、评估、划分等级之后，根据不同的等级制定相应的措施。主要包含：风险规避，风险产生之后，可以采取消除风险原因的措施规避风险；风险转移，在制定干部人事档案管理程序时，对于复杂程度高、风险大的步骤设置多层级审核制度，增加纠正错误的机会；风险缓解，提早采取行动，比如建立科学的程序文件和制度、提高管理人员综合素质、增加相关人员的培训，可以缓解风险造成的影响；风险接受，相对于成本风险、安全风险等，干部人事档案管理风险在控制范围之内的，可以选择接受风险；风险监控，对于高风险的程序应当采取实时跟踪、控制，及时了解风险动态。