试论小数据在档案信息个性化服务中的应用

文/大庆油田有限责任公司油田档案馆 崔艳红

近年来，大数据的作用和价值引发了各行各业的广泛关注与探讨，而在档案利用体系建设方面，应用小数据分析能够为档案服务提供新的工作思路和研究方向。小数据又称为个体资料，是通过个体化的数据跟踪与整合的方式形成用户数据，从而更好的为用户提供服务的数据分析模式。通过小数据的收集、整理和分析，能够实现对于用户个体特征、行为及需求的详细分析和精准预测。小数据能够立足于用户个人的微观世界，基于有限的样本空间、应用较小的数据分析成本投入，为档案利用者提供个性化、专业化、便捷化的高效服务。

一、基于小数据的档案信息集成服务框架设计

小数据具有数据量小、整合分析简便及成本投入较低的特征和优势，基于小数据的档案信息个性化服务是建立在对于不同用户全方位数据分析的基础上，以用户对于档案信息的需求为目标的个性化档案信息资源集成服务方式，是语义网时代档案信息服务的一项新的尝试，用户小数据的分析和研究对于档案资源服务体系建设具有创新意义。根据我国档案信息化的发展现状及当前对于档案资源利用的服务需求，引入用户小数据分析理念为档案信息集成服务做出框架设计，详情如“图1”所示：

在基于小数据的档案信息集成服务系统中，主要呈现为“档案信息集成服务平台界面”“用户需求分析系统”“小数据管理系统”“档案信息集成系统”及“档案信息管理系统”5个部分，其中“小数据管理系统”和“用户需求分析系统”是整个档案信息集成服务系统的核心部分。“用户需求分析系统”根据接收不同用户发出的档案资源信息需求，同时以“小数据管理系统”中所记载的此用户小数据信息来分析、判断并锁定这一用户所需要的档案资源信息，这两个部分可以合并称为档案信息集成服务系统的决策指挥中心。“小数据管理系统”在收集用户信息的基础上为用户需求分析系统提供数据支持，其中按照条件存储着不同用户的不同数据，系统可以利用小数据管理记录用户对于档案资源信息的应用习惯和需求特征。例如，应用档案信息集成系统开展一项档案专项编研工作，编撰者前期会根据编研主题浏览大量相关档案信息，在此基础上经过筛选、提炼、加工最终形成编研成果，而在初期海量资料的浏览过程中，小数据管理系统便可以根据用户的浏览足迹及相关资料的利用频率为用户提供更为准确便捷的信息服务。“档案信息管理系统”的作用是管理各类档案资源，是进行数据管理和用户需求分析的基础。“档案信息集成系统”是根据用户需求对于相关的档案资源进行分析、归类及提取。“档案信息集成服务平台界面”根据档案数据的集成结果按照用户需求将相关档案信息反馈给客户。在完成这一套用户资源需求集成的基础上，“小数据管理系统”同时会按照客户的需求及反馈结果将该客户的应用过程进行存储，为下一次提供更好的档案信息集成服务奠定基础。

图1 基于小数据的档案信息集成服务框架

二、基于小数据的档案信息个性化服务需求分析

基于小数据的档案信息集成服务的实现过程是一个档案服务者与档案信息需求者以及档案信息集成系统不断交互的过程。档案服务者根据不同时间和背景下的用户需求，调整系统的服务内容、改变系统服务模式、更新服务策略，以便为用户提供优质的档案信息服务。档案信息集成服务过程在用户发出档案信息请求之后，如“图2”所示，主要包含“用户需求理解”“用户需求分析”“档案信息集成”“档案信息提供”“服务效果评价”5个主要步骤。

图2 基于小数据的档案信息集成服务过程

（一）对用户需求的理解。用户需求理解和需求分析部分，是基于小数据的档案信息集成服务实现的起始阶段，对于保障档案信息服务质量具有基础性作用，如不能准确把握用户需求就会在提供信息服务过程中出现偏差。这一步骤实现的关键是对于档案信息利用者的需求进行准确的分析判断，并在参考小数据管理系统提供用户个体数据的基础上，根据档案信息利用者的工作领域及查阅历史对于所提出需求展开逻辑判断，以便准确掌握用户的真实需求。进而从不同角度上对于用户需求进行全方位分析，最终形成一个易于系统识别和处理的单一问题。

（二）档案信息资源集成和档案信息提供。档案信息资源集成和档案信息提供这一步骤，主要是通过“档案信息管理系统”和“档案信息集成系统”来完成，在档案信息管理系统所包含的档案资源基础上，通过对于相关信息的分析、归类、提取等操作进行档案信息集成，并将信息集成的结果提交给档案资源利用者。

（三）服务效果评价。服务效果评价环节是整个档案信息服务流程的检验者，可以通过档案信息利用者和档案服务者两个纬度对于服务效果做出评价，档案信息利用者根据系统提供数据与自身需求的匹配程度为档案信息集成服务做出评价，档案服务者从服务的角度考量档案信息管理系统的资源完整性，系统集成的准确性和及时性等服务效果，对于档案部门适时进行服务策略的革新提供实践参考。在服务评价完成后，如评价结果较高便可以结束此次档案信息服务过程，如评价结果较低可返回用户需求理解环节，进行新的一次档案信息集成服务过程。

三、档案信息个性化服务的实现路径

基于小数据的档案信息个性化集成服务是档案利用体系建设方面一项新的思考和尝试，为保障服务能够高效优质实现，需要档案部门在提高档案意识、完善档案信息管理体系及优化用户小数据管理模式几个方面加大工作力度。

（一）提高档案服务部门的服务创新意识。档案信息个性化集成服务的实现需要档案服务者不断提升服务创新意识，积极接纳随着时代变革而引入的新的理论知识和工作方法，努力摸索能够带给利用者更加高效、便捷、准确的服务策略，并根据服务对象的不同、服务时间的变化及服务环境的转换展开深入研究，以便及时调整服务的方式和内容。

（二）完善档案信息管理体系。档案信息管理系统是进行档案信息集成的数据来源，是基于小数据的档案信息个性化集成服务得以实现的基础，完善档案信息管理体系建设，要求档案管理部门以用户需求为中心集合档案资源，档案资源的集合程度直接影响着档案利用者对于信息集成服务的满意程度。另外，完善档案信息管理体系还应着重于对于档案资源的结构化处理，将非结构化的档案资源结构化处理后能够易于系统的识别操作，从而有效提高档案信息集成系统的服务水平。

（三）优化用户小数据管理模式。基于小数据的档案信息个性化集成服务的核心在于应用小数据分析所表现出的个体差异对于档案利用者展开针对性的服务，其中用户小数据系统的优化建设是影响服务水平的关键因素，一方面档案部门应着眼于小数据的采集工作，根据用户属性、用户行为检测及外围影响等几个方面建立数据采集的基本要点，另外对于用户个人信息的保护，在合理合法的范围内开展工作是进行档案信息集成服务的必要条件。

四、结语

基于小数据的档案信息集成服务系统是在通过信息平台集成历史档案资源的基础上，通过小数据分析，根据用户的个体需求，为用户提供档案信息服务的过程。基于小数据的档案信息个性化服务的推广应用，能够进一步推进档案信息化程度、优化档案利用模式、丰富档案服务形式及提高档案工作效率，同时也能够为进一步优化档案工作的“资源体系建设”“利用体系建设”及“安全体系建设”提供新的思路。