加强现代水利工程档案管理工作的建议

文/汝州市河道管理所 杨晓娜

水利工程作为现代工业、农业建设的重要基础设施建设，是我国经济发展的基础，是有效改善生态环境的重要保障。自从2011年中央水利一号文件出台以后，我国水利事业迎来前所未有的发展机遇，水利工程建设在社会发展中的地位越来越突出。与此同时，水利工程档案管理工作越来越受水利工作者重视，并且发挥了越来越重要的作用。

一、水利工程档案管理概述

水利工程档案管理，不单可以全面有效反映出水利工程中勘察、论证、可行性研究、设计、招投标等，从水利工程准备施工到竣工验收记录的全过程，而且，对水利工程质量评价、竣工以后维修管理，以及对类似工程指导、开发都具有十分重要的价值。

二、水利工程档案管理的特点

（一）形成周期比较长。水利工程从施工之前批示、规划到最后竣工验收通常历经数月，大的水利工程甚至会历经几年，再加上受到资金、技术、施工条件等多方面的影响，导致施工周期延长，这样时间跨度就更大。在实际的水利工程施工过程中，由于资金不到位，施工中途被迫停工，等到资金到位以后重新施工；还有部分水利工程因为受到地质等施工外在因素的影响，施工进度缓慢，被迫修改施工方案，导致工期延后。因受到这些因素的影响，导致档案记录、管理工作周期相应延长，进而导致水利工程施工周期延长。

（二）工作种类多。通常一项水利工程建设是由多个单项施工工程所组成的，而且施工条件、施工过程比较复杂。不同的水利工程项目是通过不同的项目业主施工建设的，并且，施工过程通常都是经过勘测、规划、可行性试验研究、初步设计以及施工等多个施工阶段。水利工程项目因为涉及内容比较多，需要多种施工技术，而且，一旦其中任何一个环节出现问题，档案设计工作也必须及时调整，变更性大，因此，在水利工程项目建设全过程中，形成了档案管理种类繁多、工作量大的特点。

（三）完整和实用性。水利工程档案管理是对工程勘测、规划、可行性试验研究、初步设计、施工、验收等工程全过程的真实反映与记录。能够更好地反映出水利工程体系运行情况，可以给类似的水利工程提供精准的参考依据，以便相关部门能够及时作出正确科学的决策，具有很大的实用性。

三、水利工程档案中存在的问题

（一）工程档案管理意识淡薄。在现代水利工程建设中，由于建设单位领导层、工程技术人员缺乏对档案管理工作认识的重要性，管理意识淡薄。片面重视工程建设、忽略档案管理工作，领导跑项目、资金，监理人抓质量，工程技术人员只是侧重工程设计、施工进度问题，忽视了档案管理工作的重要性。由于水利工程档案管理涉及面广、工作量大、专业性强、工作繁多复杂等特点，如果在建设过程中没有做好资料的收集、记录以及整理，等工程竣工再去收集资料十分困难，直接给水利档案管理工作带来严重损失，所以，必须要重视档案管理工作。

（二）档案管理制度不够健全。目前，虽然很多单位明确并建立了档案管理制度，但是大部分只是拘泥于形式，并没有真正去实施执行，没有形成有效的管理监督机制。同时，很多单位并没有根据要求建设相应的管理制度，加上相关工作人员对档案管理法律法规认识不够深入，工作态度比较随意，缺乏责任感；临时组件的工程指挥部缺乏严格的管理制度，造成水利工程资料不能及时有效地收集，或者造成资料缺失等，直接影响到档案管理工作信息化建设的发展。

（三）信息化技术以及人才队伍落后。由于现在水利工程项目档案管理人员很大一部分是临时抽调组成的，对于档案管理工作认识程度参差不齐，缺乏档案管理工作专业素质与专业知识的了解。对于各种不同规模的水利工程建设信息难以找到合适的收集归档方法，只是简单地将纸质文件通过扫描或者文件转换成为电子版的文档，并没有从根本上对于档案进行有效的分析研究，然后分类归档。还有，档案管理人员不能熟练运用档案管理工作计算机软件，只是被动地接收、移交档案资料，导致出现归档不齐全、档案质量差、归档不规范等问题，从而严重影响水利工程档案工作的归档效率。

（四）存在安全隐患。现在档案管理工作基本上实现信息化管理，将纸质的档案资料整理为电子版并存入相应档案管理软件中。但是由于电脑网络系统存在一定的漏洞，不法分子为了个人利益利用网络漏洞偷盗档案机密资料。因此，电子信息档案管理工作在一定程度上存在信息外泄的风险，给工程以及国家利益带来巨大损失。

（五）监督指导力度不足。水利工程实际建设过程中，企业没有设置专职部门加强对工程档案管理工作的监督，直接忽视了对工程档案管理工作的有效监督与指导，从而导致档案管理工作存在严重的滞后问题。同时，由于缺乏有效的监督制度，直接阻碍了水利工程档案管理水平的提高。

四、加强现代水利工程档案管理工作的建议

（一）加强对档案管理工作的重视程度。加强对档案管理工作的重视程度，尤其是注重水利档案资料的整理以及归档工作。为了有效解决档案资料整理不及时以及归档混乱等问题，在对水利档案资料进行采集环节，必须从水利工程实际情况出发，对档案采集方式进行适当调整。1.对于施工周期比较短的水利工程，采用追踪采集方法，可以有效提高信息采集速度，确保档案工作质量。2.对于施工周期比较长的水利工程，利用分段采集方法，不仅可以有效保证档案资料的完整性，同时还可以针对档案采集内容和时间的不同确定划分，避免资料混乱的现象发生。3.在资料归档时还需要注意及时对资料进行编制分类号以及工程代码等，加强对电子文档的分类管理，方便后期查阅。

（二）加强对档案管理信息化系统的建立与完善。随着信息化技术的不断发展，水利档案管理系统也在不断完善。首先，需要有良好的档案信息化管理理念，将信息化技术管理应用到总体档案工作中来。其次，水利档案管理信息化建设工作的最终目标就是将纸质档案数字化、电子化，使其更加方便工作人员查阅，最大程度发挥其自身价值。最后，加强水利档案管理人员培训力度，提高综合素质。

（三）建立并完善档案管理信息化管理制度。1.加强领导，落实责任制度。在水利工程建设中，相关领导层必须高度重视档案管理工作，加强领导，落实责任制度。同时，要把水利工程档案管理工作纳入单位、部门日常管理工作当中。在单位内部实行统一领导、分层管理、专职专责的原则，把工程档案工作细致化，并分解到每个项目、每个环节。进一步明确各个管理人员的责任与权限，从而形成完整的系统管理体系。另外，要对相关资料进行全面、认真、仔细的核对，确保在水利工程档案收集、归档以及储存过程中档案信息的完整性、真实性，切实落实档案信息化管理工作。2.加大宣传力度。在单位内部大力宣传档案信息化管理工作的意义，大力普及档案信息化管理知识以及相关法律条例，在单位内部营造强烈的档案管理信息化管理意识，使单位各个阶层、各个部门工作人员都认识到档案信息化管理工作的重要性，促进大家共同参与，逐步实现水利工程档案管理的信息化、规范化。

（四）规范档案信息化标准。目前，现有的档案信息管理规范存在不同的技术标准，不同的整理规范，不利用后期工作，降低档案信息的使用效率。只有最大程度上统一档案信息化管理标准，才能提高档案利用率，方便后期查阅，降低人为因素出现工作失误。所以，必须要规范档案信息化管理标准，比如：文字处理文件，TXT、XML、PDF文档形式的可以直接作为电子档案储存；WPS、RTF等文档储存时必须转换成XML文档或PDF文档储存。图像文件，TIFF、JPEG格式图片可以直接存储，其他格式的需要转换成TIFF或者JPEG格式后进行储存，如果有特殊压缩参数必须注明。多媒体文件，多媒体文件储存信息形式是多样化的，只要是信息完整的多媒体文件都可以直接存储。详情见下图。

图1 归档存储格式

（五）提升电子信息化工程档案管理的安全性。计算机网络时代，档案管理信息化工程必须要确保其安全性。由传统纸质工程档案向电子信息化工程档案转化的过程当中存在很多不稳定性，因此，必须要提高工程档案管理人员的安全防范意识，档案资料必须要及时备份，并且有效防止网络病毒入侵。除此以外，还要做好工程档案信息管理的保密工作，在档案转化过程中必须妥善保管并使用密码、密匙等认证手段，以防止电子文件被篡改，实现高效的信息化管理。

五、总结

总之，水利工程档案管理工作在水利工程建设中占据十分重要的位置，为水利工程建设提供重要依据的同时，可以有效反映出各个施工环节，做到有理可依，有迹可循。档案管理工作的质量直接影响水利工程的施工进度与质量，所以，必须加强对水利工程档案管理工作的力度，有效提高管理水平，为我国水利工程建设发挥应有的社会价值。