“互联网+”环境下档案馆公共服务能力提升研究

蔡苗苗

摘 要：随着经济的发展，计算机网络技术也得以迅速的发展，进入了“互联网+”的时代。目前，计算机网络技术已经和多个行业进行了结合，教育行业、会计行业等等都在工作中运用了计算机网络技术，使工作效率显著提高。整理档案是一项很繁琐复杂的工作，涉及到对象很广泛，内容也是各个方面的，可以结合计算及网络技术进行档案的管理，这样就会大大提高工作效率。因此，本文主要进行“互联网+”环境下档案馆公共服务能力提升研究。

关键词：互联网+;档案馆;公共服务

引言

计算机网络技术在档案管理中的运用可以使档案的管理更加规范化和有效化，能够为档案整个管理和工作体系带来很大的便利。电子技术与档案的结合不仅有助于管理人员和工作人员的档案管理，而且有助于提高公众服务的质量。质量不仅表现在量上，更表现在质上。电子技术与档案管理的结合提高公共服务质量的同时也提高了公共服务的效率。但是，如今“互联网+”背景下，档案馆公共服务的提升还存在着很大的問题。

一、档案的管理中电子化管理档案方法在运用中存在的问题

1.管理人员对于电子化管理档案的方法不够重视

如今，计算机技术以及信息电子化已经渗透到了我们生活中的方方面面，但是在档案的管理这个方面，工作人员已经养成了利用传统方法进行归档的习惯，很多部门虽然已经掌握了电子化管理档案方法，但是对这种方法进行归档的运用还是不够充分。工作人员对于电子化管理档案方法不够重视，仍比较习惯传统化的归档方法，没有做出相应的转变。一种工作方式的转变需要一定的时间和精力，并不是一蹴而就的，需要工作人员提高电子化管理档案的重视程度，投入时间和精力去适应和改变。就目前的情况而言，图书馆相当大一部分工作人员和档案管理人员对于电子化管理档案方法的运用重视程度和接受程度都不高，这是一个档案管理运用电子化管理档案方法所要必须解决的问题。管理人员对于电子化管理档案的重视程度会导致两个问题，一是管理人员代表着一定的管理决策，影响着工作氛围，管理人员在整个工作体系中起到的是榜样和表率的作用。管理人员对电子化管理档案的方法不够重视就会在整个单位中营造一种不重视电子化管理档案的方法，会使工作人员相应的也对于电子化管理档案的重视程度不够。二是，管理人员对电子化管理档案的重视程度不够，也就导致管理人员在进行策略的制定以及资源和资金的配置时，对于电子化管理档案的资源和资金配置可能都相对来说弱一些，没有资源和资金，电子化管理档案的方式很难在整个图书馆的工作体系和服务体系中推行起来。

2.电子化管理档案方法的相关制度不够完善

目前，电子化管理档案这个方法和技术都没有达到完全成熟的阶段。对于档案的管理来说，最重要的是要保证档案的真实性和完整度，就目前的电子化管理档案技术而言，档案的真实性和完整度很难得到一定程度上的保障。对于电子化管理档案的方法，没有一个完善的制度和标准对电子化管理档案方法的运用进行规范和约束，使在图书馆档案的管理的工作中，电子化管理档案方法的安全性和有效性无法得到保障。比如，电子化管理档案方法相对于传统的归档方法来说，虽然具有存储容量大以及可以进行共享等优点，但是也存在安全系数低、真实性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等问题。因此，在图书馆档案的管理进行先进档案方法的运用时，需要完善的制度进行规范和约束。但是，没有相对比较完善的制度对电子化管理档案方法进行约束和规范，导致在利用计算机技术进行图书馆档案的管理的中出现的问题无法得到及时的解决，这是一个主要的问题。图书馆档案保存的有效性和精准性不够，这也在一定程度上降低了公共服务的质量，因此，在提升公共服务的道路上，这是一个不可避免的问题。对于各行各业，单靠市场的自我调节以及企业的自我管理是完全不够的 ，都需要一定的政策和制度加以引导。而电子化管理档案方法作为一种新兴的方法和工具，仅靠自我调节和管理，是很难达到统一和规范的程度的。因此，需要相关部门出台统一的制度和规范来对各个单位实行电子化管理档案进行一定的引导，避免各个单位在实行电子化管理档案方法时所出现的混乱现象。

3.无法保证电子化档案达到应有的标准和要求

电子档案虽然相对于传统档案来说，存在移动性强、存储起来比较便利以及可以共享等优势，但是相对于传统的纸质化档案来说，电子化档案无法保证达到应有的标准和要求。主要有三个方面，一方面是电子化档案的安全性得不到保障，可能在工作过程中或者是电子化档案的存储阶段，计算机网络或者电子化档案会有病毒的侵入，导致电子档案的安全得不到保证;第二个方面是电子化档案的真实性得不到保证。但是电子化档案相对于传统化档案来说比较容易篡改和造假，这使电子化档案的真实度无法得到保证;最后是电子档案的完整度得不到保证，电子化方法无法保证较高的完整度。无法保证电子化档案达到应有的标准和要求，这是存在的另一问题。因此，需要建立一定的标准和要求来确保电子化档案的安全性、有效性和精准性。

4.没有将大数据与档案管理工作相结合

大数据是最近几年新兴的一个概念，自从大数据出现以来得到了社会各领域的广泛关注。大数据听起来是一个很复杂、很高深的概念。它实际上就是指数据的多且杂，数据的多体现在它的广泛性，数据来源于很大的一个人群;数据的杂指的是数据来源于各个领域、各个年龄段、各个层次的群体。这种数据的复杂程度和规模的庞大，已经无法通过人为的计算和分析来解决。大数据中对于数据的分析和管理是无法通过人脑来运作的，它要通过多种技术手段的综合应用从而获得真正需要的信息。大数据的真正问题不在于对这些庞大的数据进行储存，而在于如何对这些数据之间的规律和这数据背后蕴藏的信息价值进行开发。这种信息和规律也是各行各业应用大数据的原因所在。同样，在图书馆档案工作的管理中也可以运用大数据这个工具，利用大数据在档案管理工作中运用大数据可以精准的分析公众所需要的信息，因此能够给公众提供更加针对性、有效性的服务。但是在大多数的图书馆档案工作中并没有运用到大数据这个工具，这是一个急需改善的方面。大数据和档案管理工作的结合，在一定程度上也可以提高档案管理人员的工作效率，减少档案管理人员的工作量和工作任务。

二、针对于目前存在的电子化管理档案方法中的问题的突破策略

1.提高工作人员和管理人员对先进档案方法的重视程度

针对于工作人员对于电子化管理档案方法接受度和重视程度不高的问题，可以采取提高工作人员和管理人员对先进档案方法的重视程度的策略。提高工作人员和管理人员对于先进档案方法的重视程度，这是电子化管理档案方法运用的前提。一套工作方法的转变是需要时间和经历的，因此，从传统的纸质化归档方法转变为电子化管理档案方法需要提高工作人员和部门管理人员对电子化管理档案方法的重视程度。在整个档案管理的工作中，进行一套工作方法的转变是需要耗费大量的人力还有时间的，在转变的这个中间环节，还可能会大大降低工作效率。电子化管理档案方法的实施需要工作人员相互之间的配合，只有工作人员和相应的管理人员对于电子化管理档案方法的接受程度变高，才能使电子化管理档案方法运用在整个工作体系中，使工作人员以及公众都能够适应这样一套电子化档案管理的工作体系，提高公众服务的质量和效率。只有提高了管理人员对于电子化管理档案方法的重视程度，管理人员才能在工作时将重心放在电子化管理档案方法上，在单位内营造出应用电子化管理档案方法的一个工作环境，以身作则的去践行，相关部门的工作人員才能在管理人员的影响下加大对于电子化档案管理工作方法改革的重视程度。此外，只有管理人员提高了对先进档案方法的重视程度，管理人员会加大对于电子化管理档案方法的资金和精力投入，从而有利于让电子化管理档案方法在整个工作体系中能够更好的推行和实现。

2.建立统一的电子化档案管理的制度

针对于没有针对于电子化档案的完善制度以及电子化档案达不到应有的标准和要求的问题，可以采取建立统一的电子化档案的管理制度。建立并完善电子化档案的管理制度有两方面的意义，一方面是在图书馆档案的管理的电子化管理档案方法运用中出现了问题，可以参照相关的制度去解决问题，相关制度也可以对电子化档案方法的运用进行规范和约束，避免一些问题的发生;另一方面，电子化档案管理在一定程度上可以保证电子化档案的真实性、完整度和安全性。对于人事档案的管理来说，一定要保持档案的真实性。相对完善的管理制度以及对于电子化管理档案方法运用中监督力度的加大，可以避免出现一些造假的不良行为，增加工作人员对于电子化档案的责任感，同时也可以避免一些相关工作人员和管理人员在工作上的疏忽导致的电子档案完整性不高的问题。建立完整的档案管理制度，这是前提，在建立完整的档案管理制度基础上要加大对于电子化管理档案方法在整个档案管理工作体系运用的监督。只有制度加上监督，这才是一个完整的改革体系。这就类似于我国的全国人民代表大会以及常委会制定和通过了各种各样的法律，单有法律是不够的，还有国家机关代表国家来监督公民遵守法律，用国家强制力来保证法律的实施，对于违反法律的人则要受到法律的制裁。同理，在电子化管理档案的方法正在各个单位和企业中推行和实现的过程中，各个单位和企业由于没有相应的经验，因此在电子化管理档案方法推行的过程中，很可能会出现工作体系的混乱，制度这个时候起到的是规范和引导的作用，对于违反制度的加以规范，对于电子化管理档案方法不熟悉和不清楚的，可以起到一定的引导作用。在制度实施的基础之上，要有专门的监督机关或者是安排已有的部门对电子化管理档案方法的运用进行一定的监督，对于违反制度的单位要有相应的惩戒措施，从而能够加快电子化管理档案方法应用进程。

3.建立一定的责任体系来保证档案的质量

针对于档案无法达到应有的标准和要求时，可以建立一定的标准和要求，同时建立一定的责任体系来保证档案的质量。建立一定的责任体系，可以保证当档案管理环节出现了一些问题和差错时，能够及时找到和发现责任主体，对其进行纠正，进行一定的奖励和惩罚，来加强工作人员的责任感，从而能够认真、保质保量的完成档案的管理和整理工作，也能够在出现问题和失误的时候第一时间进行纠正和解决，从而更好的提升公共服务。同时建立一定的责任体系还可以增加工作人员对于自己工作的重视程度和认知度，没有责任体系的话，工作人员可能抱着对于工作无所谓的态度进行工作，这样会使整个工作效率降低，同时当工作进程缓慢时，也无法找到问题所在，这样电子化管理档案的运行工作就进入了一个死循环。因此，建立一定的责任体系是从微观的角度上，以每个个体为切入点，使每个个体在责任体系中能够认真的完成自己的工作任务，避免受到一些惩罚。同时电子化管理档案方法的工作人员也在一定的激励和奖励措施下，能够加大自己对于电子化管理档案方法的工作重视程度，能够投入更多的精力和时间，从而使电子化管理档案方法在应用时的错误和问题更少，保证储存档案的完整性、安全性和有效性。

4.将大数据与公共服务相结合

针对在档案管理工作中，没有很好的利用大数据这个工具的问题，可以采取将大数据与公共服务相结合的突破策略。大数据是一个新兴的手段和方法，通过大数据分析可以获取用户真正需要的信息，从而进行精准服务。大数据的一大优点是用户数量多，能够在一个较大规模的用户基础上进行数据分析，从而使得出来的结果更加的精准和有效，工作人员可以利用大数据分析得出的信息，运用各种调整手段，来提高公共服务，使公共服务更加的有针对性。大数据是一个专业性很强的方法和工具，因此相关单位在应用大数据这种方法和工具时，要引入相关的人才，在招聘工作人员时优先录用掌握大数据分析方法的人员。此外，档案馆还可以在现有的工作人员里选择一定的人员进行对外交流，吸取其他档案馆的成功经验或者是教训。档案馆也可以面对整体工作人员开办一些关于大数据的讲座，向全体工作人员普及一下关于大数据方面的知识。档案馆利用大数据分析得来的信息对公共服务的调整，也能够让公共服务对于公众更加的有效，能够真正的为公众服务，使公众得到有用的信息 使服务工作更加的针对性和有效性。

三、结束语

本文主要对“互联网+”环境下档案馆公共服务能力提升研究进行探讨，分为两个方面，分别是档案的管理中电子化管理档案方法运用中存在的问题和针对于目前存在的电子化管理档案方法中的问题的突破策略。其中问题分别是工作人员对于电子化管理档案的方法不够重视，电子化管理档案方法的相关制度不够完善，无法保证电子化档案达到应有的标准和要求和没有将大数据与档案管理进行有效结合。其中突破策略包括提高工作人员和管理人员对先进档案方法的重视程度，建立统一的电子化档案管理的制度，建立一定的档案管理工作责任体系以及利用大数据，进行更加精准和有效的公众服务。通过几种突破策略的应用，从而能够全面提升公共服务。

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（作者单位：陕西安康市汉滨区档案史志馆）