人事制度改革对人事档案管理的影响

2020-09-26黄素丽

兰台内外 2020年18期

黄素丽

摘要：人事制度的改革对人事档案管理工作产生了重要的影响，因此需要结合人事档案管理的一些特点以及人事档案管理改革所带来的一系列影响进行人事档案管理工作的创新，才能够保证人事档案管理工作的实际效果。本文主要围绕人事制度改革对人事档案管理的影响展开分析和论述，首先介绍传统人事档案管理制度的特点，然后分析新时代下人事档案管理工作的相关特征，接下来介绍在进行人事档案管理工作中存在的一些问题和不足，最后提出创新人事档案管理工作的有效举措。

关键词：人事档案;管理制度;人事制度改革;存在问题;有效举措

市场的竞争归根结底是人才的竞争，为了保证人才能够发挥其应有作用，必须要做好人事管理工作，而人事档案管理直接关系到人才管理的实际效果，面临着人事制度的改革，需要充分的认识到人事制度改革对人事档案管理工作所带来的一系列影响，尤其是要发现当下人事档案管理工作中存在的一系列问题，再进行及时的弥补，进行人事档案管理工作的创新和改革，从而实现人事档案管理工作的实际效果，保证发挥人才的重要意义，推动经济的发展，社会的进步。

一、传统人事档案管理制度的特点

1.与员工利益息息相关

传统的人事档案管理制度具有其自身的特点，其中最大的特点就是与员工的利益息息相关。人事档案是员工身份的重要代表，也是事业单位进行人力资源管理工作的重要载体，只有全面做好人事档案的各项工作，才能够了解员工的信息，比如发展规划、自身的经历以及学历等相关内容。人事档案管理工作与员工的利益具有紧密的联系，直接关系到员工的岗位调动，职位晋升等等各个方面。人事档案直接关系到每个人的切身利益，可以说是每一位员工的一面镜子。其中包含了员工们的各方面信息，既包括一些隐私的信息，也包括一些可以公开的信息。只有做好人事档案管理工作，才能够了解相关工作人员的具体情况，因此人事档案管理工作与每一位员工的利益是息息相关的。

2.员工对人事档案十分依赖

人事档案作为员工的重要资料，也是员工证明自己的材料，所以员工对于人事档案十分的依赖，无论是求职、工作调动还是职位的晋升都需要将人事档案作为参考。没有人事档案，员工就如同一张白纸没有任何内容，不能够获得发展，甚至不能够获得工作的机会，所以在原有的人事档案管理工作当中员工对于人事档案也十分的重视、十分的依赖，不允许有任何的错误。员工们在发展的过程当中要及时的扩充人事档案中的相关内容，把自身的经历相关证明材料都直接收集到人事档案中，从而有效地证明自己，并且也能够为员工今后的发展提供相关的参考依据。人事档案代表着员工的发展和经历，员工们对其十分认可，且不允许有任何的残缺。

二、新时代下人事档案表现出的特征

1.个人可以没有档案择业

在计划经济时代之下，人事档案的作用无可替代，但是随着计划经济的破产，我国进入了社会主义市场经济阶段，个人可以没有档案来择业，这样就使得人事檔案对个人的束缚不断降低。尤其是在事业单位人员离职之后，人事档案对于个人所带来的影响已经远远没有计划经济时代带来的影响大。因此个人可以在没有档案的情况之下进行择业，直接打破了传统人事档案的束缚，有利于个人结合自身的需求来进行科学合理的择业，打破了传统的吃大锅饭或者是铁饭碗的现象，既有利于人才的流动，也有利于人们的自身追求，不会受到计划经济时代的束缚，人事档案能够调动、活跃人才市场。

2.人事档案制度存在不足

在新时代的背景之下，人事档案制度暴露了一些缺点和不足，部分人员随意的对档案信息进行更改，导致了档案内部的水分比较多，无法了解个人的真实情况。如果缺乏相关的制度和约束，也会造成档案管理人员例如利用职务之便来窃取私利的现象。这种弄虚作假的现象直接影响到了人事档案的真实性。尤其是在进行人事档案管理的过程当中会受到人员的影响，如果档案管理人员专业意识淡薄，缺乏对档案的有效收集和整理，会造成档案的不全面。

三、人事档案管理存在的不足

人事档案管理存在着一些问题和不足，主要表现在以下几个方面。

1.信息有限，反映不全

由于档案信息是一个不断填充的过程，需要结合员工的发展来进行扩充以及信息的进一步完善，但是当下人事档案管理由于缺乏重视，不仅信息不能够有效的更改，而且信息不够全面，导致了档案信息的缺失。由于档案内容不够全面，难以满足单位对于员工选拔等相关的要求，不利于员工的成长，也会造成人事档案信息都不全面，进而导致事业单位做出错误的判断，难以发挥人才的优势推动工作的发展，影响到了事业单位的可持续发展。

2.管理制度有待健全

由于档案内容相对较为琐碎，因此如果管理制度不够健全也会影响到人事档案管理工作的有效落实，不仅会使得工作人员缺乏工作积极性，而且存在着突击的行为，不能够将日常的档案管理工作有效落实，进而造成了档案信息的不全面。档案信息系统缺失等现象。尤其是管理制度的不健全会给一些人以不法的行为，利用制度上的缺陷对档案信息进行随时随意的更改，影响到了档案信息的真实性，也会给单位用人带来错误的判断。

3.缺乏服务意识和进取精神

档案管理工作是为人们来服务的，但是由于管理人员以及工作人员缺乏服务意识和进取精神，导致了档案信息内容不能够及时的填充档案信息严重缺失，给单位用人带了很大的麻烦。尤其是部分事业单位在进行人事档案管理工作中采用传统的管理模式，不仅管理理念缺乏创新，而且档案管理的效率和质量不高，既不符合于信息化时代发展的大背景，也会限制人事档案管理工作水平的进一步提升。

四、人事制度改革下人事档案管理措施

1.减少对员工的束缚

在人事制度改革的大背景之下，必须要打破传统的人事档案管理工作的束缚，能够尽量减少对员工们的约束，确保人事档案能够充分反映员工们的真实情况，并且能够为员工们的离职以及寻求新的岗位提供重要的依据。通过逐步转变观念，适应当下市场发展的规则，结合市场对人才的需求，全面做好人事档案管理工作。通过进行人事制度的改革，能够进一步解决在进行人事档案管理工作中存在的一些问题和不足，打破传统人事档案管理工作对人员流动所造成的束缚，确保人员的正常流动，发挥人才的应有作用。

2.清楚身份观念

在社会主义市场经济条件之下，在进行人事档案管理工作时，必须要进一步清楚身份和观念，能够制定出层次上的管理方法，确保人事档案管理工作的效率和质量，尤其是在推进人事档案改革的过程当中要转变传统的观念，加强对人事档案管理工作的重视程度，同时也能够进一步清楚身份，确保对档案信息的及时有效扩充，保证档案信息的全面性。

3.成立专门机构

人事档案管理工作较为专业，因此必须要保证档案管理人员的综合素质，这就需要成立专门的档案管理办公室，聘用专业的档案管理人员来进行人事档案管理工作，结合实际需要也应该推进档案管理工作的信息化建设。通过进一步完善信息化管理的系统，全面分析引入网络信息化技术，才能够保证对档案信息进行规范化的管理。尤其是结合事业单位自身的实际，成立专门的信息数据库，能够将各类信息及时的录入到数据库中，从而全面提高档案信息的准确度和可靠性，为事业单位的发展提供人才保障和基础。与此同时也要提高档案管理人员的综合素质，在成立了专门的档案管理机构之后，能够聘请专业人员来进行档案管理工作，这就需要加强对档案管理人员进行业务培训和考核，通过进行业务培训，确保掌握先进的工作技术和工作方法，通过进行考核来提高档案管理人员的工作积极性，保证工作的效率，积极的对档案信息进行收集、整理、分类，保证档案信息的全面性。

4.要全面加强对人事档案管理工作的重视

在推进新时期人事档案管理工作时，首先应该充分的认识到档案管理工作的重要作用和地位，同时也要完善档案管理的监督体系，才能够更好的对档案管理人员进行监督，从而调动工作积极性，提高工作效率。因此应该加大对人事档案管理工作理念的宣传，确保档案管理的参与者以及涉及到的相关工作人员都能够提高对档案管理工作的重视程度，积极的完成自身的职责所在，全面推进人事档案管理工作的有效落实。

5.要进一步创新档案管理的方法

各单位在推进档案管理工作时，为了全面提高档案管理工作的水平，应该由传统的分散模式转向统一模式加强档案管理的全面性，尤其是要进一步整合档案的信息资源，实现对档案的集中化和统一化管理，另外也要加强对档案资源的应用和开发，可以通过完善档案管理的条例以及科學制定管理的方法和举措，确保人事档案管理工作能够符合市场经济发展的相关需求，全面提高档案管理工作的实际水平。

6.要进一步充实档案的相关内容

在进行人事档案管理工作创新时应该加强对各种档案信息的充实和完善，避免出现档案信息不全或者是档案信息丢失的现象。人事档案中的元素主要包括聘用书、工作协议以及劳动合同等相关的文件，所以一定要及时的进行归档，同时对于解聘、辞聘或者是考核等相关内容也要及时的存入档案之中，以便丰富档案的内容，并且能够对人事的任免以及选拔提供更多的参考数据。只有进一步充实档案的内容，才能够使得人事档案充分发挥其应有作用，也能够体现出人事档案管理工作水平的提升。在进行人事档案内容充实的过程当中，也应该进一步改变传统的人员身份分类的管理制度，在传统的人事档案管理时，通常按照个人的身份来进行档案的分类管理，比如军人档案、工人档案、干部档案以及学生档案都是差别对待的，这种传统的档案管理模式存在着一定的弊端，因此在进行新时代人事档案管理工作时应该改变这种人员身份分类的制度，只有坚持统一管理，才能够打破传统的不公平的身份分类，能够真正的结合岗位的需求进行人事档案管理工作。

7.要做好档案管理人员的培训工作

随着新时期人事档案管理工作的内容越来越多，应该全面提高对人事档案管理人员的培训力度，通过加大培训力度，对现有的人事档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平通过进行专业性的培训，提高档案管理人员的管理理念，能够充分的利用现代信息技术推进档案管理的信息化建设，才能够全面提高档案管理的效率，解放更多的劳动力，创新档案管理的新模式。

8.要进一步规范档案的管理秩序以及流程

为了保证人事档案管理工作的科学性和准确性，应该进一步规范档案管理的流程，避免出现秩序混乱的现象。尤其是在进行人员的调出以及调入或者是选拔任用时，必须要及时的对档案进行核对，确保档案信息的准确无误，才能够保证选拔任用的科学性，因此要对档案信息的管理进行有效的约束和规范，通过形成制度体系，确保档案管理工作更加公开透明，既有利于信息的全面性，也保证档案信息的共享，同时避免出现档案信息随意更改的现象，通过加大监督完善档案管理流程的监督，提高档案管理工作的实际水平，避免出现徇私舞弊的现象，真正的提高档案的真实性和准确性，保证发挥档案的应有作用，确保对人员的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，实现社会经济的全面发展。

五、结语

传统的人事档案管理工作与员工利益紧密挂钩，并且存在着高控制的现象，但是随着人事制度的改革，对人事档案管理工作带来了重大的影响，不仅减少了对人员的束缚和限制，同时能够进一步提高人员的流动性，从而适应社会主义市场经济的发展需求，为经济发展提供人才保障。但是当下在进行人事档案管理工作时存在着一些问题，比如说制度体系不够完善，工作人员专业素质不高，档案管理的水平有待进一步提高，因此为了保证人事制度改革下人事档案管理工作的实际效果，应该全面打破档案管理工作的束缚，采用信息化手段，成立专门的机构，聘请专业人员来全面展开档案管理工作，通过创新档案管理意识完善档案管理制度，保障档案管理工作的实际效果。

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