民营企业物资供应流程内部控制研究

摘要：改革开放以来，民营经济已成为我国经济的重要组成部分，并在促进生产、繁荣市场、扩大就业、增加财政收入等诸多方面发挥了极其重要的作用。尽管民营经济在发展中取得瞩目的成绩，但是民营企业在经营过程中仍然存在较多的管理问题，并成为其进一步发展的瓶颈。物资供应是企业运营过程中内部管控的关键性环节，不仅影响企业能否向客户交付产品，更是产品成本控制的重中之重。本文在分析民营企业物资供应流程内部控制的重要性基础上，探讨了民营企业物资供应流程内部控制现状和存在的问题，并针对性的提出了加强民营企业物资供应流程内部控制的对策建议。

关键词：物资供应;民营企业;内部控制

中图分类号：F279 文献识别码：A 文章编号：2096-3157（2020）19-0040-02

一、引言

物资供应流程，不论是何类企业，都是管理层重视的内容之一，特别是民营企业，更是把供应部门作为最重要的管理内容之一。但是，在企业管理实践中，往往由于民营企业对内控体系认识程度不足，出现管控中顾此失彼，更有相当部分企业对企业商业秘密认识的错误，隐蔽供应环节，造成物流信息及业务信息不能被公开，导致监督与约束机制的丧失。内控体系的规范建立是企业防范风险、改善管理、提升效率的举措，科学规范的设计物资供应流程，既能保证企业正常的生产运营，又能在降低成本、避免舞弊方面得到控制。企业物资供应在企业运营中的重要性具体主要体现在以下方面：

1.确保生产运转的基础

物资供应是保证企业连续生产的物料保证，而物资最佳采购量与合理库存，是企业减少库存物资资金占压、降低企业因缺料而增加开关机成本的举措。

2.确保产品价格的优势

原材料在产品成本中占有较大比例，材料成本直接影响产品成本，在采购源头控制原材料采购成本，确保了企业在产品的制造初始就具备了产品的价格优势。

3.确保产品品质的保证

物料品质是确保产品品质的重要因素，溯本求源，原材料质量的采购控制，也是产品质量控制的核心内容。

4.确保资金链条的循环

合理的应付账款是维护供应商与企业合作关系的纽带，也是企业获取短期无息负债资金的一種方式。在物资采购过程中与供应商建立合作共赢的模式，既能保障企业物料及时供应，又为企业资金链条的循环带来供给渠道。

二、民营企业物资供应流程内部控制现状和存在的问题

民营企业在发展之初，经营管理模式大部分是家族式，经济大权集中在领头人手中，重要的岗位普遍存在裙带关系，并且，管理权、人事权、经济权集于一人，相关决策仅凭经验。企业的物品采购，既涉及资金、又涉及物资，为确保这一环节不出现腐败、采购资金不被外人侵占，部分民营企业对岗位人选的选择慎之再慎，任人唯亲，所以在整体物资采购过程中，科学的计划性、严谨的内控牵制、高效资金循环等往往被忽视。

1.采购物资计划性不强

采购计划内容包括采购量、到货时点等内容，但生产性企业的制造过程是周而复始的，物资采购计划应就企业产品制造周期、物料供给交付、原材料市场变化等规律综合考虑原材料的采购计划，既要满足眼前订单的交付，还应考虑物料资源的储备。但大部分民营企业对市场的预测性不强、不能判断分析市场趋势，再加企业顾虑物资储备形成资金占压等，往往只是顾及眼前订单的材料需求，更不考虑最佳采购批量、不考虑原材料价格季节性调整等因素，形成采购计划频繁下达、原材料价格波动较大、采购费用居高不下，最终产品成本及企业盈利受到影响。

2.无科学的供应商评价机制

正视企业与供应商的关系，不应把供应商简单的看成卖方。有无科学的供应商评价机制，会对企业的物资采购质量、价格、交货及时性、货款等受到直接影响。在实际中，部分民营企业在物资采购过程中对供应商较为苛刻，总以为对方在赚自己的钱，在谈判过程中材料价格反复压降、材料品质一味的提高，交易在多个供应商间比来比去，慢慢造成供应商为保证自己利益而以次充好、现款现货，最终使企业货、款都受到损失。与供应商建立合作共赢的合作模式，建立互相信任的合作关系，不仅在材料供应源头有了保证，甚至在企业突遇资金短缺时，也并不影响企业的正常运营。

3.缺失检验与入库过程的规范

物资采购流程控制中，材料的检验与入库是确保材料质量与采购数量的关键环节，完善的材料检验标准、检验程序及监督机制，是杜绝物资采购中以次充好，特别是无法目测的技术指标隐含瑕疵的风险。入库流程的规范，杜绝计划采购量与实际到货量不符、入库数量短少等风险。因物资采购制度不完善，企业内外勾结而损毁企业利益的实例比比皆是。

4.结算付款环节与采购流程相脱离

结算与付款是物资供应过程中最重要环节，结算与付款又是物资供应过程中重要的控制点，结算要与采购计划、实际到货、入库单、发票、合同等核对一致，确保采购业务的真实性及准确性;付款要与采购合同、发票结算、实物入库等核对一致，确保采购物资的价格控制。因企业缺乏科学的过程控制，造成结算与付款流程与实际的采购物资控制流程脱离，材料验收情况无法约束付款、物资实际入库情况与结算信息不符、人为的调整出库领用掩盖实际的采购业务，形成财务控制形同虚设。

5.缺失内部独立的监督、评价机构

企业的业务流程涉及各个环节，部门职能发挥与流程的高效是整体管理水平的表现，企业部门职能、流程控制等从设计的角度到执行的深度，都需要系统性的评估，并通过相关手段检查风险隐患。但民营企业在基础管理水平低下的状态下，不注重内审机构，更不了解内控体系所发挥的作用，往往出现每一环节都有流程，每一业务都有制度，但是舞弊行为等管理漏洞却时常发生。

三、加强民营企业物资供应流程内部控制的对策建议

1.建立完善的采购制度、重视物资采购计划的重要性

建立完善的采购管理制度，科学的规范采购业务的控制流程，从采购的需求端开始，一直到采购业务的对象被转化或消耗，设计环环相扣、互相监督的流转流程，确保流程清晰、信息共享、职能明确、风险可控。在需求环节，先建立需求申请及审批程序，在采购源头制定采购计划，明确采购物资的用途及缘由，确保采购计划的真实性;在计划环节，建立物资采购计划申请程序，依据内部需求及仓库实际库存情况、最低安全库存标准、物资采购经济批量等因素，制定最佳采购量，确保物资的最佳库存和最佳成本;在实际的采购环节，建立物资采购比价及合格供应商制度，通过在合格供应商体系内或有竞争优势的备选供应商体系内，通过比价程序，确定最终供应商;在入库环节，建立验收检验制度，仓库人员依据已批审的采购计划及质检人员的来料检验单进行入库物资的手续办理，确保入库物资是依据需求采购。

2.建立科学的供应商评价机制

供应商是确保企业物资供应的基础，建立供应商评价机制、处理好供应商的关系，有利于双方资源互享、互惠互利、共同开拓市场。合格与稳固的供应商，是企业在持续经营过程中筛选出来的，通过建立完善的供应商评价制度，从其规模、品质、价格、反应能力等综合评级，打造一个新的供应系统体系，为企业产品及时交付、产品制造成本降低、质量品质保证、营运资金周转等环节持续改进和提升，巩固企业自身竞争力。

3.设置职权清晰的组织架构

企业根据管理需求科学的设计内部机构，是合理分配权责、明确职能、提高运行效率的基础，部门职能清晰，工作内容细化，流程设计才能严谨而流畅。不同的业务流程需要不同的部门来处理，内部机构应视企业规模、业务量等进行设计，业务流程应根据业务特点及内部控制要求来设计，同时必须重点考虑制衡性与成本效益原则，不能因重视监督而人为增加控制点和重复职能的部门，也不能因考虑管理成本而减少监管部门。物资供应流程，涉及物资需求部门、物资管理部门、物资采购部门、结算付款部门、质量检验部门等，各部门根据部门职责，依据工作标准及时完成工作任务，各部门在业务流程中扮演着执行与监督的角色，执行是根据工作标准做好本岗位工作，高效保质地处理流程中的节点，监督是对处理的业务进行考量，对其真实性、合规性进行监督，使整个业务流程处于多层监管，避免风险与漏洞。

4.建立关键性岗位人员的轮岗制度

关键性岗位人员轮岗，主要目的是控制风险、杜绝违规违纪、减少舞弊行为。采购人员的轮岗，在不同的企业也存在不同的看法，有人认为轮岗是对人的不信任，甚至会造成工作的影响。实际工作中，规范的轮岗制度，能为企业培养综合性人才、增加采购业务的透明度，通过轮岗，使采购人员对其他岗位的工作理解，更能在协同配合上达到最佳效果。

5.发挥财务在采购管控中的作用

财务部门参与公司几乎所有经济业务的处理，财务监督职能的发挥，是对采购业务流程中涉及采购价格、入库结算、资金支付等环节的延伸管理，财务通过产品成本核算，对采购价格进行分期对比，减少采购过程中因腐败产生人为的价格波动，财务通过对存货的管理，对各期库存进行资金占压对比，能杜绝因采购不当形成的库存积压，财务参与采购业务的合同、发票、支款等环节审核，更能直接的对采购业务过程的监控，所以，财务利用其专有的监督职能，对采购环节的全盘控制发挥着不可替代的作用。

6.建立企业内审体系

业务流程中各部门间的工作配合，能起到互相监督的作用，部门内部的业务复审，能起到关键控制点标准执行程度的监督，而公司設立的专门审计机构利用其独立性，依据部门职责专业的开展业务，从制度设计源头到关联业务的衔接、从业务流程的和控制点到流程的效率性、从关联人员的职能职责到程序的合规性，在全局及全方位的角度对业务流程进行监督。

所以在架构设立、部门职能、内审机构等环节建立相关的约束机制，完善物资供应流程，从而达到企业降低物资采购成本、提升企业效益、控制经营风险的目的。

四、结语

综上所述，随着民营经济在国家经济发展中的作用逐步凸显，国家对扶持民营经济的力度越来越大，在优越的宏观经济环境下，企业如能抓住机遇，转变意识，提升企业综合管理水平，注重内控建设与完善，定能在激烈的市场竞争中发挥民营企业的优势，得以更加长远的生存与持续发展。

参考文献：

[1]田震.企业物资供应流程的控制研究[J].中国商论，2019，（02）：12～13.

[2]吴彦.流程管控下制造企业采购与付款内部控制研究[J].企业技术开发，2016，35（23）：126～128.

作者简介：

闫存瑞，供职于山东泰山体育产业股份有限公司。