科研事业单位人事档案规范化信息化建设的探索

徐燕 宋敏

[摘 要] 人事档案是考察和规范选拔使用干部的重要依据。在当前互联网技术大发展的背景下，如何提高人事档案管理工作水平，实现规范化信息化管理，在科研事业单位人力资源管理发挥重要作用，是当前人力资源管理工作的一项重要课题。

[关键词] 科研事业单位；人事档案；人力资源管理；规范化；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

人事档案是指在人事管理活动中直接形成的，记述和反映个人人生轨迹的载体。人事档案是个人重要学习和工作经历的全面记录，包括了学习经历、工作状态、政治思想、社会关系、劳动关系、劳动工资、奖励惩罚等方面的原始记录。学校、工作单位对个人进行客观地记录和评价，组织人事部门以此载体提供的信息为来源收集整理为人事档案。按照国家《党政领导干部选拔任用工作条例》有关规定实施干部任前公示制度，组织部门严格核查人事档案，个人信息通过报刊、出版物、电台、电视台、互联网等媒介传播给社会，接受公众监督，体现了人事档案的历史性和价值性，彰显了组织工作的严谨性和权威性[1]。

在科研事业单位中，人事档案除了学习经历、工作经历外，主要包括专业技术资格晋升、专业技术岗位聘用变动、劳动工资晋升、科研成果及奖励等方面证明材料。以广西科技情报研究所人事档案管理为例，通过收集、整理近300份干部人事档案，进行规范化信息化建设的应用研究探索。通过分析人事档案管理工作中存在的问题，充分认识人事档案管理工作的重要性，提出人事档案规范化信息化的措施。从人力资源管理的角度，对单位合理规划培养专业技术人员、促进科研人才团队成长、优化人力资源配置中发挥积极的作用[2]。

一、人事档案规范化、信息化的重要意义

2019年，中共广西壮族自治区委员会组织部印发了《关于持续深入开展干部人事档案专项审核工作的通知》，大部分区直機关单位公务员的人事档案已完成专项审核，事业单位中的处科级以上干部人事档案纳入专项审核范围。科研事业单位中的专业技术人员人事档案也要参照执行。人事档案规范化、信息化既是组织人事工作的客观要求，也是提升管理科学的必然要求。

人事档案作为一种实物性材料，可为人力资源管理中选人、用人、育人、留人提供客观依据，为管理人员科学决策提供有用参考。人事档案信息化管理，是提高人事档案利用效率的必然途径。人事档案建设记录了干部工作的基本情况和成长过程，必须实事求是，不容篡改。不论是在职还是退休、亡故后，都有历史档案，干部履历在很多场合仍发挥着重要证明的作用。户口本不一定能证明亲属关系，较早的干部履历表可以证明家庭成员亲属关系为解决家庭财产纠纷提供有力佐证；个人专业技术资格证件丢失，可以用相关人事部门盖章同意的个人专业资格申报资料来证明。个人工作任职经历和财产申报，可为纪检监察工作提供事实依据。间接提醒干部职工在工作中修身自律、心存敬畏，促进形成风清气正、公正廉明、奋发向上、赶超学比的良好政治生态环境[3]。

二、人事档案在规范化、信息化管理中存在的问题

（一）人事档案纸质老化、残破，亟待修补

大部分离退休干部在1979年之前形成的人事档案，纸张发霉、变黄、破损、脆化，字迹模糊。特别是1949年之前的档案，是近代中国变迁与地方革命工作的珍贵历史文献。

（二）人事档案缺漏、错误，需要追溯

随着我国人事制度和高等教育改革的进展步伐，个人工作单位变动和继续教育机会增多，个人的学历、资历、奖惩情况等资料同步增加。因工作人员失误，在人员调动过程中入党入团材料不及时随人事档案调动，专业技术职务晋升申报材料、在职教育、年度考核、奖励等材料不及时归档造成材料缺失。个人填写出生年月、参加工作时间不一致，个人信息不规范的情况时有发生。

（三）人事档案管理软件应用水平不高

对干部人事档案信息资料未进行完善的归档，未及时录入档案管理系统，查询个人档案信息有限，未能实现对干部人事档案的全部资料进行精准查阅，生成相关表格、发挥电子档案管理信息化的作用[4]。

（四）人事档案管理工作不规范

专职工作人员培训教育不及时、相关部门监督不到位，人事档案管理工作偏松散。档案管理人员收集归档工作被动，未完全按照相关文件要求执行。比如，归档材料信息不全、质量不高；归档整理资料不规范，归类、目录不统一；不注重核查档案信息的有效性和完整性，收集不及时、记录不准确、保管不科学等情况。

三、开展科研事业单位人事档案规范化、信息化研究的路径

（一）收集职工个人人事档案，对照人事档案卷宗目录进行分类、整理

重点收集齐全涉及“三龄两历一身份”，家庭主要成员及主要社会关系，专业技术职务晋升、岗位聘用变动、奖励惩罚等基本信息。对残缺老化页面进行修补或者拍照扫描保存。

（二）鉴别归档材料

比如，初步判断入党（入团）申请书、高中以上学习经历、工作经历，专业技术资格申报表、职务变动登记表、岗位聘用变动登记表、工资变动登记表等材料是否客观真实、关联合理，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整。对档案材料进行有效细致地鉴别。

（三）整理加工装订成册

全部按照A4纸大小，统一档案盒、目录等档案用品，分类编号，整理目录，装订成册。按照名字首字母的顺序进行存放，为档案的查阅、调取提供方便。

（四）人事档案信息录入

运用“组织、人事信息自动化系统”建立起规范化、标准化的人事档案数据库，满足人事档案管理工作的基本需要，能够实现关键词智能检索，自动生成相关统计表格、形成汇总数据，发挥人事档案人才信息数据库的作用。

（五）研究制定人事档案管理办法

印发人事档案规章制度，约束相关部门、个人主动及时提交档案材料，配备必要的档案管理人员、场地、设备与工作经费，持续加强人事档案信息化建设。

四、加强人事档案规范化信息化建设的对策

（一）以提高人事档案管理人员的素质能力为出发点，提升人事档案的科学管理水平

以人为本，提高人事档案管理人员的业务能力水平、加强党性修养十分重要。档案管理人员要做好档案的整理、审查以及认定工作，要求既要熟悉相关的法律法规要求，更要求坚持原则、坚守初心，强化责任担当意识，增强人事档案管理工作的光荣感、使命感。杜绝弄虚作假、滥竽充数，确保人事档案管理工作严肃性和纪律性。加强档案保密意识，对于个人隐私和重要信息，不该说、不能说的坚决不说，不当路边八卦新闻的制造者和传播者。切实做到为科研事业单位提供有参考利用价值的人事档案信息，重点加强对反映科研人员专业技术能力水平、职业道德等材料的收集利用。同时，转化思想观念，把被动工作转化为主动服务，深入挖掘人事档案信息資源，为本人专业技术职业生涯规划提供合理化建议，主动为单位人力资源管理提供服务。

（二）以提高人事档案“互联网+”技术应用水平为根本点，提升人事档案综合开发利用水平

利用计算机互联网技术实现人事档案管理的数字化，是提高干部人事档案管理有效年限的最有效方法。提取基本人事档案信息形成电子花名册、个人基本履历表，工资和退休、档案提交等业务提醒，便于日常管理工作的查询和使用。利用计算机技术与网络技术，创建电子档案数据库，多途径开发档案信息，满足人员调动、岗位变动、工资变动等变动引起的数据更新需要。将干部的人事档案资料详细录入到电脑系统的同时，保证其档案真实性和存储多样化，人事档案的管理形成动态管理与长期保存相互补充，加强网络安全措施，有效提高科研事业单位人事档案使用率和利用效果[5]。

五、结语

在大数据时代发展的浪潮中，科研事业单位要加强人事档案的规范化信息化建设，持续完善人事档案的内容，健全人事档案管理制度，进一步加强人事档案的管理、开发与利用，使人事档案在科技干部队伍建设中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]余志勇，浅谈干部人事档案的规范化管理措施[J].办公室业务，2018（4）：172-173.

[2]刘维，企事业单位人事档案管理初探[J].工作指导，2020（1）：167-168.

[3]周瑞廷，人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].数字经济，2020（2）：193-194.

[4]李林波，机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019（3）：297.

[5]孙毅然，浅析事业单位人事档案信息化管理问题[J].兰台内外，2020（5）：11-12.