项目业主方全过程合同动态管理——以华西·九曲1号项目为例

易 定

(四川华西房地产开发公司，四川成都 610000)

1 华西·九曲1号项目的全过程合同动态管理体系

1.1 项目概况

四川华西房地产开发公司在资阳九曲河上游开发了华西·九曲1号项目，该项目占地7.5 ha，总建筑面积224 658.52m2，容积率2.2，密度19.76 %，绿地率37 %。项目设计分南区、北区两部分，其中北区设置3栋22层高层住宅，每栋均为沿河景观朝向；南区沿河层层退台布局设计、天际线丰富，沿河布置有4层叠拼别墅8栋、9层小高层2栋、18层小高层6栋，26层中小户型高层5栋，商业均为沿二环路临街布置，项目共26栋建筑。项目2011年底通过市场公开拍卖取得土地，2012年5月取得施工许可证并开工建设，项目一期工程2013年10月30日竣工验收，二期工程于2014年12月竣工验收并交付业主使用，如图1所示。

图1 华西·九曲1号项目整体效果

1.2 项目全过程合同动态管理体系

为了保证项目工程质量安全、进度、成本开发目标实现，通过合同管理机构，把公司各部门、各环节的合同管理职能组织起来，形成一个既有明确岗位、责任和权限，又能相互协调、相互促进的有机整体，使合同管理工作制度化、系统化、标准化，从而全面履行合同，保证了项目开发目标顺利完成。为此，公司要求华西·九曲1号项目必须进行全面合同管理，以项目全过程合同动态管理体系作为项目管理的主线，使项目管理真正能做到“两全一动”，从全面系统的、全过程的、动态的管理的角度，对项目管理涉及到的所有要素进行有效的控制，以保证目既定的质量安全、进度、成本三大控制目标得以实现。项目全过程合同动态管理的管理体系由5个方面构成，包括科学的组织体系以及严格的过程控制等[1-4]。项目业主方全过程合同动态管理体系如图2所示。

图2 华西·九曲1号项目全过程合同动态管理体系

1.2.1 华西·九曲1号项目全过程合同动态管理的组织基础

建立一个有效的项目开发管理组织是开展项目全过程动态合同管理的基础。没有有效的项目开发管理组织做保证，项目业主方的合同管理就成为了“空中楼阁”，合同动态管理就无从谈起。为了加强华西·九曲1号项目开发的组织管理力度，确保工程质量安全、进度、成本三大目标地顺利实现，在项目取得土地，同时公司成立了以总经理直接领导，以法律债权、合约商务、财务、审计、后勤、工程、报建管理等相关职能部门派员组成的华西·九曲1号项目经理部，具体负责项目的总体协调、工程设计、工程施工、招标投标、物资采购、预算控制和审计等工作(图3)。

图3 华西·九曲1号项目合同管理组织框架

同时，为了加强项目工程招标、合同策划管理工作，合理分配和防范风险，减少合同纠纷及索赔，在确保项目进度和质量的前提下，充分利用招标及合同策划的手段最大限度地有效控制和降低项目投资，华西·九曲1号项目成立了合同动态管理小组(图4)。

图4 华西·九曲1号项目合同动态管理小组

1.2.2 华西·九曲1号项目全过程合同动态管理的制度保证

工程项目合同管理有效开展，离不开一套合理、完善的合同管理制度。结合公司合同管理的实际情况，公司制定和完善切实可行的合同管理的规章制度，将合同管理纳入法制化、规范化的轨道[5]。

为建立公司规范化的行政管理机制，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政管理工作有章可循、照章办事，制订了《综合办公室管理制度》。依据国家有关招标工作的法律、法规、政策和企业发展战略，建立和完善公司合约管理体系，实时收集行业信息及市场发展信息，分析公司环境的变化，组织招标工作，牵头组织合同评审等内容，制定了《合约商务部管理制度》。为加强财务管理，根据国家有关法律、法规及集团公司财务制度，结合公司具体情况，制定了《财务管理部制度》。工程管理部是公司主管施工生产及各项生产经营资源配置的部门，主要负责开展公司的工程技术管理、生产组织管理、施工计划与进度管理、施工标准化管理、质量管理、安全管理、材料设备管理，制定了《工程管理部制度》。为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订了《合同管理制度》。

1.2.3 华西·九曲1号项目严格的全过程合同控制

业主项目合同管理要以业主日常的企业合同管理为依托，公司在企业的日常合同管理中注重推行全过程合同控制，这为华西·九曲1号项目的全过程合同管理控制提供了坚实的基础，公司在企业日常的合同管理推行的全过程合同控制措施主要包括合同立项审批、资信调查、合同洽谈、合同起草、合同审查、合同履行、结算付款等环节等全过程合同控制。

从合同立项审批入手，督促合约商务部牵头法务部等部门做好资信调查，在合同谈判环节实行集体会审制，充分发挥合同管理组织框架体系、质量保证体系、法务部和财务、审计部门的作用，保证了谈判质量，为合同的签约、履约打下了良好的基础。

合同起草环节必须准确表达双方谈判确定的意思，做到条款不漏项；标的物表达清楚、标的额计算准确；质量有标准、检验有方法；标的物、提(交)货地点、运输方式和结算方式明确；违约责任及违约金(或赔赔偿金)计算方法准确；文字表达严谨。合同履行管理过程中落实合同履行责任人。业主方合同管理证明，结算付款也是一种合同管理行为，公司把从合同立项到合同结算付款均纳入合同全过程管理，严把结算付款关，防止欺诈行为发生，这就有力地保证了合同的履行，维护了公司的权益。

2 华西·九曲1号项目合同策划管理

项目立项并进行工程设计的同时，法务部就开始牵头组织工程部、合约商务部、财务部等相关部门以及外部专家团队进行项目合同总体策划，其内容主要包括：项目发包模式选择、项目招标方式选择、合同文本选定、合同重要条款的拟订及甲供材料及设备范围的确定等内容[6-7]。

2.1 项目发包模式的选择

公司法务部会同专家团队，经过分析认为：对于华西·九曲1号项目这样规模的项目，公司通过前期与潜在的施工承包商接触和沟通，对他们的技术实力、管理水平、资信状况等经过综合评估，确定本项目以总承包为主的发包模式，项目勘察设计、监理、房屋建筑工程施工等采用总承包模式，避免了工作界面的不清晰，有利于后期的合同管理和协调。

2.2 合同计价形式的选择

由于项目对于施工条件较好，而且设计单位的提前参与介入，招标时的设计深度己达到施工图设计要求，工程设计图纸完整齐全，项目范围及工程量计算依据确切，合同履行过程中不会出现较大的设计变更，承包商依据的报价工程量与实际完成的工程量不会有较大差异，因此在施工总承包合同计价形式上采用固定总价合同方式，目的是以合理较低价格选择到优秀的承包商中标，达到控制开发项目成本目标。

2.3 合同条件的选择

采用标准的合同示范文本，在标准合同示范文本的基础上进行合同谈判、协商、签订，大大节省了合同双方的时间和精力，使双方能够在较短的时间内达成共识、签订合同，标准合同文本应用对在项目建设中进行合同管理带来了极大的便利。

3 华西·九曲1号项目招标阶段合同管理

3.1 招标方式的选择

按照公司合约商务部、法务部确定的总承包为主的发包模式，华西·九曲1号项目依据工程的复杂程度、承包商资质能力的要求、市场潜在的合格承包商的数量，并结合发包模式等来采用公开招标方式选择总承包施工单位。

3.2 投标单位的选择

由于我国建筑市场“僧多粥少”的现状，出借、转让资质及挂靠转包现象十分突出。为了真正选择到有实力的承包商，避免转包、挂靠带来的工程质量低下、工期拖延及合同纠纷和索赔，确保项目质量安全、进度、成本目标的顺利实现，通过严格的资格预审选择投标单位是非常必要的。本项目的施工总承包单位选择依据主要从单位的资质、人员构成、管理体系、财务状况、资信状况、业绩工程以及拟派往本项目的项目经理的业绩和能力等几方面进行评价，选出各方面条件优秀的承包商，并通过招标方式确定参与竞标的合格投标人。

3.3 招标文件的编制

招标文件是进行工程招标、投标各项工作的重要依据，项目施工总承包合同招标的招标文件主要由商务部分和技术部分组成。商务部分标书由委托外部造价咨询单位负责编制。技术部分标书由公司工程部牵头编写。招标文件主要包括招标公告、投标须知、合同条件、评标方法(综合评估法)、合同主要条款、实施方案、图纸、投标文件格式和文字说明等组成。

3.4 招标过程管理

工程招标文件均会要求投标人在投标时明示一般权利义务问题，但对于一些特殊情况下的责任问题，存在不确定性，可能为以后的合同履行过程中纠纷的产生埋下隐患，因此，公司合约商务部、法务部组织相关部门和外部专家进行了专题的研讨，把可能影响工程造价、质量、保修、工期等方面的变量事先列出，在通过评价初步确定入围单位后，抓住询标机会，将需要澄清的问题一一在投招标双方之间明确，需要澄清的问题是招标过程中尚不确定，中标后签订承包合同时又往往会产生纠纷的问题。华西·九曲1 号项目合同管理小组拟订了包括商务标和技术标在内的九个问题，以书面形式告知入围单位，要求入围单位以书面“询标回复”的方式，对需要在投标文件基础上进一步明确和确认的问题，作出书面承诺，为招投标过程中的要约内容成为正式合同承诺内容奠定了扎实的基础。最后，公司针对不同的招标对象，发出中标通知书7 d内顺利与各单位签订合同，保证了招标与合同签订的同步进行。

4 华西·九曲1号项目合同履行阶段的控制管理

为了保证项目合同确定工程项目的工期、质量、安全和成本控制目标，公司制定了专门的合同管理鱼翅图，以使合同在履行阶段能得到有效的控制[8]，如图5所示。

图5 华西·九曲1号项目业主方合同管理鱼翅图

4.1 在合同履行前进行合同交底

在施工合同等复杂合同的履行前，项目合同管理小组召开合同履行前交底会议，由法务部主持，相关各专业管理部门、项目经理部、监理单位参加，学习和理解合同条款，共同研究和部署合同在履行过程中的各项管理工作。

4.1.1 施工组织设计和工期的合同控制

4.1.1.1 进度计划控制合同要点

承包人按照合同约定时间提供施工组织设计(施工方案)和进度计划。承包人提供的施工组织计划(施工方案)和进度计划必须经监理、发包人审批通过，该计划应满足发包人、监理要求。工程进度计划应根据建设单位、工程师的要求以网络图及横道图形式编制，并应包括每月预计完成的工作量和形象进度。承包人每月25日前提交下月工作计划，报工程师审核并交发包人审批后执行。承包人的实际工程进度滞后于报送并批准的进度计划7 d，则工程师有权认为本合同的进度过慢，并通知承包人应采取必要措施，确保工程能在合同规定的工期内竣工。发包人在向承包人发出书面通知的14 d内未见纠正的，对承包人进行处罚，在向承包人发出书面通知28 d后，仍未纠正，发包人可终止对承包人的雇佣，也可将本合同工程中的一部分工作给其它承包人或指定分包人完成。在不解除合同规定的承包人责任和义务的同时，承包人应承担因此所增加的一切费用。

4.1.1.2 开工日期及延期开工的合同控制要点

承包人应当按照协议书约定的开工日期开工。开工日期以工程师发出的开工令为准，承包人在5 d内提供开工报告；开工延期损失赔偿金人民币1万元/d。承包人不能按时开工，应当不迟于协议书约定的开工日期前7 d，以书面形式向工程师提出延期开工的理由和要求。

4.1.1.3 暂停施工合同管理控制要点

一旦工程师有指令，承包人应按照工程师要求的时间和方式暂时停止本工程或其部分工程的施工。在暂时停工期间，承包人应妥善地保护本工程或其任何部分工程并保障其安全无损。发包人原因造成暂停施工工期连续延长超过一个月(其他原因除外)，并因此造成承包人的设备、周材费用增加，经工程师认可并报发包人审核确认可以调整增加，并按照合同约定明确的调整方式计算方法计取。

4.1.1.4 工期延误处理合同管理控制要点

因发包人未能按专用条款的约定提供图纸及开工条件，以及发包人未能按约定日期支付工程预付款、进度款，致使施工不能正常进行等合同约定的原因造成工期延误，经工程师确认，工期相应顺延。如果导致延期的事件有延续性，承包人应按规定在7 d之内先报告初步情况，然后每隔7 d向工程师提交事件进展的详细资料，并在该事件造成的影响终结后14 d内提交最终详细资料，这样，承包人仍有权得到延长工期。工程师收到此暂时的详细资料时应尽快作出工期延长天数的暂时决定，待收到最终详细资料后，审查全部情况，以确定关于该事件的延长工期总天数。不论是暂时决定或最终决定，工程师都应与承包人协商并报发包人批准，并将决定通知承包人。

4.1.1.5 工程竣工合同管理控制要点

承包人必须按照协议书约定的竣工日期或工程师同意顺延后工期竣工。因承包人原因不能如期竣工，承包人承担违约责任，造成发包人损失的，发包人保留索赔的权利并按人民币2万元/d延期损失赔偿金进行处罚。施工中发包人如需提前竣工，双方协商一致后签订提前竣工协议，作为合同文件组成部分。提前竣工协议应包括承包人为保证工程质量安全进度采取的措施、发包人为提前竣工提供的条件以及提前竣工所需的追加合同价款等内容。

4.2 质量与检验阶段合同控制

4.2.1 工程质量要求

工程质量应当达到协议书约定的质量标准，质量标准的评定以国家或行业的质量检验评定标准为依据。因承包人原因工程质量达不到约定的质量标准，承包人承担违约责任。双方对工程质量有争议，由双方同意的工程质量检测机构鉴定，所需费用及因此造成的损失，由责任方承担。双方均有责任，由双方根据其责任分别承担。承包人原因造成工程质量事故发生的，发包人将根据造成损失的严重程度对承包人进行处罚，具体标准如下：一般质量事故(直接经济损失在0.5万～5万元或造成工程永久质量缺陷的)：处罚1万～10万元；严重质量事故(直接经济损失在5万～10万元、影响使用功能或工程结构安全)：处罚10万～20万元；重大质量事故(工程报废、直接经济损失10万元以上、造成人员死亡或重伤3人以上)：处罚20万元以上。

4.2.2 检查和返工

承包人认真按照标准、规范和设计图纸要求以及工程师依据合同发出的指令施工，随时接受工程师的检查检验，为检查检验提供便利条件。工程质量达不到约定标准的部分，工程师一经发现，承包人应按工程师的要求拆除和重新施工，直到符合约定标准。因承包人原因达不到约定标准，由承包人承担拆除和重新施工的费用，工期不予顺延。工程师的查验不应影响施工正常进行。如影响施工正常进行，检查检验不合格时，影响正常施工的费用由承包人承担。除此之外影响正常施工的追加合同价款由发包人承担，相应顺延工期。因工程师指令失误或其他非承包人原因发生的追加合同价款，由发包人承担。

4.2.3 安全施工管理

4.2.3.1 安全防护

承包人在动力设备、输电线路、地下管道、易燃易爆空间以及临街交通要道附近施工时，施工开始前应向工程师提出安全防护措施，经工程师认可后实施，防护措施费用由发包人承担。如承包人采取的安全防护措施未经工程师批准或施工时未采取任何安全防护措施，工程师有权下达停工令，并处以5万元/d的罚款，该款从工程款中扣除。承包人应严格按安全施工操作规程进行施工和现场管理，因承包人原因造成的安全事故，由承包人承担一切责任。

4.2.3.2 事故处理

发生重大伤亡及其他安全事故，承包人应按有关规定立即上报有关部门并通知工程师，同时按政府有关部门要求处理，由事故责任方承担发生的费用。发包人、承包人对事故责任有争议时，应按政府有关部门的认定处理。承包人责任造成安全事故发生时，合同约定发包人将根据造成损失的严重程度对承包人进行处罚,具体标准如下：每重伤1人，处罚20万元；每死亡1人，处罚40万元。

4.3 调动前线合同管理人员的积极性，充分发挥其合同管理作用

项目经理部的合同管理人员处于施工合同履行监管的最前线，掌握第一手材料，是签认承包人递交资料的第一个关口，也是可以直接根据情况处理和解决合同问题的第一人。他的职责包括但不限于督促承包人责任及义务的落实情况，协助项目经理部进行本项目成本分析、预测，负责现场工程量的签证确认工作，负责将由设计变更或现场签证引起的造价增加量报告给项目经理部部及合同管理小组，做好造价增加或减少的报审工作。

4.4 依靠和发挥工程师对业主方合同履行阶段合同管理的作用

树立工程师的威信，旗帜鲜明支持他们严格执行合同并抵制不正之风，以保证合同有效实施。要求工程师严格执行合同规定，对不符合支付与质量要求的项目不予签证。同时，定期检查签证报量是否与工程实际完成进度相符，严格把好合同支付的第一道关口。每月与工程师召开一次分析会，就当月计划、合同执行情况进行研讨，及时处理和解决合同执行中的各类经济问题和纠纷，提出对下月工作的目标和要求。会议还分析和预测今后可能出现的合同风险和索赔，以采取必要的防范措施。

5 华西·九曲1号项目变更及索赔的合同管理控制

华西·九曲1号项目施工总承包合同除不可抗力、发包人要求的工程设计变更、工程质量标准以及其他实质性变更等因素导致新增合同造价外，总价不作调整，合同管理控制中涉及变更及索赔管理极为重要。

5.1 项目合同变更管理

5.1.1 工程设计变更

施工中发包人需对原工程设计进行变更，应提前14 d以书面形式向承包人发出变更通知。变更超过原设计标准或批准的建设规模时，发包人应报规划管理部门和其他有关部门重新审查批准，并由原设计单位提供变更的相应图纸和说明。承包人按照工程师发出的变更通知及有关要求进行相应的变更。因变更导致合同价款的增减及造成的承包人损失，由发包人承担，延误的工期相应顺延。施工中承包人不得擅自对原工程设计进行变更。因承包人变更设计发生的费用和由此导致发包人的直接损失，由承包人承担，延误的工期不予顺延。

5.1.2 其他变更

合同履行中发包人要求变更工程质量标准及发生其他实质性变更，由双方协商解决。确定变更价款。承包人在工程变更确定后14 d内，提出变更工程价款的报告，经工程师确认后调整合同价款。变更合同价款按下列方法进行：合同中已有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更合同价款；合同中只有类似于变更工程的价格，可以参照类似价格变更合同价款；合同中没有适用或类似于变更工程的价格，由承包人提出适当的变更价格，经工程师确认后执行。因承包人自身原因导致的工程变更，承包人无权要求追加合同价款。

5.2 合同索赔管理

5.2.1 承包人提出索赔

当一方向另一方提出索赔时，要有正当索赔理由，且有索赔事件发生时的有效证据。事件发生时，承包人应保存当时的记录，作为申请索赔的凭证。承包人应允许工程师审查其保存的全部记录，当工程师要求时，应向工程师提交记录的复制件。发包人未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误以及应由发包人承担责任的其他情况，造成工期延误和(或)承包人不能及时得到合同价款及承包人的其他经济损失，承包人可按下列程序以书面形式向发包人索赔：①索赔事件发生后28 d内，向工程师发出索赔意向通知；②发出索赔意向通知后28 d内，向工程师提出延长工期和(或)补偿经济损失的索赔报告及有关资料；③工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后，于28 d内给予答复，或要求承包人进一步补充索赔理由和证据；④工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后28 d内未予答复或未对承包人作进一步要求，视为该项索赔已经认可；⑤当该索赔事件持续进行时，承包人应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28 d内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。

5.2.2 发包人提出索赔

承包人未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误，给发包人造成经济损失，发包人可按通用合同确定的时限向承包人提出索赔。

5.2.3 索赔合同约定争议的处理方法

发包人承包人在履行合同时发生争议，可以和解或者要求有关主管部门调解。当事人不愿和解、调解或者和解、调解不成的，双方依照《中华人民共和国仲裁法》由设在项目所在地的仲裁委员会进行仲裁,仲裁具有最终法律效力。华西·九曲1号项目仲裁机构为成都仲裁委员会。方法二发生争议后，除非出现单方违约导致合同确已无法履行双方协议停止施工、仲裁机构要求停止施工、法院要求停止施工等情况的，双方都应继续履行合同，保持施工连续。

6 华西·九曲1号项目合同管理的评价

华西·九曲1号项目实施全过程合同动态管理，从项目组织、制度和监督保证体系，并对项目合同策划管理、招标阶段的合同管理、合同控制管理及合同变更管理等相关环节进行控制和实施，本项目在质量安全、进度、成本等管理都取得了良好的控制效果，项目竣工结算金额比投资概算降低2 420.40万元，降低了9.4 %；工程单体工程合格率达到100 %，工程优良率达到95.7 %；工程提前40 d竣工，保证了项目提前交付业主，此外，公司在2014年度被资阳市住建局评为“优秀开发企业”。构建项目全过程合同动态管理体系，提高工程项目合同管理意识，培养合同管理文化，启动全员合同管理，使合同管理专业化，在项目合同管理实践中，培养自己的合同管理专家，但是，将计算机信息系统引入建设工程项目业主方全过程合同动态管理中作为重要辅助手段，这在以后实践中值得去深入研究和探讨。