信息化背景下谈高校档案管理

郑丽

摘 要 文化是人类在长期与自然斗争实践中不断积累的各种经验和认识的综合，档案是人们改造客观世界和生产实践的记录内容，它积聚了人类社会发展宝贵经验，是人类智力、知识、技能的宝库。档案是一种高级文化形式，它就是“档案文化”。高校档案记录了广大师生在教学、科研实践中的宝贵经验，是高校文化的传承和记载者，是一种独特的档案文化。

关键词 高校档案;文化结构关系;构建

1高校档案文化的结构

“文化”是多样化十分复杂的无形概念的综合，文化作可以分为狭义和广义两种含义。广义的文化是指人类在生产实践活动中创造的一切物质和精神财富的综合。狭义主要是指精神文化产品和内涵，包括各种社会主流意识形态和观念[1]。因此，也可以将档案文化分为狭义广义两种类型，“狭义档案文化是指记录和反映人类社会物质、精神生产活动的信息及其载体，即实体档案文化。广义档案文化，除了包含狭义文化，还包括人们利用这种文化所从事各种社会实践活动所收获到的各种成果，既要精神的也有物质的”。

广义档案文化从不同的维度来划分，可以分为四种类型：即物质文化、行为文化、制度文化和精神文化，从这些维度来审视高校档案文化发展，能够加深我们对其的认识，更好地掌握其内在规律和联系。

第一个层次是物质文化。物质文化是指人们为了维持日常生活需要所从事的一切生产实践活动产生的文化成果，也是人们过去和现在以及将来所沿用的生产和生活方式[2]。它是人类社会生产生活、精神娱乐等方面的环境、条件以及配套设施元素构成的总和，是一种实物文化载体。高校档案文化包含多种载体，例如档案装订工具、装订材料、保存工具、管理工具、存储工具等。

档案物质文化是可见的，能够被我们的肉眼直接捕捉到它的存在，是高校档案文化的重要实物载体和文化传承工具。例如：档案馆建筑是档案存储和保管的场所，是档案工作的重要依附物。设计巧妙、具有丰富创意的档案馆建筑，可以从档案的角度来揭示其内在包含的社会观念和价值，可以为档案文化增添特色性元素，加深人们对无形档案文化的认识和理解。例如我国古代时期的“东观”、“兰台”，“甲库”，“皇史宬”以及内阁大库，都反映了我国古代档案文化的发展历程，具有十分深厚的历史内涵和底蕴，大大提升了人们对档案文化的认识[3]。

第二个层次是行为文化。行为文化是指人们在社会生产生活过程中，积累而形成的各种约定而成的习惯和习俗，例如各种少数民族文化传统、民歌民乐等都是其具体表现。高校档案文化中的行为文化主要是指在开展档案管理工作过程中，形成的档案打包、装订、封册、保存、调用、登记等工作流程和形式。通过这些规范化的行为将资料信息转化为标准格式的档案存储起来，从无到有，从低级到高级，将凝聚在社会生产实践中的各种宝贵经验提升为标准的档案卷宗。例如：组织工作人员编写学校发展史，将其以档案的形式存储，作为开展交流和宣传的重要工具，这些都是高校档案文化行为的范畴[4]。

第三个层次是制度文化。制度文化是指人类社会在长期发展过程中形成的各种规范化的社会契约约定总和。从当前立法情况来看，我国档案制度文化法律可以分成五个层次：档案工作法律、中央档案行政法规、中央档案行政规章、地方性档案工作法规、地方性档案工作行政规章。上述规章制度不仅是高校档案制度文化的一部分，另外还有结合行业属性指定的各种规章和规范，例如《普通高等学校档案管理办法》、《普通高校档案分类标准》、《普通高校档案工作管理制度》等。

2高校档案文化的结构关系和构建

高校档案文化由多种文化元素构成的统一综合体系，它具有十分丰富的内涵和内容，它主要包括四个主要文化层次：即物质文化、行为文化、制度文化和精神文化，它们相互影响和相互促进，互为存在条件。物质文化是其他文化的存在基础，是基础性的存在;行为文化是其他文化的表现形式，而制度文化是其他文化的保障条件;从构成结构来看，精神文化处于核心部位，行为文化与制度文化是中间部分。精神文化是无形不可见的，但是它却能够时刻影响和制约着其他三种文化。精神文化是其他文化的灵魂。精神文化深深渗入到其他文化当中，并与它们融合升华成为各种具体文化形式，大大丰富了档案文化内涵。

在开展高校档案文化建设过程中，要用客观全面的眼光来审视该项工作，将其视为四种文化组成的有机综合体，缺失任何一种文化都会造成高校档案文化建设的跛足，降低最终建设效果。因此，在实际工作中，我们不能过于侧重其中一二种文化，而是要面面俱到，综合平衡各种文化才能够促进档案管理工作更上一个台阶，才能够寻求突破和创新。要本着与时代共发展的工作理念，不断创新高校档案管理工作，采用各种先进的档案管理技术和设备，不断提高高校档案管理工作的现代化水平，使其既传承了传统文化，又具有特殊的时代感。

在馆藏建设方面，要重点加强本校优秀人才和名人信息的搜集和整理工作，建立相对完善的档案信息，不断丰富本校人才信息库，充分发挥档案工作提升校园文化水平的重要作用，夯实档案工作基础。

3结束语

高校档案文化是高校档案管理工作的核心和靈魂，它反映了全校师生在教学、科研以及管理实践中的形成的经验认识。本文从物质文化、行为文化、制度文化和精神文化着手，首先系统论述了高校档案文化的内涵和层次。最后，从四个文化维度来分析了高校档案文化内在结构和规律，从多个角度提出了有利于加强高校档案文化建设的建议和措施。

参考文献

[1] 薛鹤婵，薛鹤娟.浅谈档案服务机制创新[J].科技创新导报，2009 （7）：218.

[2] 扈妍珺.档案信息化环境下对档案信息资源的开发利用[J].科教文汇（中旬刊），2009（2）：285.

[3] 朱迎晓.企业网络档案管理系统的形成与建设[J].计算机与网络，2008（16）：68-70.

[4] 李超，尧欣，徐震，等.档案知识服务研究[J].山东档案，2009（1）：23-25.