优化高校财务服务的思考——以J大学网上预约报销为例

张莲银

(江苏理工学院 财务处，江苏 常州 213001)

随着高校办学规模的扩大，科研经费的增加，日益增长的科研经费报销压力与有限的财务人员之间的矛盾成为财务处提升管理服务能力道路上的主要障碍。一方面面临较大的工作压力，为了尽快完成经费报销加班加点；另一方面科研任务繁重的教师为顺利完成经费报销不得不将自身修炼成“账房先生”。为响应国家对科研人员减负的各项行动，高校纷纷采取措施简化财务报销程序。网上预约报销系统已被众多高校用来提高财务报销效率[1]。

1 高校财务审核工作的特性

1.1 政策性、专业性和流程化

高校财务审核工作是对教职工各项报销业务依据各高校的报销制度和流程进行检查及确认入账的过程。每所高校都会按照国家和省级文件制定自有的报销制度，如差旅费管理办法要点、科研项目管理办法等。审核人员按照学校的规章制度对前来报销的教职工提供的发票进行审核确认，对符合规章制度的票据进行报销。审核工作沿袭政策的特性，具备较高的严肃性和一致性，财务处所有审核人员对同一项报销业务给出相同的报销意见。至于报销流程，财务人员要求教职工将各类票据按会计科目进行分类粘贴计算，这一专业性的流程要求教职工有较强的财务知识，能辨别各类发票真伪并按内容分类[2]。在流程上，财务报销总体来说就是“粘单—签字—入账—支付”的过程。为确保经费的使用，高校财务报销签字有其特殊性，各归口部门领导或负责人需要对各自项目的发生项进行签字确认，只有各项手续完备的报销资料才能顺利完成报销过程。这就带来了报销手续的繁琐，而作为政策执行的财务部门就成为了广大师生抱怨的对象。

1.2 时效性和阶段性

会计的及时性原则要求会计核算及时进行，做到及时记账、算账、报销。为确保会计信息的及时性，各大高校都对票据的时效性做了规定，J高校要求当年12月份票据最迟到下一会计年度的3月底结束，这就造成了每年的3月份财务报销扎堆现象，财务处人满为患。此外，高校财务报销阶段性现象在学期末、招生结束、学生实习结束后表现明显，这造成在特定时间段，财务人员面临工作任务重、压力大的现状，教师排队报销现象明显，双方抱怨尤为激烈。

2 高校财务审核工作存在的问题

2.1 轻管理、重核算，工作环境嘈杂

高校财务核算中心主要负责教职工的报销业务，在财务报销过程中，核算中心往往将工作重心放在对票据的核算上，每天反复和教职工沟通票据如何分类粘贴，哪些属于有效票据和可报票据，报销需要哪些领导签字等繁冗的细节，而随着高校规模的不断发展，财务处日益增长的财务报销压力与有限的财务服务人员成了财务处的主要矛盾[3]。这就造成了财务人员每天都面临着较大的工作压力，尤其是在学期末或者放假前，财务处更是如“小春运”一般迎来工作的高峰，工作环境嘈杂，不仅有报销师生之间的闲聊，还有财务人员和报销师生“苦口婆心”的解释，造成财务人员和报销师生都怨声载道。然而随着高校的发展以及对人才的重视，高校财务人员学历和职称都较高，这种仅注重核算的财务报销模式只会是对人才的浪费，最终严重降低工作效率。

2.2 政策理解不到位，信息传递不及时

政策是财务人员工作的风向标，然而不同的财务人员对同样的文字表述有不同程度的理解。政策传递不到位也是导致“报销难”的原因之一，政策宣传不到位主要体现在宣传方式单一、财务网站信息更新不及时、不完善，相关部门财务报销的要求多变，教职工的关注延迟，因此经常有师生抱怨报销规则朝令夕改[4]。

2.3 排队等候时间长，报销方式单一

受制于信息化建设条件与传统报销的习惯，目前大部分高校还是以现场报销这种集中式、面对面的方式进行。师生需要到财务报销大厅完成排队、审核等一系列报销流程。在此情况下，师生报销缺乏灵活性，必须在财务工作时间才能完成报销，年底或寒暑假前后，屡屡出现师生疯狂占位报销现象。一方面财务人员加班加点高强度应对现场报销人员的报销需求；另一方面，师生抱怨报销耗时长，浪费时间。如此往复，造成师生与财务处关系紧张。可见，单一的报销方式也是财务工作困难的原因之一。

3 J大学网上预约报销模式

随着财务信息化建设的推进，高校财务信息化建设进入了新的阶段。财务报销经历了窗口报销、取号报销及网上预约报销模式，旨在提高报销效率，缓解财务报销难的局面。

J大学是省属本科院校，近些年正处在高速发展阶段，科研经费逐年增长。科研经费总量从2014年的2 750.41万元增长到2018年的7 058.71万元，可以说在过去的5年时间里，J大学经历了科研经费的高速发展期，然而受制于办学规模以及编制数量，财务处的发展规模却保持原有的态势，财务人员依旧维持着2014年的数量，可以说在科研经费猛涨的这五年里，财务人员面临着较大的工作压力，财务人员与师生的矛盾也日渐凸显。在经过调研兄弟院校及学习网上预约报销系统之后，2018年9月J大学以四个学院为测试对象首推网上预约报销系统，具体网上预约报销流程如图1所示，项目负责人或被授权的报销人只需要将签字后的预约报销单及原始票据送至财务处即可，而不必现场等候报销；与此同时，财务人员只需将符合报销规定的预约报销单自动转成记账凭证，通过银企直连及无现金支付系统即可完成支付。经过一个月试运行后，全校全面推行网上预约报销系统。自网上预约系统运行以来，财务处也一改往日拥挤的排队现象，只见排列整齐的待处理预约报销单，一定程度上缓解了师生与财务处工作人员的报销矛盾。

图1 网上预约报销流程

网上预约报销后，财务工作效率大大提高。以J大学年底报销工作量为例，J大学每年12月15日封账为年底结账及来年开账做准备，所以文章以实行网上预约报销系统前后，即2017年11月16日至12月15日的日凭证处理量与2018年同期数据进行对比，对比情况如下图2所示(2018年与2017年财务人员数量相同，工作时间也相同)。数据来源于J大学2017—2018年12月系统凭证量。

图2 财务处日均凭证处理量对比

横轴表示11月16日至12月15日间的工作天数，纵轴表示日凭证处理量，由图2可见，实行网上预约报销后，年底财务人员凭证日处理量远大于未实行前，这足以证明网上预约报销系统大大提高了财务人员的工作效率。此外，财务处凭证日处理量在11月16日至12月15日的前期较多，临近财务封账期反而降低，这一现象相比之前财务处封账前几天排队人山人海的现象，师生可以提前将报销单据送至财务处，财务人员根据工作量合理安排每日的凭证处理量，这也给师生和财务人员足够的时间处理退单，确保在截止日期前报销完毕当年的发票，可见网上预约报销系统的使用大大提高了师生和财务人员的报销效率。

4 网上预约报销模式分析

4.1 网上预约报销系统的优势

(1) 无等候。传统的报销，师生需将原始发票粘贴好,并携带至财务处，经由财务人员现场审核无误后填写报销单和无现金支付单。有限的财务人员在一定的时间内要服务全校师生，难免造成财务报销排队现象，特别是学生实习结束、招生后及年底，财务报销大厅如春运般热闹，一方面财务人员短时间内要承担较大的工作压力，另一方面师生排队也易产生不满情绪。财务人员在处理报销业务的同时还需要和师生沟通细节，大大降低了财务工作效率。实行网上预约报销系统以后，师生不再需要现场排队。根据网上预约报销细则，师生只需要将网上报销预约单协同原始票据装在财务处报销专用文件袋里，投递至财务处[5]。财务人员依次审核投递的发票及预约单，将财务报销有问题的单据与师生电话沟通。一方面减少了师生的排队等候无效时间，另一方面增强了财务人员工作的灵活度，可以根据实际情况处理每日的接单量，而不是一味地忙于应付繁忙的报销业务。

(2) 创新性。网上预约报销改变了传统的会计核算及内控模式，会计服务方式也从线下变为线上服务的控制。从会计核算上，预约报销的师生需要将所填报的原始票据按财务要求网上填列，网上预约报销系统会在相应的报销细目说明提示该项目核算内容，财务人员不再如以往重核算、轻管理，而是根据采集的信息化会计数据判断师生预约报销的合理与否，自动生成记账凭证。此外，网上预约报销系统与无现金支付系统无缝对接，支付信息由财务系统自动传递到无现金支付系统，在提高财务工作效率的同时也减少了现金的存储和管理，降低了资金风险。

从内控角度考虑，网上预约报销系统将以往的事后预算控制改为事前预算控制。在网上预约报销过程中，对于超支项系统会自动提示，每一份系统生成的预约报销单均在项目可列支金额范围之内，项目负责人不仅是以往的项目经费的使用人，而是参与经费的预算管理过程。此外，网上预约报销需要得到项目负责人的授权，这样可以避免由于失误造成经费错用或者项目经费冒领、冒用现象。

4.2 网上预约报销的新问题

(1) 退单率高，电话沟通量大。 网上预约报销模式下，师生只需要将预约单及原始发票按要求封装在文件袋送至财务处即可。在网上预约报销过程中，系统会提示师生具体细目填列在哪些预算项中，但会计工作专业性及政策性强，而非专业的师生由于缺乏必要的知识背景易造成具体细目填列错误，或者由于理解失误而错填，故财务人员需要和师生电话沟通报销中出现的问题。有时专业的知识并非在电话中即可解决，师生需要多次往返财务处。

(2) 重复签字或者签字不全造成的低效率。如图1所示，交至财务处的任何一张网上预约报销单都需要经过相应部门(项目)负责人的签字确认，一方面部门负责人可能出差或者上课等不能及时签字；另一方面教科研项目签字涉及多部门，任何一个部门的管理人员不在岗都可能影响该笔经费的报销。等待签字这一流程会大大降低网上预约报销的效率。此外，并不是任何一份交至财务处的网上预约报销单都是合格无误的，容易造成重复签字等无效行为，这将降低财务报销效率。

5 优化高校财务服务的措施

5.1 引入电子签名模块

高校的经费来源和项目种类繁多，分管项目的领导也不尽相同，有时一笔业务涉及多位领导签字，领导签字也有先后顺序，其中任何一个领导不在岗都将影响报销的效率。电子签名可以有效避免领导不在岗的现象，分管领导可以通过手机APP、OA等软件实现随时办公。J大学使用的网上预约报销系统是由上海复翼软件开发公司开发的复旦天翼财务系统，该系统在提供电子签名模块的同时，附带短信通知模块，财务人员可以将问题报销单存在的问题通过短信形式告诉师生，一方面避免频繁的电话通知，另一方面短信形式更清晰明了。

5.2 聘用财务助理

为贯彻执行《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》(苏发〔2018〕18号)、江苏省财政厅《关于开展高校、科研院所科研经费使用管理改革(第三方服务)试点的实施方案》的精神[6]，J大学提出财务联络员服务模式，每一位财务人员对应一个教学单位或者行政部门，通过现场答疑或者电话答疑等方式为各位师生财务报销答疑解惑，这一服务模式深得师生喜欢。在网上预约报销模式下，财务报销显得更专业、更注重细节，但依靠财务联络员这一模式仅能解决政策等大方向的报销难题，细节之处难免应接不暇。所以,在网上预约报销模式引入财务助理，由专人负责经费管理及财务报销，能够有效提高财务报销效率，降低退单率，同时减轻财务人员的负担，将大部分精力投入到提升服务质量上。

5.3 加强财务信息化建设

财务处可以建立微信公众号来推送财务处的各项文件政策以及财务相关政策，第一时间传递财务报销变化。根据腾讯2019年第三季度财报数据显示，截至2019年第三季度，微信月活跃账户数达11.51亿，可以说微信成为各类人碎片时间应用较多的媒介平台[7]。基于此，财务处可以充分利用这一平台进行财务政策宣传，第一时间推送财务新闻。

6 结语

近年来，国家出台政策要求给科研人员松绑。科技部、财政部、教育部、中科院四部门也联合召开“减负七项行动”推进会，其中一项就是简化报销程序。科学研究作为高校的重要职能之一，科研经费占据高校经费较大比重。财务处是科研经费管理的重要职能部门，通过引入电子签名模块、聘用财务助理、加强财务信息化建设等措施，可以进一步改进网上预约报销模式，优化高校财务服务能力，提高财务管理对人才培养的支撑作用。