针对高校学生档案管理问题的对策与研究

杨玫

摘 要：高校学生档案记录了学生在校期间奖惩、学习成绩等各种记录，从学生踏入校园起学校就会对学生进行档案记录，这份档案会跟随从学生时代到个人工作步入社会，跟随一个人的一生。因此应加强对高校学生档案管理，本文将进行对其档案管理存在问题和采取何种措施管理档案进行分析与研究。

关键词：高校学生;档案管理;对策研究

高效学生的档案管理主要包括其档案的整理与保存等，这些设备和工作的运行是否完善直接影响了高校学生的日后发展，企业也可以根据档案情况对学生进行合理的筛选与考核。其影响到学生今后的发展与前途。所以，本文将深刻探讨高校学生档案管理中存在的问题，提出有效的解决方法。通过对于研究高校如何有序的科学地开展学生档案管理，提高其档案管理工作质量，保证其管理信息化，做出分析并提出有效的解决办法与措施，保证高校学生档案工作能够顺利完成。

一、高校学生档案管理存在的问题

1.档案管理理念和技术落后

一些高校存在档案管理理念和技术相对落后的情况，高校档案管理还停留在纸质管理模式。随着信息化时代的来临，档案要求高效快速投递方式，面对这种情况，某些高校的管理模式急需改善。借助现代先进技术，使用计算机可实现高效、准确、节约化管理模式，可将学生纸质档案做成电子档案，既节约资源又方便查找审阅。而近年来随着各大高校的扩招以及电子技术的发展，学校的档案数量也随之增加。即使大部分学校都配备了先进的设备，但其真正能够实现信息化档案管理的却不多。而档案管理也应该用先进的技术，进行改革与创新。并且由于档案接触的落后，其档案再利用方面也未完全发展出真实的用处。比如教师在入学前可以根据档案先行了解学生。但由于其信息化的不足，老师不能够及时的去查阅。并且一般而言，学生档案在学生就业时也并沒有更好地发挥其用处，其实际书写过于古板表面，档案查询不方便等。影响了企业对于学生的评估能力。而计算机技术也仅仅是起到辅助作用，没有真正的运用在学生档案上。

2.管理制度不完善

高校学生档案还存在管理制度不完善的问题，由于没有明确的管理制度，各院系对学生档案管理松散，缺乏专业的管理人员进行管理，有的学生档案由学生管理，有的放在学校档案馆，当学生毕业时就面临档案提取困难，各流程手续复杂混乱的局面。而且由于不同部门对学生档案进行管理，学生在校期间的档案不能够及时进行记录，造成档案记录缺失，缺乏有效性和及时性。有的高校对于学生档案管理，书写内容和格式没有统一标准，在学生办理档案交接过程中，经常会由于没有采用统一的办理材料，而进行多次材料统一标准化修改。这些都是由于管理制度不完善所造成，既浪费学生的时间又降低了学校的办事效率。

3.管理队伍建设薄弱

高校档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，应受到学校领导重视。对于高校档案管理工作人员，也应加强管理培训学习。目前各高校缺乏专业的档案管理人员，大多数都不是本专业相关人员，有可能是兼职人员、学生或退休人员进行管理，由于工作人员流动性较强这在很大程度上限制了档案管理工作的建设。

4.档案管理思想意识薄弱

在档案管理工作中由于管理制度的不健全，在管理过程中，教师可能会要求学生帮忙整理档案。而一份档案详细记录了每位学生的具体情况，例如家庭信息，获奖情况，个人身体状况等涉及到个人隐私的信息，这时如果信息被泄露，会对学生产生不良后果。而对于档案管理过程中，教师和学生都面临着管理松懈，管理意识薄弱，管理得不到重视的尴尬局面。如教师在与同学进行档案交接过程中，对于档案交接填写相关材料得不到重视，填写时不认真按规定填写，导致信息填写失误，耽误后续手续办理。对于填写过程中字迹潦草、错别字等现象也是屡屡发生。其中有的学生对档案管理缺乏认真负责的态度，在拿到档案后没有认真保管档案不知所踪，此类事情也经常发生。

5.高校档案管理缺乏有制约性的体制

高校档案管理工作主要由各学校自己监督管理，国家没有对高校档案管理工作进行监督检查，这也使得高效档案管理工作受校方决策管理因素影响较大。现阶段高校的学生档案教育部或档案管理部门并没有强制规定由哪个部门管理，有些是由高校的档案馆来管理，有些是由各学院来管理，有些是由学生就业处来管理，这种各自为政的管理方式就面临着缺乏公平与公正性的原则，使得个别人员钻了管理制度缺陷的空子。因此国家应该加强高校档案管理工作的监督与检查，并强制规定由哪个部门来管理，以便在出现问题时能查找责任者。

6. 学生档案内容老套，信息过于简单

目前而言，各个高校对于新生的档案管理比较薄弱。所以在处理材料时许多材料没有得到及时的整理，相关材料不齐全。而在平时活动中，会举办一些较为有意义的活动，但这些活动并没有完整的记载在学生的档案之中，缺乏系统的整理。导致最后无证可查，影响了其真实性和准确度。并且许多高校对于学生的记录仍然是采用了传统的模式。比如政治表现、学习成绩、学历、身体健康等，这样的资料过于古板，没有让人充分意识到学生的个性化发展。并且在当今的全面化个性化的时代里，这样的档案并不能满足企业的用人需求。

二、高校学生档案管理工作的重要性

1.促进学生全面发展

高校学生档案能够反映一个学生在学校的日常状况和学习情况。完善的学习档案记录能够促进学生全面发展，高校学生档案的建立是对学生全面接受素质教育的展现，对学生成长发育有积极作用。完善健全的档案管理制度，能够提高学生学习热情和展现良好的竞争意识，推动学生努力学习，提高成绩的信心。

2.为用人单位提供服务

高校对于学生的培养最终目标是走向社会，为国家做贡献。企业在招收员工时除了考察员工的文凭和处事能力，对于员工的内在素养考察也尤为看重。学生档案是每位学生道德素质和在校期间学习成绩的体现，所以全面准确的信息档案方便每个用人单位对雇佣员工的全面了解。

3.推动高校全面发展

高校学生档案建立工作是高校全面发展不可或缺的部分，对于建立健全高校制度起到重要的推动作用。在学生档案建立的过程中会存在许多问题，对于这些问题高校应采取合理的解决办法，归纳总结吸取经验为今后工作开展奠定基础，推动校方教育事业的发展。随着每年的扩招，大量学生进入校园，高校档案管理工作也面临着极大挑战，这就要求高校加强档案管理工作，制定合理、科学的档案管理制度，以更加优化和准确的工作效率服务广大师生。推动高校全面运转。

三、高校学生档案管理工作的对策

1.健全管理制度

高校学生档案管理工作作为学校教学管理工作的重要组成部分，学校领导应加强对于高校学生档案管理制度的建设与完善。根据上级的文件和精神，结合学校的实际制定适合本校规范、完整、有针对性、可操作性的管理制度，把管理工作分配到各个工作人员，分工明确减少人员浪费。以科学先进的管理制度加强高校学生档案管理工作，利用电子信息档案记录技术整合档案信息，做到信息查找简便明确。严格要求学校档案管理工作人员，工作中认真负责，把档案管理工作作为日常基础工作，使管理工作不被边缘化，同时加强工作人员管理培训制度的建立与完善，定期对管理人员进行岗位培训并作为考核项目，坚持统一监督、规范的原则来加强监督与指导。

2.加强学生档案信息化建设

利用现代化信息建设，加强学生档案信息建设服务功能，对档案进行合理分类进行电子化档案管理，可实现档案管理的高效、快捷、方便查询等特点，随着现代化电子信息发展，越来越多办公程序都可以在互联网上进行，每年新生人数都在增加，对于高校学生实施电子化档案信息管理尤为重要，电子化档案管理既节约资源又能够增加档案信息存储容量，对于档案的查询与办理能更加高效与快捷，这就形成了一种新的档案管理模式，利用此模式能大大提高了档案管理工作的效率。并且高校档案管理的同时，要真正认识到信息技术的跨空间、跨时间性质。通过网络技术平台了解当代高校学生的思想动态，从学生的角度出发，建立一个更民主、更开放的管理空间。并且以校园里现有的网络平台作为依据找出突破点，宣传当代的先进教育思想，建立一个更好为学生服务的档案管理平台。学校的管理部门应该积极对此展开探讨，充分的发挥计算机技术人才的作用，共同创建一个学生认可，效率高，安全系数高的學校档案平台。

3. 强化师生档案管理意识

加强对教师和学生档案管理意识的宣传活动，加大宣传学生档案及档案工作管理的重要性，使他们在思想上得到重视。在行动上作为工作人员要加强自身言行，给学生树立一个良好榜样，认真对待每一位学生的档案交接工作，确保档案完整及时交到有关部门。对于学生可能不知道档案的重要性，在这方面校方也应加强对学生档案知识的普及，定期在师生间开展活动宣传知识有奖问答活动，把宣传任务交给老师和学生使他们能真正参与其中，宣传好档案管理规定和注意事项。让学生认识到档案管理工作的重要性，重视档案管理，如在档案管理过程中出现问题，应及时进行报告说明，努力把问题最小化。并且建立档案管理意识的同时，需要制定严格的工作流程，将现代化的教学理念与学生的工作充分的紧密连接。让学生们正确认识档案管理的重要性，让他们对档案有正确的了解，在填写资料时告诉他们要仔细认真。并且教师也应该宣传档案的重要性，相互配合有利于推进档案的规范化与现代化。而档案的内容也必须要真实，符合当代的高校学生的自身情况。

4.丰富档案内容

目前学生的档案内容主要包括家庭情况、学生在校获奖情况等，这些档案内容往往枯燥乏味，校方可以丰富学生档案内容。增加学生道德素质诚信档案，通过学生参加公益活动的记录信息来对学生思想道德水平，思想素质做出全面评价。还可以增加学生参与的学校趣味活动、荣誉活动、区级比赛等内容。这样通过多方面对学生进行全面的了解与评价，也使得学生在以后的升学和工作中，方便接收单位能对其基本概况进行了解。

5.加强学生个人隐私保护

档案是对学生个人情况详细的记录，在档案管理过程中应由专人管理、记录归档，做好保护学生隐私的工作。对于在档案交接流转过程中做好各项记录，校方应按相关程序进行严格把控，禁止非工作人员违规查阅学生个人档案，同时学校档案管理工作者也应做好档案的保密工作，对于在工作中出现对学生个人隐私泄漏行为应进行严惩。

6.档案及时归档

学生在校期间档案信息会随着学生的平时表现时刻记录在档。针对大批量学生的信息记录，校方在做完相关材料的整理后应及时归档，防止档案处理过程中出现遗漏、差错等问题，同时也要保证档案信息的真实性、有效性。校方也应根据档案情况进行合理化分类，并制定统一的表格，落实到人，如果出现了遗漏和差错，也能找到责任者，并给予相应的处分，既方便学生档案信息的查询，也让负责档案归档的工作人员增强责任意识。而随着我国信息化的程度加深，计算机的先进技术已经在各个领域中开始被人们运用，并且高效的登记或者是录取环节都已经逐步的实现信息化。所以要对管理人员进行计算机网络专业的培训，帮助其进行信息化管理的同时，确保学生们的档案在传递过程中的安全性。尤其是每年的毕业季，或是录取季。其档案居多，内容较杂，必须设置合理的归档方式。而且确保其档案传递过程中的安全性。无论是对于录取生或者是毕业生，都需要进行安全管理，保证其档案及时的送到用人单位或者是教育部门。

7.提高档案管理人员素质

首先加强人员管理素质，强化档案管理人员的思想觉悟，作为一名档案管理人员应该有责任心，在档案管理过程中应具有大局意识。其次，校方应加强档案管理人员的知识业务水平，提升人员素质，并且要做到责任与义务的同时落实，落实每一名管理人员的义务，在出错时相关管理人员也应当勇于承担责任。并且对管理人员定期开展培训工作，加强现有工作人员的培训。然后另一方面也需要增加一些新的具备档案管理能力的复合型人才，以此来提升管理人员管理水平和管理素质，全面提高档案管理人员的素质与能力，有助于学校档案工作的顺利进行，实现学校整体管理水平的提高。

高校学生档案是对学生在校期间学习生活的记录，这以后大学生就业，为就业部门提供相关个人考察情况作为重要参考依据。所以本着对每位学生认真负责的态度，高校应严格管理学生档案。对于在管理过程中出现的问题，应及时采取相应的措施得以妥善解决。运用现代技术建立高效、科学、规范的管理模式，更好的为学生服务，体现高校应有的管理能力。

四、结束语

综上所述，加强高校学生的档案管理是必不可少的，对于学校中的档案管理学校应该结合大数据时代的背景将其充分的展现出来，结合信息化将档案的技术进行革新，并且按照信息化的步骤将档案充分的保管好。以便日后能够尽快的导出档案或者是查看档案，保证办事的效率和时效性。除此之外，在高校学生的档案管理中，学校应该完善档案的内容以及管理制度，学校要根据自身的发展，找出自身所存在的高校学生档案管理的弊端。进行合理的对策研究。采用适合自己学校的档案管理方法。

参考文献：

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（作者单位：成都大学档案馆）