基于政府机关档案计算机管理的有效应用分析

杜爱玲

摘要：档案计算机管理是政府机关工作中的重要组成部分，计算机运行效率直接影响着政府机关档案工作的效果，促进档案管理与计算机管理的相互融合，需要工作人员不断提升计算机应用高水平，以适应档案管理工作的发展需要，才能充分发挥计算机的作用。本文从在政府机关档案的计算机应用的必要性进行分析，提出了相关应用措施，仅供参考。

关键词：政府机关;档案管理;计算机;有效应用

在政府机关的档案管理工作中，应用计算机可以推动档案管理工作的现代化发展，对提升政府机关档案管理工作的效率具有显著作用。当下时代是信息化的时代，提升档案工作的运行效率，便于政府机关增强档案管理工作的服务职能，而计算机作为一种运行工具，能够优化档案管理的模式，根据实际的工作需求不断调整档案资料的运行状态，并对其运行模式加以创新。

1.政府机关档案计算机管理的应用的必要性

政府机关的档案管理工作模式较为固定，而且涉及的内容较为复杂，关系到政府机关工作的各个方面，是将政府机关的各项工作活动中产生的资料收集起来，经过详细的分类与整理以后，再保存起来以备日后查用。所以政府机关的档案管理工作具有为其它部门提供资料查询的服务职能，收集资料的效率及存档的质量，会对档案管理提供的资料查询功能形成影响。分析和整理资料的过程是相对繁琐的，工作量也相对较大，政府机关的各个部门通常会派遣专人将资料交到档案管理部门，而其它部门负责收集和移交资料的人员往往不是专业的档案管理人员，所以在工作时可能会出现资料不全或丢失的问题。如果将计算机技术广泛应用于档案管理工作中，档案管理部门就可以随时随地的与其它部门进行沟通，便于其它部门再产生资料时就可直接将信息传输于档案管理部门。一方面，计算机技术的应用促进了档案资料的自动化管理，另一方面计算机技术的应用形式带来了快节奏的工作思路，优化了档案管理工作的流程。

2.政府机关档案计算机管理的应用策略

2.1加大计算机技术的推广力度

政府机关在档案管理工作中应充分利用计算机技术的便捷性，加强对计算机的普及应用，利用计算机的程序完成档案管理部门的工作。由于政府机关属于国家管理部门，一些工作资料的内容非常保密，那么在计算机程序的设计中，政府部门就要考虑其安全性与保密性是否符合实际要求，谨慎、安全的应用计算机技术非常关键。除将档案资料录入计算机程序以外，还应对计算机技术传输信息的形式加以创新，相关信息资料可以在云盘中备份，为档案资料的使用者提供更加便捷、快速的服务，在当下信息时代中，推行计算机技术形式的档案资料管理，可以提升政府机关的档案管理工作效率，并且电子形式的资料比纸质资料的储存时间更长，可备份的次数更多。而且计算机程序中包括搜索引擎，工作人员在查找资料时也非常方便，在录入档案资料时，把编目内容作为搜索内容，就可以在检索时输入关键词查找到对应的资料，这种自动化管理形式可以为档案管理工作提供更多的便利。

2.2注重计算机技术的安全应用

在政府機关的档案管理工作中，实施计算机工作的形式存在诸多明显的优势，由于计算机技术在现今时代的普及程度非常高，而计算机网络的开放性为人们提供了诸多可以应用的信息。但需要人们注意的是，电子形式的档案资料极容易被篡改，若要长期有效的保存资料信息，就需要对相关程序加设密码，尤其是政府机关的档案资料有些属于绝密的资料，一旦泄露可能会给国家机关带来危险和难以预估的损失，为保证档案资料的安全性，政府部门要对信息化应用的形式加以重视，采取必要的保密措施提升计算机应用的安全性，避免资料泄露引发的一系列问题。档案管理人员在录入资料和封存资料时，需要交由相关领导签字批示以后，才可以将其录入到系统中，调取相关保密资料或重要资料时，也应相关负责人或领导签字审批，或是同账号密码登录的方式，确认无误以后才可以调取。对于计算机程序的安全性也要加以提升，如可以通过设置防火墙或防病毒软件的方式填补软件中的漏洞，防止不法分子利用黑客手段攻击计算机系统。在传输资料时，工作人员也要做好备份工作，对于涉密的信息要禁止其他人访问，可以在资料程序中设置密钥，政府机关也要对从事档案管理的工作人员开展计算机技能的培训，以提升工作人员的信息技术水平。

2.3结合计算机技术与纸质管理

政府机关在档案管理工作中应用计算机技术时，应当在原有纸质档案管理的基础上，融入信息化技术的形式，而不是将信息化技术完全取代传统的纸质档案管理形式。纸质档案始终是政府机关档案管理工作的核心，如果电子档案出现问题，纸质档案也是唯一的核对资料，可以为计算机管理形式提供基础的保障。计算机技术在档案管理中的应用多以光盘的形式为主，而计算机设备也可能存在老化的问题，所以信息化管理并不是“高枕无忧”的，如果完全将信息化的管理模式取代了纸质档案的管理形式，那么就容易在出现问题时失去凭证。就目前的情况来看，信息化资料的原始性难以得到保证，这就说明保留传统的纸质档案仍然非常重要，两种管理模式相互补足，可以建立双重优势，完善政府机关档案管理工作的形式，建立起融汇共通的管理通道，使之保存方式更加多样化，而资料也更加完全和丰富。

3.结束语

政府机关要想提升档案管理工作的效率和质量，就要从工作形式上加以创新，在信息化时代中，用计算机技术来推动档案管理工作的现代化发展非常重要，而档案资料作为原始的资料，可以有效的记录真实的数据。对此，政府机关在应用计算机技术于档案管理工作中时，要将纸质档案作为工作的基础，加大对计算机技术的推广力度，注重对计算机技术的安全应用，从计算机程序及工作人员能力方面加以强化，以求更加现代化的发展。