科技档案的电子化网络化管理研究

李艳波

摘要：随着社会经济的快速发展以及科研活动的持续开展，诞生出了许多优质的科研课题，通过在各个领域当中充分应用这些科研成果，可以极大地促进社会发展。目前，企业在实际发展过程当中需要对相关科技要素进行运用，因此，在研究相关科技成果的同时，也会形成大量的档案信息，为了能够有效发挥出相关科技成果的重要价值，需要有效保管这些珍贵的科技档案资料。而在科技档案管理过程中，通过运用相关的信息化技术，可以有效提升科技档案管理水平。本文针对科技档案的电子化网络化管理进行分析，介绍了科技档案数据库网络化管理的形成，探讨了科技档案电子化网络化管理的重要性和主要特点，并提出具体的管理对策，希望能够为相关工作人员起到一些参考和借鉴。

关键词：科技档案;电子化;网络化;管理对策

现如今，随着我国经济的快速发展，国民经济发展也进入到了一个全新的阶段，我国的科学技术水平在不断提高，信息技术和网络技术的普及和应用，也有效促进了我国各个行业的发展。对于档案管理而言，在过去主要采用手工方式，这与现代化发展过程中的高效、精确等要求不符，因此需要向现代化、信息化以及科学化等方向进行转变。对此，相关管理人员需要深刻认识到档案管理的电子化网络化发展重要性，采取有效对策，合理运用信息化技术，从而提升档案管理水平，促进我国档案事业的可持续发展[1]。

一、科技档案数据库网络化管理的形成

（一）科技档案管理的发展

我国科技档案管理工作正在不断完善当中，其管理方式具体经历了不同的三个发展阶段，分别是手工管理的纸质档案目录、科技档案目录的数字化管理以及科技档案的电子化网络化管理。而科技档案电子化网络化管理主要采用相关扫描仪和数码相机等设备，数字化加工纸质档案，并将其载入到具体的数据库当中，通过对网络技术和信息技术进行运用，以此来为相关科研人员提供信息远程服务。

（二）科技档案数据库网络化管理的意义

在科技档案信息化网络化管理过程中，数据库信息主要采用多元化的入库方式，这不仅使数据库信息的准确性和专业性得到了有效提高，而且也为相关科技档案的鉴定和利用提供了更加便捷的服务。可以说，随着科技档案数据库的有效建立和完善，极大地促进了档案管理工作的科学化和规范化发展，为科技档案管理工作提供了全方位的服务。

（三）科技档案数据库网络化管理的设计

科技档案管理涉及到的相关工作人员具体包括科研管理人员、档案管理人员以及科研人员。而在数据库当中，每一位用户都有着对应的角色分配，其最基本的权限为查看和录入数据库信息目录，科研管理人员或者相关的科研人员需要自行录入科技档案信息，之后将纸质档案上交到档案部门，由科技档案管理人员录入准确和完整的信息，并要审核纸质档案是否归档等工作内容，当审核通过以后，方能完成相关科技档案归档工作[2]。

二、科技档案电子化网络化管理的重要性

目前，我国各行业的发展正呈现出多元化的态势，而在企业的具体发展过程当中，相关科技元素也在快速增加，进而诞生了一系列的科技成果，这极大地促进了我国的经济发展。而科学技术的快速更新，也出现了许多现代化和先进性的设备，并形成了相关的科技档案，对于科研机构而言，档案资料的管理和存储是十分重要的一项工作。从科研工作的角度进行分析，相关的档案资料都十分珍贵，一旦没有妥善管理，出现了缺失问题，将可能导致科研成果受到破坏，或是出现相关科研成果被抄袭的问题。因此，现阶段需要有效开展科研档案管理工作，做好科研档案的管理、归档和存储工作。而通过在科技档案管理工作当中应用信息技术和网络技术，实现电子化网络化管理模式，可以更好地保护科研成果，并促進我国科研事业的发展。而从企业和相关组织的角度出发，如果想要在激烈的市场竞争当中独占鳌头，占据更多的市场份额，则需要充分完善科技档案管理工作，完善相关科技档案管理模式，确保电子化网络化技术的有效应用，从而使科技档案管理水平得到有效提升，促进企业的长期稳定发展[3]。

三、科技档案的电子化网络化管理的特点

（一）电子化网络化管理的优越性

1.操作简单、方便快捷

通常来说，科技档案具有较大的数量，而且类型比较多，这导致档案管理工作的难度有所增大。在过去采用传统手工管理方式，对相关档案资料进行收集、分类、整理和归档时具有较大的劳动强度，而且工作效率相对较低，还容易出现相关漏洞，进而对档案管理水平产生严重影响。而在科技档案管理工作中应用电子化网络化管理技术，可以简化相关档案管理操作，只需通过按键操作便能够系统化的整理相关档案资料，极大地缓解了相关档案管理人员自身的劳动强度，也使档案资料的检索利用速度得到了有效提高，同时还能够使人力、财力、物力等资源得到节省，全面提升了档案管理工作质量[4]。

2.电子档案占据空间小

在新时代背景下，通过运用电子化网络化技术，可以有效为科技档案管理工作开展提供相关技术支持，而且档案所占据的空间有所减小，并以电子形式存在，可借助计算机平台的快速分类、传输和整理相关档案数据，极大的提升了档案管理效果。科技档案具有较多类型，具体包括影像、文本、照片、图片等相关形式，因此如果采用纸质档案资料往往会占用较大空间，而通过实现科技档案的电子化网络化管理，可以使空间得到极大节约，降低科技档案管理成本。

3.存储能力更强大

在科技档案管理工作当中，应用数字化技术可以通过电子芯片对大量的档案信息进行存储，这样不仅能够使档案所占据的立体空间有所减少，而且其存储空间也会变得更大，系统自身便具有一定的内存，再借助移动硬盘等可以使档案信息的存储能力得到有效提升。

（二）电子化网络化管理的局限性

科技档案电子化网络化管理模式的有效应用，可以进一步促进科技档案管理工作的开展，但同时也存在一定的负面影响。具体来说，由于相关系统的性能不够完善，因此容易导致电子档案信息化系统在具体运行过程当中出现漏洞问题，进而引发数据丢失和错删等相关现象。除此之外，科技档案管理系统在网络环境当中的稳定性和安全性也容易受到影响，如黑客以及病毒等软件的入侵，容易引发严重的信息安全问题[5]。

四、科技档案数据库的信息入库

（一）原纸质档案电子化入库

对完成归档的纸质档案需要将其目录有效录入到相关科技档案管理数据库当中，同时还需要在目录下增设附件和原文的上传与下载功能，并有效保存相关电子文件。这样一来，科研人员可在短时间内对自身所需要的科技档案信息或电子文件进行获取，这使科技档案的利用途径得到了有效拓展。同时，通过电子化网络化管理技术的应用，还能够为科研档案管理工作的开展提供有力支撑，并以此来促进我国科研事业的发展。

2 电子档案多元化入库

通过构建出完善而且具有大量信息的科技档案数据库，可以提升档案管理工作的质量和效率，在此过程当中，首先需要收集相关的电子档案。电子档案主要是指具有一定保存价值，而且已经归档的电子文件和相关知识、软件参数等相关数据。在科研工作当中，电子科技档案是针对相关科研课题所形成的具体档案资料。虽然通过计算机对实验过程和结果进行记录，可以使纸质记录所带来的错误问题得到减少，并快速分析相关数据。但电子科技档案往往无法直接进行阅读，需要通过相关软件来进行识别和利用。而且多数电子档案并不具备永久保存这一特性，因此安全可靠性相对较低，同时还缺乏足够的法律效应。所以在科技档案管理工作当中，应将电子档案与纸质档案进行双套归档制度，这样一来可以更好的发挥出电子科技档案所具有的凭证价值，而且还能保障电子档案的安全性。

3 科技档案数据库信息的鉴定

对于记录到科技档案数据库当中的信息进行鉴定，可以具体分为目录信息鉴定、电子文档信息鉴定以及纸质档案电子化文档信息鉴定。首先，科技档案数据库的目录信息来源于纸质科技档案，因此在对目录信息进行入库时需要有效进行审核，判断其与纸质科技档案上的信息是否一致。其次，科技档案数据库的各条目录下均挂接着相关的电子文档，需要有效鉴别电子文档的内容。最后，对于纸质科技档案的电子文件鉴别，需要判断其真伪性和完整性。科研单位为了能够进一步保障相关档案资料的真实性，需要严格要求相关实验记录的原始性和真伪性[6]。

五、科技档案的电子化网络化管理措施

（一）完善档案信息化管理系统

对比传统档案管理模式，电子化网络化管理模式的有效应用，可以使档案管理系统的运行效率得到有效提升，同时还能够将相关纸质和实物档案资料有效转化为具体的电子版本，从而更好的管理相关数据。对于数字化档案信息，在进行分类和整理时，其操作过程也会变得更加简便。而在构建档案管理信息化系统时，需要加大对数据安全问题的重视程度。在网络环境当中，科技档案管理信息化系统在实际运行时会不断传输和分享相关电子数据，因此一旦相关安全措施不到位，则容易出现安全漏洞，这使其在受到黑客、病毒等的侵袭后容易出现档案信息丢失或被盗窃等相关问题，进而给科研机构带来严重损失。为了有效解决此问题，需要充分确保档案信息管理系统的完善性，并合理采取相关的计算机网络安全技术，具体包括身份验证技术、防火墙技术以及数字加密技术等，这可以使科技档案数据的安全性和完整性得到有效提升。除此之外，科研单位还应招聘相关的系统检修和维护人员，从而及时检测系统安全性，当发现系统中存在安全漏洞时，则应采取有效的补救措施。同时，还需要定期升级系统和更新相关软件，从而使科技档案管理系统的整体稳定性得到有效提高。

（二）建立完善的档案管理制度

科研机构需要对相关档案管理人员的行为和责任进行规范和明确，并制定出完善的档案管理制度，通过制度来对人员的行为进行有效约束，确保能够规范化的开展相关科技档案管理工作。在构建档案管理制度时，需要从电子化、信息化以及网络化等层面进行分析，并严格按照我国的相关法律法规进行完善。而相关人员在对档案资料进行查阅时，则可以通过电子登记、存储、检索以及查询等步骤，并在实际操作过程当中严格按照档案管理制度的相关规定内容进行落实。相关工作人员还应结合电子数据库管理，在以往中所出现的错误来对相关规章制度和章程进行编制，为科技档案管理工作的开展提供有力依据。

（三）加强档案管理人员综合素质

通过应用科技档案电子化网络化管理模式，可以使相关管理方式变得更为先进，并使档案管理质量得到有效提高。而为了能够更好的落实科技档案电子化网络化管理，需要加强建设相关的档案管理队伍，对专业人才进行引进，同时还要剔除非专业类和兼职类的档案管理人员，确保相关管理人员能够执政上岗。在对档案管理人员进行选拔时，其不仅需要掌握相关的档案管理知识，而且还应对信息化技术进行熟练操作，这样可以更好的实施科技档案信息化管理工作。除此之外，在正式上岗前还需要有效考核相关档案管理人员的实践操作能力，全面审核工作人员在档案信息收集、整理、分类以及检索等操作工序当中的能力，确保人员的各项操作都能够满足相关标准。科研机构还应加强对档案管理人员的职业道德培养，避免在档案管理过程当中出现信息外泄等不良现象[7]。

结束语：

综上所述，对于科技档案管理工作而言，电子化和网络化发展是一种必然趋势，也是时代发展过程当中的必然要求。傳统科技档案管理模式主要采用手工操作的方式，这不仅会消耗大量的人力、财力和物力，而且在具体管理过程中还容易出现相关的失误问题，进而对档案管理工作的有效开展造成了阻碍。而通过采取科技档案电子化网络化管理模式，可以在短时间内有效完成档案收集、分类、检索以及归档等工作内容，使档案的利用效率得到了有效提高，同时还进一步地保障了相关档案信息的完整性、真实性和有效性，提升科技档案管理工作的安全水平和管理水平，对于我国科研事业发展具有重要的促进作用。

参考文献：

[1]陈永梅.科技档案的电子化网络化管理探析[J].科技展望，2017，27（5）：242-243.

[2]任成娟.科技查新项目档案的网络化管理与开发利用[J].科技情报开发与经济，2018，23（17）：131-133，160.

[3]祁卓麟，赵慧清，罗红彬，等.科技查新档案的网络化管理[J].大学图书情报学刊，2019，27（2）：49-51.

[4]罗艳.试论普洱档案信息资源的开发与利用[J].普洱学院学报，2020，36（2）：138-140.

[5]郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2019，19（48）：206-207.

[6]彭进.浅谈新时代人事档案信息化建设过程中的问题及策略分析[J].数字化用户，2019，25（47）：121，123.

[7]陈露.浅论新媒体时代下媒体行业档案管理的问题与出路[J].卷宗，2019，9（35）：35.