浅析提升高校行政管理工作效率的有效途径

摘要：高校行政管理水平是高校生存和发展的重要保证，随着高校改革的深入，传统的行政管理理念、管理方式已经不能适应时代发展的潮流，提升高校行政管理工作效率是高校必须面临的重要课题。高校必须从强化以人为本的管理理念和服务意识，加强人才队伍建設，创新和完善管理机制等方面提升行政管理工作效率。

关键词：高校;行政管理;工作效率

高校行政管理是指高校为了实现教育工作目标，通过设置行政管理机构，发挥组织、协调、管理等职能，综合配置教学、人力、财力等有形或无形资源，从而保障学校教学、科研等工作顺利进行的一项辅助性活动。高校行政管理部门承担着参谋助手、综合协调、督办落实等工作，是学校运转过程中承上启下、沟通内外的枢纽，“它和教学、科研共同组成了高等教育发展的基石，是推动高等教育发展的重要力量。”随着高校办学水平的提高和办学规模的扩大，行政管理部门的作用越来越突出。提高高校行政管理水平和行政管理工作效率，既是时代发展的要求，也是高校生存和发展的重要保证，对学校各项工作的顺利开展具有十分重要的意义。

一、高校行政管理工作的特点

高校行政管理工作，既有一般行政管理工作的共性，如执行性、协调性等，同时也有其特殊性，主要表现在它的服务性、琐碎性和专业性上。

（一）服务性

高校行政管理工作与教学、科研工作密不可分，为师生服务是其重要的职能特点，既要做好对内服务于校领导、教师、学生，也要做好对外沟通联络的工作。目前高校采取的是党委领导下的校长负责制，党委处于学校的领导核心地位，对学校的各项重大事务拥有决策权。由于学校事务的繁杂多样，党委主要负责把握大的发展方向，而具体的执行则主要依靠行政管理部门。为教师和学生解决各类问题，提供服务保障是高校行政管理人员的一项重要职责。从工作安排、教师培训到后勤服务等，行政管理人员必须事无巨细，有针对性的解决师生的问题，从而使他们专心教学科研，没有后顾之忧。此外，行政管理部门还要负责与其它高校的沟通交流，做好各种来访接待工作。所以说，服务性是高校行政管理工作的一个重要特点，行政管理人员必须有强烈的服务意识和良好的服务心态，以实际行动做好服务工作。

（二）琐碎性

高校行政管理工作繁杂琐碎，工作内容多样，涉及制度制定与监督、物资、对外联络、安全、档案、财务、党务等方方面面的工作，除此之外，行政管理人员还要完成领导临时交代的各项工作任务。每项工作都关系到学校的正常运行，任何一个环节出错，都可能对学校的发展造成一定的影响。这些庞杂的工作任务需要行政管理人员具有高度的耐心和责任心，认真对待每项工作，按照轻重缓急的原则合理安排每天的工作。同时，行政管理人员还必须具备随机应变的能力，面对各种突发事件能迅速做出回应，高效解决问题。

（三）专业性

高校行政管理工作涉及的范围较广，对行政人员的专业性要求较高。首先，行政管理人员要了解学校的教学科研、人员聘用、机构设置等情况，发挥组织、协调的作用，为学校的正常运转创造必要的条件和基础。其次，行政管理人员必须有长远的眼光，既要为学校的各项工作制定长远的规划，也要有近期的目标和安排，对于各项工作进度能做到心中有数，有条不紊。再次，行政管理人员必须合理分配和使用各种经费，合理配置学校的各种资源。对于国家每年下拨的经费和学校的各种资源，如何使它们发挥最大化的效用，保障教学、科研工作的顺利开展以及全体师生的基本生活需要是行政管理人员必须考虑的事情。最后，行政管理人员还要承担一定的监督和评价工作，如教学质量的监督、科研成果的鉴别、科研器材的选用、教材的管理等等，这些都需要行政管理人员具备相应的专业知识，才能保证工作的顺利进行。

二、影响高校行政管理工作效率的主要因素

高校行政管理工作在学校整体工作中处于基础地位，行政管理水平是衡量高校整体水平的一个关键因素之一。随着高校改革的深化，高校行政管理水平有了一定的提高，但社会经济发展也对高等教育提出了更为严格的要求，高校行政管理工作仍然存在诸多亟需解决的问题。

（一）管理理念落后

当前高校的管理理念带有明显的“韦伯范式”特征，“管制行政化”是这种理念的核心。“该理念认为， 行政人员在整个学校系统中是真正的支配者和管理者”，“高校管理部门及其行政工作人员仍然热衷于传统刚性管理框架， 以岗位职责权力实施单向性的纵向控制”，这种管理理念忽视了管理的服务性，使得教师和其它组织缺少话语权，处于被支配的地位，这种绝对的管理权力极易导致官僚主义的作风。此外，严格的等级管理使得行政管理人员只能按照上级意志办事，无法在工作中发挥自身的主动性、积极性和创造性。在日常工作中循规蹈矩的按照流程办事，在工作方法上缺乏创新思维，不能积极主动的适应形势的变化，从而直接影响了自身工作效率的提高。

（二）人才队伍建设滞后

高校行政管理队伍是高校行政工作中最重要的因素，行政管理水平的高低直接取决于行政管理人员素质的高低。然而，由于高校的特殊性，对行政管理工作的偏见长期存在，这主要表现在：一是认为行政管理工作没有前途，缺少上升空间，一些高学历的人员不愿从事管理工作，他们更倾向于教学、科研工作;二是认为行政管理工作工资待遇低，工作内容琐碎，这就导致了人才队伍的不稳定，人员流动性大;三是高校对于行政管理人员的培养、提升缺乏系统的方案，从而导致管理队伍整体的业务素质得不到提高，也使得“管理者缺乏职业归属感和自豪感， 大大挫伤了管理人员主动开展教育管理研究的积极性和勇于创新的精神， 使得管理水平停留在经验型管理层次上。”

（三）管理机制不完善

目前高校的行政管理工作一般采用的是科层管理结构，即校—院两级管理层次或校—院—系三级管理层次。各个部门的工作内容明确，每个成员的岗位职责清晰，所有组织和成员都在一个固定的系统之内，学校的行政工作由上而下，逐级落实。但是，这种管理机制存在不可避免的缺点，“这种机制在管理实践中更多的倾向于刚性管理，而置柔性管理于一边……使人变得墨守成规，使人变得不思进取，成了一个机械的文件执行者，成了文件的奴隶。”在工作方式上，高校行政管理部门已经形成了固定的工作模式和工作流程，行政管理人员每天忙于各种文件、会议和上级交代的任务，很少能真正发挥自身的管理职能。一些基层行政管理人员经常处于高强度超负荷的工作中，甚至节假日都在加班工作，无法从事务性工作及学术性工作中解脱出来。

三、提升高校行政管理工作效率的有效途径

针对上述问题，必须采取行之有效的措施，提升高校行政管理工作效率，提高行政管理工作质量，才能促进高等学校教育事业的长足发展。

（一）强化以人为本的管理理念和服务意识

随着信息技术的发展，传统的行政管理工作方式发生了深刻变化，高校行政管理理念也受到了剧烈冲击。高校行政管理要强化“以人为本”的管理理念，以教师、学生为主体，行政人员要提高服务意识，摒弃官僚主义作风，为师生提供高效、优质的服务。上级领导干部要积极关注行政人员在工作中遇到的困难，及时解决问题，引导他们主动改革传统的管理方式，主动掌握现代管理技能，将信息技术充分运用在自己的工作中，提高自身的工作效率。此外，要构建争当先进、争创优秀的公平竞争体系，激发行政管理人员的学习热情和创新思维，从而更好的完成琐碎的日常工作。

（二）加强人才队伍建设

要建设一支高水平的行政管理工作队伍，首先必须完善和落实行政管理人员相关政策待遇，保证行政管理队伍的稳定，如在职称评定、住房分配上制定相应的政策，解决他们的后顾之忧。其次，要加强行政管理人员的业务培训，提高行政管理人员的业务素质。高校可依据自身情况建立行政管理人员培训体系，定期开展岗位培训和技能培训，增强管理人员的业务水平。最后，要完善行政管理人员的职业发展规划，使得管理人员有进修和提高的空间，鼓励行政管理人员进行学历教育深造，引导其树立终身学习的观念，提升自身的管理层次。

（三）创新和完善管理机制

创新和完善行政管理机制是提高高校行政管理执行力的基础，也是提高行政管理工作效率的重要途径之一。首先，要建立扁平化的管理模式，精简职能部门。科层管理模式下容易出现权责不清、部门职能重叠等问题，影响行政管理工作效率。扁平化管理则是通过减少管理层次，将权力适当下移和分散，避免管得过死的问题，使各个部门有自身创造和发挥的空间。其次，要合理设置分配考核制度。学校的各级领导，应对自己所分管单位的行政管理人员有全面的了解，按照个人的特长，科学、人性化的分配工作，组建起高效的行政管理队伍。针对不同岗位工作职责的差异性，要制定针对性的考核评价指标，考核过程要规范、公平。最后，要建立健全监督、激励机制。通过量化标准，明确岗位责任，建立规章制度，使行政管理人员依章行使职权。鼓励教职工和学生共同参与对行政管理部门的监督，定期对行政管理人员的工作进行动态的、全面的评估，不断调整和创新工作方法，提高工作质量和服务水平。同时，要采取有效的激励手段，创新激励方式，不断激发行政管理人员的工作积极性。

四、结语

高校行政管理工作在学校的整体工作中发挥着举足轻重的作用，提升高校行政管理工作效率是高校必须面临的重要课题，它对学校各项工作的开展具有十分重要的意义。随着时代的发展，传统的行政管理理念、管理方式已经不能适应时代发展的潮流。高等教育改革使得高校行政管理工作面臨着新问题、新挑战，高校必须从管理理念、人才队伍建设、管理机制等方面入手，进行有针对性的改革，促进高校行政管理工作效率的提高，从而使高校适应现代化管理的要求。

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作者简介：

屈荣（1988.12—），女，河南，汉族，硕士研究生，四川大学马克思主义学院，610207，马克思主义中国化。