探讨机关行政事务管理存在的问题与对策

周玉兴

摘要：机关行政事务任务多、内容杂，要求高，服务性强，要做好机关行政事务管理，必须 注重效率，提升质量，才能保证机关业务有序运转。然而，随着时代发展，机关行政事务管理中面临的问题不断出现，管理中暴露不少问题，对机关行政事务管理运作造成很大影响。为此，本文分析了机关行政事务管理中存在的问题，并有针对性地提出了改进对策。

关键词：机关行政事务管理;精准服务;管理效率

在社会经济快速发展的背景下，组织面临的内外事务更加复杂，从而增加了机关行政事务管理工作难度，对机关行政事务管理人员的要求不断提高，需要相关人员加强学习，提升素质 ，转型管理观念，改进服务方式，保证机关行政事务协调运转。然而，只从人员素质的角度改善还远远不足，必须结合机关实际，做好机构优化配置，制定好岗位职责，做好人力资源融整合，加强部门团结协作，推动服务型机关建设，促进机关服务效率得以提升。

一、机关行政事务管理中存在的主要问题

机关行政事务管理工作性质比较特殊，工作任务多，管理内容杂，以事务性和服务性工作事项为主，主要是进行上传下达和做好协调工作。然而，在改革情况下，受机构编制、职责权限、人员素质等多方面因素影响，一部分机关行政事务管理运转效率低下，内部运行不畅，对机关形象造成很大影响。综合分析，机关行政事务管理中主要存在如下问题：

1. 机构配置不科学

机关行政事务事项多、范围广、涉及内容比较杂，管理难度大。主要是一些事务虽然交由机关行政部门办理，而实际上本部门只是负责传达作用，需要由其他科室、部门具体承办、落实，而对外、外上却需要机关行政去做好解释工作，进行内外协调。然而，在机构改革中，一些组织的机关行政职能比较弱化，机构配置不科学，运行机制不完善，管理权限小，难以有效完成协调服务工作。在现阶段的实际情况中，有的组织不重视行政事务工作，机构内部职责不分，机关行政职能未落实，工作职责与工作内容比较模糊，从而影响着工作效率提升。

2. 管理流程不完善

在一部分组织中，机关行政事务管理工作没有理顺，机关行政规章制度不健全，管理流程不完善，工作执行中依据不足，出现事务性工作都不愿意负责，工作上踢皮球，相互推诿等。从机关行政的职能上看，它是组织的运行中枢，职能多、责任大，在组织各部门中具有较高的权威性，如可代表行政负责人“发号司令”，传达领导意图，然而，这需要得到领导的支持，在组织中要进一步明确管理事项，厘清职责，得到内部各部门认可，发挥沟通纽带作用。然而，在实际管理活动中，部分组织的领导人对机关行政工作不很重视，行政事务处于维持状态，对行政事务管理的重要性认识不足，导致机关行政在组织中的权威受到影响，从而不利于行政事务正常运转。有的组织在机关行政管理流程不清晰，事务管理运行杂乱无章，一部分事务几天工作在此受阻，行政事务管理陷入困境，影响着单位业务进一步发展。

3 .人员配备不合理

出于精简的需工，一些组织中机关行政事务管理人员减少了，而相应的工作任务没有调整，反而增加了，增加了机关行政事务工作量，这对工作人员极大压力。有的机关行政与其他科室、部门合并，职能杂乱，由于编制紧张，受编制限制，工作人员较少，出现一人多岗位，一人多职，责任模糊。由于事无巨细，工作繁琐，一部分工作人员疲于劳作，而又感觉无绩可表。有的组织在人员不足的情况下，从其他科室抽调人员进入机关行政事务管理岗位，有的人对行政事务处理流程不熟，又没有受过专业培训，业务素质不高，在事务处理中顾此失彼，工作难以跟上节奏，造成差错时有发生，管理与服务效率大打折扣，难以达到预期目标。

二、完善机关行政事务管理的具体对策

1. 优化机构设置，完善机构职能

在改革背景下，各个单位的内设机构必须保持精简高效，有利于工作效率提升。各个单位必须根据各自实际，结合改革总体目标，对内设机构职能进行重新优化。 一是机关行政机构力量必须加强，不能削弱。将与行政事务有关的事项统一归集到行政事务管理机构，保持职能的统一性，增强机关行政事务管理的调控能力。二是要明确行政事务管理机构的权责。

要做好行政事务管理机构的责任分工，进行职能定位，从而保证机构运行职责清晰，工作内容明确，减少工作中部门间扯皮现象发生，保证机关运往的整体性。三是强化行政事务管理机构的综合协调功能。行政事务管理机构是机关运转的中枢，要发挥其职能作用，就要赋予其更多的“权限”，强化其综合协调功能，在一些具体的事务性业务中，由其负责牵头，协调内部各科室、各部门进行参与，完成相关工作，达到提速增效目标。

2. 明确职责权限，精简优化管理流程

要保证机关业务有序运行，必须建章立制，统一流程，规范行政事务管理，推动各项业务有序完成。为此，必须抓好如下几个方面的工作：一是做好制度建设。要根据单位实际与行政事务管理的要求，构建完善的机关事务管理制度，保证各项业务运行有章可行，有据可依。一方面，要针对行政事务管理机构自身建立内部业务运行规范，保障机构业务规范运行;另一方面，要制定全组织的管理制度，特别是要做好与行政事务机构运行相关的制度衔接工作，保持制度间的协调，从而保证业务有序对接。二是要进一步精简优化管理流程。管理程度复杂、流程图不清晰，会造成机构运行成本增长，运行面临困难，为此，必须结合具体的业务特点，尽量简化管理流程，减少中间环节，提高服务办事效率。三是实行行政管理方式创新。在行政事务管理中要大胆应用现代技术，推行现代行政管理方式，促进行政管理效能提升。如构建组织工作群、官网联系渠道，加快内部信息传递通道，改变过去电话沟通、会议交流，上门征求意见等传统行政方式，应用现代信息技术，促进行政事务管理效率提升。

3. 做好人才培训工作，做好人员科学配置

机关行政事务工作多、内容杂，有人认为工作人员是“勤杂工”，不需要专业水准，是人人都可做的一项工作。事实上，这一观点是非常错误的。在经济快速发展的情况下，社会各方对行政事务管理提出了更高要求，需要工作人员具有较高的综合素养与应变能力，工作人员不仅要“能說会道”，还要“能写会算”。要了解“上意”，准确把握上级与领导的工作意图，能够做好传达解释工作;要领会“下情”，对部门及员工的动态了如指掌，了解他们的想法与要求，从而在工作中能够采取正确的方法，做好应对，促进工作效率提升。为此，在行政事务管理中，人员要优选，专业素质要高，综合能力要强，要不断加强工作人员专业培训，帮助他们提升综合素质。同时，要做好管理人员综合搭配，保证队伍配置科学，人员性格、素质相互互补，从而提升综合服务能力。

结语

在形势下，机关行政事务工作更加复杂，管理难度更大，而社会各方对机关行政事务的要求更高，机关事务管理工信显得尤其重要。必须加强机关行政事务管理建设，进一步明确权责关系，创新行政事务管理方式，对工作人员进行专业培训，提高其综合素质，促进管理能力提升，推动单位业务长远发展。

参考文献：

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