档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位

董晓玲

摘要：档案管理工作是高职院校教学管理工作中的重要组成部分，能够直接影响高职院校教学水平和发展状态。现如今，随着我国教育改革不断深入，高职院校的学生数量也逐渐上升，为档案管理工作增加了一定难度和挑战，为了促进高职院校更加高效、高质量的完成教学工作，本文结合高职院校档案管理工作基本内容和基本表现进行分析，并阐述其在高职院校教学管理工作中的作用和地位，希望能够为专业人士提供参考借鉴。

关键词：高职院校教学管理工作;档案管理;作用及地位

高职院校教学档案涉及内容相对较多，其中包括：专业教学计划、人才培养方案、教学改革思路、教学计划执行情况、课程体系改革情况等内容。不仅是高职院校专业建设的核心依据，也是提高教学水平的关键因素[1]。通过查看档案有利于帮助教师总结经验，弥补不足，从而进一步优化和完善教学方案，使教师形成独特教学风格，为学校打造精品专业。由此可见，作为高职院校教育工作者，需要全面提高学校档案管理意识，并积极寻求适合新时期档案管理工作的新方法，为促进高职院校更好的完成教学工作奠定良好基础。

1.高职院校教学档案管理工作基本内容

高职院校的教学档案主要记录教师和管理人员在日常工作以及教学活动中的各种方法和手段。其记录形式较为丰富，包括：视频、文字、图像等方面。只有将所有档案资料归纳整合、合理分类，才能够充分保证教学档案的完整性和安全性。然而，由于高职院校专业较多，并且各专业教学内容存在较大差异性，所以档案资料内容也不尽相同。具体来说，高职院校档案管理工作内容可以从以下几点进行分析：

综合类档案管理。该部分工作是高职院校档案管理中的基础内容，具有繁杂性和专业性特征，主要包括：学校规章制度、教學规划、工作细则、教学命令等内容，将所有内容整理归档是综合利档案管理要点。

教学业务档案。主要记录教师的课堂教学记录、教学内容、教学方法、教学日志等内容。是教师展开教学活动的关键资料[2]。只有保证教学业务档案完整、安全，才能够为教师总结经验、创新教学思路奠定基础，由此可见，教学业务档案管理是高职院校教学活动中不可或缺的工作内容。

专业实验教学档案。高职院校主要以培养学专业能力为主，学生只有在亲自实验中才能够将理论和实践相结合。因此，实验是学生掌握知识和提高能力的根本保障。而专业实验教学档案，主要记录学生的实验项目、实验情况、实验报告等内容，能够真实反映学生学习状况，因此，强化实验教学档案管理力度，是提高高职院校教学水平的重要途径。

第四，教师业绩考核档案。该类档案主要记录高职院校教师个人简历、培训情况、考核情况以及进修资料等内容，是反映教师教学水平和综合素质的基本内容。

2.高职院校教学档案管理工作基本表现

2.1专业性

高职院校教学档案管理具有专业性较强的特点。具体来说，高职院校在人才培养过程中主要以社会岗位需求为主，因此各专业学科在教学内容和教学性质方面存在较大差异性。上文提到，教学档案主要记录课堂活动和教学形式，因此，与专业相对应的教学档案也不尽相同。这也在一定程度上突出了高职院校教学档案的专业性特点。

2.2多元性

高职院校教学档案管理具有多元性特点。具体可以从两个方面分析：第一，档案形式多元性。在教学档案管理工作中，教师或管理人员，需要结合各专业特点，针对性选择档案管理方式。例如：理科专业档案资料多为图纸、数据等内容[3]。而文科专业档案资料多为图片、文章等内容。为保证档案信息的完整性和安全性，教师和管理人员可以自行选择光碟、文件等不同储存方式。第二，档案参与人员多元性。由于高职院校人员复杂，其中包括学生、教师、领导等多个方面。这也直接体现了高职院校档案参与人员的多元性和多样化。

2.3周期性

高职院校教学档案管理具有周期性特点。由于高职院校教学活动通常按照学期制展开。所以在一定程度上体现了高职院校档案管理的周期性特点。另外，档案管理周期又分为多种形式，其中包括：以学年为周期、以周为周期、以日为周期等等，较为常见的档案管理周期为学年制。由于高职院校一年分为两个学期，并且每个学期的教学形式大致相同，所以不同周期和不同阶段之间也存在一定联系，使得高职院校档案管理工作形成大循环周期。

2.4系统性

高职院校教学档案管理具有系统性特点。学生从入学到毕业是档案管理的完整周期，而在这一周期过程中，也包含较为显著的系统性特点。具体来说，高职院校想要提高档案管理工作水平，需要在学生入学前做好准备工作，其档案内容包括：招生材料、学生户籍管理等内容，以及学生进入学校后专业活动、学习情况等内容[4]。这一管理环节本身就能够形成一个较为完成的系统。

3.档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位

3.1为教学活动顺利展开奠定基础

所谓教学档案管理，其管理内容自然与高职院校各专业教学活动息息相关。因此，其最重要的作用就是为各专业教学活动顺利展开奠定良好基础。具体来说：第一，高职院校在实际教学过程中，需要结合高职院校实际情况以及教育部门的相关部署下达各项教学计划。教务部门结合教学计划严格落实和部署，教师则结合部署内容任职执行教学任务。而这一系列活动，均需要以教学档案为前提。由此可见，高职院校档案管理工作是学校开展教学活动的重要保障。相反，如果在教学活动开展过程中，教师无法明确上级命令，或教学任务传达模糊。即使教师专业能力较强、综合水平较高，也无法充分保证教学活动顺利展开。除此之外，高职院校教学档案还明确记录了各专业教学实际情况，能够直接反应各专业教学真实水平，教师通过查看档案能够总结经验、弥补不足，有利于为教学改革和创新提供思路，从而有效提高高职院校整体教学水平，充分保证高职院校教学质量。

3.2为教学过程提供重要依据

高职院校的教学档案不仅能够集中教学活动以及教学人员的智慧结晶，还能够记录教学过程中的成功经验和失败经历。除此之外，教学档案还承载着各专业学生在学习过程中遇到难题和克服困难的过程。由此可见，高职院校教学档案具有复杂性和多样性特点，能够为教学活动顺利展开提供参考和借鉴。具体来说，教师在教学过程中，可以将教学内容、实践活动、教学方法等信息全部记录、通过翻阅资料能够对学生基本情况大致了解，有利于教师在后续教学中针对性教授重点，从而为学生提供个性化教学服务，使学生能够在有限的课堂内最大化吸收知识和掌握知识，从而全面提高自身实力。

3.3促进家校友好交流

学生在校学习期间，除教师和管理人员外，最关心和挂念学生的莫过于学生家长。现阶段，大部分高职院校均实施住宿制度，学生日常生活和学习情况均归学校管理。另外，由于学生离家路途较远，或家长工作过于繁忙，无法全过程参与到学生生活和学习中[5]。高职院校为了能够强化亲子间的沟通和交流，需要重视学校与家庭之间的联系，使家长能够及时获取学生在校期间的生活情况和学习情况。而通过档案管理，即可充分满足这一目标。教师可以将学生在校期间的学习状态、学习成绩等内容记录下来，并以视频、文字等方式保存，定期传送给家长。家长通过查看档案，能够及时了解学生在校期间实际情况，有利于家长结合学生表现选择是否与学校沟通。这也是高职院校教学档案管理工作中比较突出的价值之一。

3.4对学校办学水平科学评估

高职院校教学档案，是教师在教学过程中逐步积累和形成的。不仅能够真实反映专业教学具体情况，还能够汇总教学中的所有信息。另外，教学档案还记录了学生在学习过程中存在的各种问题和问题解决思路。通过查看档案，能够直接了解高职院校教师的教学水平以及学校的办学质量等情况。因此，将其作为高职院校评估和评审办学水平的基本资料，有利于为评估和评审人员提供正确依据。从而得出较为可靠和真实的评估结果。

3.5督促各级部门更好的完成工作任务

高职院校在人才培养过程中，只有保证各部门严格按照相关制度展开各项工作，才能够达到人才培养最终目标。而教学档案作为真实反映学校各部门真实情况的重要资料，有利于及时发现各部门工作中存在的优势和缺陷。具体老说，教师通过查阅档案能够全面了解自身的业务水平和工作态度，有利于教师针对性改进和完善。管理人员通过查阅档案，能够对日常工作中管理方式和管理理念进行反思，从而寻求更加适合学生发展的管理手段[6]。领导人员通过查阅档案，能够对学校办学水平和办学质量全面了解。有利于领导人员优化和改进学校发展模式，从而打造特色化高职院校。只有保证各部门能够在制度、教学、交流、组织等方面协调一致，才能够为学生发展奠定良好基础，为促进高职院校健康运行提供保障。

4.總结

综上所述，高职院校教学档案记录了学校学生、教师、领导等相关人员的具体情况以及教学活动开展情况。是高职院校教学管理中的重要组成部分，在学校教学过程中占据不可撼动的地位。通过以上阐述可以看出，教学档案有利于为教学活动顺利开展奠定基础，有利于学生在最短时间内学习更多内容。另外，教学档案内容丰富，能够直接反应各专业教学中存在的优势和问题，有利于教师针对性整改，寻求更加适合学生学习的方式。同时，教学档案是学校评估和审核中的重要资料，能够直接体现高职院校的办学水平和办学质量。有利于学校发展奠定基础。

参考文献：

[1]张晓静.高职院校档案管理工作中的保密原则[J].科技资讯，2017（13）

[2]贾秀芳.试析高职院校档案管理工作中存在的问题及对策[J].发明与创新：职业教育，2018

[3]宋志勇，穆亚敏.柔性管理理念在高职院校学生管理工作中的应用[J].经营管理者，2017（22）：226.

[4]倪红娟.电子档案管理在中专学校档案管理工作中的应用[J].科技视界，2017（14）

[5]李春秋.高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策[J].安徽商贸职业技术学院学报（社会科学版），2018，v.17;No.66（02）：81-83.

[6]冯家富.高职院校教学档案管理工作探讨[J].办公室业务，2018.