信息化背景下的不动产登记档案管理探究

吴垠

摘要：为了推动社会文明进步政府方面做出了调整，在主客观原因的共同作用下，房地产行业实现变革，市场开始有了新的变化。房地产行业对整个社会的影响超乎想象，住房制度改革是新形势作用的结果，制度改革推进之后群众需要到专门部门进行不动产登记工作。现代社会因着学生的上学问题，群众对不动产档案的利用需求有所增长。作为一份具有法律效益的凭证重要性不言而喻，然而传统登记手段明显具有滞后性，实际效果不够理想，信息化背景下走上信息化管理道路是必然，信息化档案管理优势很明显。

关键词：信息化背景;不动产登记;档案管理

在各因素的影响下社会不断发展，社会发展有了新的社会条件，支撑社会各行业发展。总而言之，社会更替是一大必然规律，不可阻挡。发展经济与推进技术发展并行，在不同以以往的经济生产情况下大力推动新技术，社会自此进入信息化时代。信息化技术的作用是与目共睹的，将其用于不动产登记档案管理效果远超以往，工作越发简单化、高效化。不动产登记档案信息化管理被部门重视并追求深化发展。

一、不动产登记档案管理概述

国家方面出台政策调整不动产契税、地产市场的调整等诸多因素存在导致形势变动，人民群众接收到信息以后进行变更工作。再加上不动产登记部门还需要给人们提供最基础的权属调查这将大大增加部门工作压力，工作人员苦不堪言，因为频繁操作又或者是工作人员素质不过关也极有可能导致资料丢失。信息技术出现，各大行业以技术为依托进行行业调整，不动产登记部门注意到应用信息技术确实能够提高效率，对部门也会产生良好的效益，部门更是加大了信息化建设力度。事实证明进行信息化管理以后档案管理效果确实显著。

不动产登记档案功能特性使然，是一项系统工作。我们必须要讲求登记档案管理质量。另外一方面人民群众想要有更好的服务质量，部门急需信息化技术来推动工作的开展。现实中部门也确实采取了行动，因着信息技术不动产部门登记档案服务质量有所提升，具有重要意义。

二、不动产登记档案在信息化时代背景下的管理探讨

（一） 档案管理信息化必须坚持标准化建设

在原先没有做好责任划分工作时国土、农业等部门负责不动产登记工作，人民群众通常不知道去哪里办理业务，总是辗转多地，浪费了时间和精力却没有把事情顺利办下来。另外各个部门制度不统一，这样很容易出现档案管理分散的问题。这一问题严重导致群众产生了不满情绪，反应激烈。有关部门看到了这一问题开始着手整体工作。进一步接触实质情况发现管理工作确实不规范，现实中部门与部门存在数据采集方式不同、精度要求不同的情况。实际上这确实是件麻烦事，一直以来不动产登记机关职能分散，这一情况存在多年。

另外最突出的问题在于档案系统没有建立，受原始条件限制资源共享难以成为现实，通常想要查阅资料困难重重，中间会经历诸多坎坷。利用者表示这样极度不便。档案管理是一件非常重要的事情，必须要实现标准化管理。现阶段确定不动产登记部门，做好整理工作，紧接着这些部门要协调沟通，实现业务规范统一。另外要注意确定技术标准，在日常执行工作时注意严格按照标准进行。不动产档案记录需要非常完善，所有涉及到不动产物权的所有事项都要有记录且要保证记录明确具体。格式问题是需要格外关注的，单位确定所用格式，实现统一化。原先受条件水平的限制只能采用纸质档案，纸质档案具有保存难、容易损坏的特点。档案长时间放置很容易潮化。另外纸质档案调取困难，办理业务通常需要进行调取，而调取之后工作人员可能忘记放回原处导致档案损坏。实际上档案管理人员感到非常苦恼，即使自己定期或者不定期的查阅档案但是还是无法根本上解决问题。自从转变了不动产档案管理模式之后以往的问题不再出现，具有积极意义。现阶段有关部门要投入专项资金完成信息化系统建设，充分利用系统信息采集、整合功能。建设完成之后就需要着手进行档案管理工作。单位注意利用现代化数字以及设备，确保数字档案处于正常的状态。档案信息需要时长调用，使用者完全可以利用计算机网络系统，档案信息检索时间较短，人员会有良好的体验感。档案管理工作确实因为数字化技术的应用变得更加高效。现实中我们必须要保证不动产档案信息管理的严谨性。在信息收集过程中认真对待，根据相应的标准和程序进行严格操作。另外要注意做好信息平台维护工作。值得注意的是，网络平台容易受到攻击，保护数据进行风险防范是一件非常重要的工作，因此要加快建立健全网络风险防范机制，坚持做好三个统一，保证档案信息归档、监管查询与服务规范化。

（二）档案管理信息化必须坚持创新服务方式

广大群众是提出诉求的人，在这个经济时代服务好群众是最重要的。对群众的需求进行精准定位可以发现他们想要办理业务时缩减流程、减少时间，传统方式下群众跑断了腿，缺乏良好的体验，现阶段需要满足群众需求，强化不动产档案服务质量。首先应当做好先进技术的引入，采取“互联网+服务方式”。另外还需要收集来自各方的反馈信息，进一步消除档案管理信息化不足。此外还要允许群众发声，注意结合建议更改工作，真正做到让群众少跑腿。“互联网+服务方式”以平台为依托，目前出现的问题在于网上填写资料容易出现错误、网上审理时间过长。因此部门可以开设对话窗口，工作人员从旁协助群众进行信息申请，确保提交的资料正确避免反复上传资料导致群众产生厌烦心理。针对网上审理时间过长的问题部门应当增加员工数量。查档工作人员在现实中扮演着重要角色，群众所递交的资料第一时间由电脑审核，审核通过之后教工作人员开具不动产登记查询证明，选择快递邮寄。然而这一来一回需要一定的时间而且容易出现邮件丢失的情况。为此可以选择提供电子资料发送给申请人。银行自从提供自助式查档服务之后工作效率明显提高。不动产档案管理部门可以采纳这一模式，主动提供自助式查询服务。首先确定查档终端设备放置点，紧接着确定查档终端设备数量。

（三） 档案管理信息化必须坚持专业人才培养

现有部门中有一部分人不懂得如何运用技术，不懂得如何进行信息化管理，这种情况下不动产登记档案管理信息化建设将会失去应有的意义。针对档案信息化管理人才缺乏的問题部门负责人要高度关注，加大技术型人才招收或培养工作。首先对外面向社会招收专业化人才。

既然已经完成了信息化建设那么工作人员就必须要采用新的方法和手段开展工作，因此在招收人才时一定要做好人员能力评定，设定一定的考核，待考核通过之后再分配工作。为了让工作人员始终有理想、有抱负应当做好思想培训工作，与此同时还应当将员工表现与工资待遇挂钩，通过这样的方式来调动员工积极性。为了让档案管理事业发展的越来越好注意一定要组织员工进行培训，使之成长为熟知现代管理知识的有用人才。计算机病毒会危害系统健康，在工作过程中这一情况一旦出现那么将会造成非常严重的后果。我们不能够对这一问题视而不见，要着手解决。人员日常需要学习更新有关病毒预防知识，避免事情发生时处于被动局面。

三、 结束语

传统手段下不动产档案管理工作实际效果不甚理想，管理模式有待提高。不动产档案管理部门通过信息化建设来解决工作难题，在实践过程中发挥了重要运用。实践证实不动产档案信息化管理确实能够改变工作局面，作用显著。信息化档案管理是出自自身发展需要，迎合了时代发展，开展信息化建设是非常有意义的。部门应当多加努力，争取使档案管理水平变得更高。

参考文献：

[1]苑春水. 信息化背景下的不动产登记档案管理[J]. 信息周刊， 2019， （031）：1-1.

[2]李伟旭. 关于构建不动产登记档案管理新模式的几点思考[J]. 中国管理信息化， 2019， （014）：168-169.