实施档案规范化管理 提升办公室档案管理效率

韩勇

摘要：随着国家综合水平的不断发展和提升，各单位各职能部门的档案管理工作思路也需要同步更新。立足于时代背景下，本文对如何利用现代化电子信息处理技术对传统的档案管理方法进行改革，运用科技手段实现档案规范化管理，全面提升办公室档案管理效率等方面将进行简单的探讨和分析。

关键词：档案管理;规范化;效率;提升

办公室档案管理工作的顺利开展，对有效提升企业单位工作效率有着十分重要的影响。档案管理是一项繁琐和复杂的作业，而传统的档案管理工作已经不能满足于当下经济生活水平快速发展的时代，能够保持与时俱进的目光，利用现代化的档案管理理念持续发展创新档案管理工作，进行规范化的管理模式，就能够使事业单位保持在经济发展前列，发挥出优秀的经济带动水准。接下去笔者将列入当前传统档案管理模式的欠缺性，并以此分析实施档案规范化管理的优点和部分措施。

一、传统档案管理工作模式的不足

（一）事业单位档案管理制度不够完善

当前我国大多数事业单位对于档案的管理缺乏健全的制度标准，对于档案分类、台账归档、以及类目级别等等没有进行明确的要求，导致档案管理工作在一开始就在制度上遇到阻碍，无规矩不成方圆，档案规范化管理工作无法正常开展。

（二）档案管理水平与发展需求不匹配

很多事业单位缺少专门的档案管理从业人员，在进行台账整理工作时只能安排现有的工作人员进行简单规整，但大部分管理人员并未达到专业的业务水准，无法跟上当前档案规范化管理的发展要求，同时，制度不健全也造成了档案管理人员无法及时掌握相关的法律法规，也就无法对档案进行规范整理与资源再利用。

（三）档案门类管理不规范影响工作效率

事业单位在档案管理归档过程中对于门类分别会出现两级差异化的问题，一方面是门类分别过少，在出现新门类档案归档的时候对如何归档难以掌握，另一方面档案设置类目过多，例如《工业企业档案分类试行规则》中，一级类目10个，二级类目则设置了若干，给档案规范化整理工作带来了不必要的负担。

（四）事业单位对档案管理工作重视度不够

事业单位更多的是在业务类方面投入较大的关注与支持，档案管理或者行政支持等这一类型的“二线业务”往往是忽视的。尤其是在档案整理方面，多数是要求由从事本业务的工作人员自己完成，档案规整的空间或者各项设施不够齐全，不愿意在档案规范化管理方面投入更多的经历和成本，极容易因为人员流失造成交接不清楚、档案缺失、台账混乱等问题。

二、档案管理规范化的意义

（一）紧跟时代步伐，顺应档案管理规范化需求

办公室档案实施规范化管理既是适应当下产业信息化的市场需求，也是为事业单位各职能部门正常运转提供更好的服务基础。利用现代科技和数据手段进行档案管理和规整，方便在需要的时候能够对真实的档案数据进行快速查询和调取，提升事业单位办公效率。

（二）提高企业单位人事管理水准

事业单位行政综合部门与业务部门之间的人事往来档案若能进行规范化管理，对于事业人力的留存运转具有非常大的效益。人力部门可以根据人事记录对人才进行业务部门之间的合理抽调及安排，第二也能够对现有人力资源的历史档案进行综合考评及考察，得出适合事业本身发展的人力管理路线，长此以往，能够通过人力管理方面提高办公室的工作效率，还能对企业发展方向做出准确预测。

（三）促进档案管理事业良性发展

当前我国档案管理事业及相关从业者综合素质存在良莠不齐的现象，全面实施档案规范化管理，可以促进档案管理行业内部进行革新，行业部门及从业人员能够调动自身积极性，通过开展各项档案管理讲座或者研讨会，不断加强专业知识学习，提升自身从业素质，并通过行业内良性竞争进行优胜劣汰，从而促进了档案管理事业的良性发展。

（四）促进档案事业与社会经济协调发展

信息化时代中，我们每个人从出生，到接受教育，结婚生子，生病死亡都跟档案记录息息相关，国家现在更是把个人征信与生活水平进行了长久联系，这些跟日益发展的档案管理事业密不可分，大多数人的一生虽然平凡，但一旦在历史洪流中有了一笔记载，对于这个人来说便是自我约束用以立世的不二守则，档案事业的规范化管理对促进社会进步与发展的影响是十分巨大的。

三、实施档案规范化管理的具体策略

（一）完善档案管理制度，深化档案管理意识

首先事业单位上级领导务必要对档案管理工作加以重视，对事业单位自身性质、业务重点、发展方向等几个方面要清楚了解，并根据这些来制定本事业单位的档案管理制度。经济条件满足的情况下可以聘请专业的档案管理人士进行培训和指导，开展对档案管理的宣传工作，深化自身档案管理意识，为事业单位档案规范化打好政治思想基础。

（二）加强档案管理人员的素质化提升工作

一名思想品德好，素质高的管理人员能够改善档案缺失、分类混乱、归档不规范等档案整理问题，档案管理人员的自身素质对于档案管理工作的影响是直接的，提升档案管理人员的综合文化素质能够让档案管理规范化工作达到事半功倍的效果。

（三）对于档案管理程序再次进行规范

档案分类程序化是档案管理规范化最显著的特征。在对档案进行立卷、存档以及调档等工作时，要确保整个档案管理过程有专人负责并且按照流程及规章制度严格执行，同时，利用档案监管体系保证每一条档案数据真实、准确。另外，利用电算化、人工智能等当下先进科技手段，在档案管理质量和效率双保证的前提下，优化办公室的档案管理程序，减少多余的人力物力支出。

（四）对档案管理进行信息化建设

上文提到，档案管理规范化、信息化也是企业信息化产业的重要组成部分。现代化信息技术在当前社会各项工作上的应用度已经十分广泛，同理，档案管理工作应当跟随科技发展的速度，进行数字化改革。若将纸质档案中的数据转换成数字信息，可以避免传统档案管理模式中纸质档案的归纳整理，因为时间的推移出现的磨损、虫蛀、字迹磨损等损耗现象。而且，档案信息的数字化，可以在互联网或者企业单位内网中长期存贮，随时调用，实现了单位与社会产生的资源共享，有利于单位和社会同步发展。

（五）科学管理档案数据

事业单位人力行政部门要时刻对档案数据进行科学管理，也是档案规范化工作的其中之一。率先组织档案管理论坛讲座或者研讨会，引进学习国内外先进的档案管理技术，在合法合规的基础上，立足事业单位自身发展性质，结合现代化先进技术对档案数据不断进行科学化的更新和归档，强化档案管理机制，进一步实现档案管理规范化。

四、结语

改革开放以来，我国的经济生活水平已经发展到了一个新的高度，但不管是过去还是现在，档案的管理工作都是一项持续存在，并且需要长久维持运转的一项工作。档案就是一段历史，以史为镜，可知兴衰，在当下科技飞速发展的时代，档案管理人员需要思考的就是顺应时代变革，提升对档案管理的重视度，持续学习吸收优秀档案管理知识和经验，同时利用先进的科学工具对档案管理进行规范化，建立健全相关的管理机制和监管体系，只要大家共同努力，办公室档案管理工作效率就一定能够得到提升，单位得到良性发展，并为社会经济和谐发展提供效益。

参考文献：

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