新形势下办公室行政管理初探

蒙文婕

摘要：本文主要是对新形势下办公室的行政管理工作方向的探索，办公室行政管理工作现存的问题作为指导，引领各企业创新之路，创建符合新形势的管理模式，改变老化不再适用的管理思想。合适的行政管理模式能够使管理工作更加的规范化，也能够推动行政管理的科学化建设，其次会节省各种资源，提高办事效率，让企业的运行更加顺利。

关键词：企业;办公室;行政管理

一、办公室行政管理工作概要

办公室是企业所有工作的基础机构，工作内容非常的广泛，小到简单的信息的上传下达，大到企业所有的人事调整安排，另外还要时时关注国家政策及时调整符合当下形式的工作条例。所以，办公室的行政管理人员应该有很高的组织能力、观察能力、传达沟通能力、办公信息技术应用能力等，这样才能保证办公室行政管理工作的品质。

二、办公室行政管理工作中存在的问题

（一）工作人员分工不明确

办公室行政管理工作会经常出现手里的到办公室不知道具体要找哪个岗位，虽然这种情况很早就开始想办法解决，但是现在依然或多或少存在这样的问题。导致一些想要偷懒的行政管理人员经常性推工作，一些善良的工作人员各项工作都要自己接受，工作量超标。同时也导致需要办公室行政管理工作人员协助的人遭受“踢皮球”的待遇，本来一件简单的小事，但因为分工不明确，大家或不想麻烦或不想承担风险，互相推脱，如此会大大降低工作效率。

（二）工作人员岗位技能掌握度不过关

工作人员岗位所需要掌握的知识和技能没有完全的掌握，专业化成严重不足，经常出现员工不能熟练顺利的完成工作内容，需要临时求助其他的工作人员。虽然现在很多企业都有上岗前的培训，但是为了劳动能力最大化的使用，培训都是草草结束就开始独立面对工作，这样一定程度上可以快速提高新员工的能力，但也一定程度上影响整个办公室的工作节奏，影响企业的工作效率。办公室的工作看似简单，实际上，专业化程度要求非常的高，需要针对性的专业技能培养。

（三）信息传达不够准确及时

办公室基本的信息传递工作，不能精确快速的完成，办公室相当于管家的作用，负责全企业所有的信息传递工作。但是这样基础的工作也存在很多问题，信息间接传达，每一次转达都会出现一些偏差，导致最终的接收有误。此外，办公室在接受到外界信息时，会凭着自己办事经验和主观思想对其进行理解和解析，不能客观不加任何感情色彩不用任何经验主义的去接受信息。尤其是在办公室行政管理人员接受到新政策时，以自己的经验用自己以为对的角度解读政策，这个时候可能就会产生很大的分歧。

（四）工作态度不认真

工作人员对岗位认知不正确，认为自己的就是简单的坐办公室的工作人员，不需要什么特殊的技能，工作轻松随意，负责一些简单的接待和“打杂”。从而也会产生较随意工作态度，对待工作不认真，失去学习研究的积极性，对工作敷衍、没有热情、干劲不足，得过且过，开始办公室混日子的生活，导致办公室行政管理工作不仅不会进步，甚至日渐退步。

三、提升学院行政办公室的管理工作效率方法

（一）明确划分岗位工作范围和责任

对办公室工作进行精细化管理，理顺各项工作之间的联系，清晰的划分工作内容和工作范围，每位工作人员固定的工作岗位，每個工作岗位明确工作内容，以及工作时间也要明确，合理又明确的分工，在工作人员横向的管理上，有利于通过合理的分工，每项工作专人负责实施轮班制度，具体的工作内容对应具体的岗位，具体的工作时间对应具体的工作人员，任务和工作具体分配，避免工作分配不均，部分工作人员及其清闲而部分工作人员忙的团团转，也避免办公室办理业务其他工作人员做不到具体的对接人员，工作像皮球一样被提过来踢过去。对需要办公室行政管理工作人员帮忙的人要热情热心帮助，不能对需要办事情的人爱答不理，尽最大可能给需要帮助的人提供便利，树立好办公室行政管理人员的形象。增强所有工作人员的责任感，不互相推诿，这样才可以保证工作顺利高效率的完成。努力改变行政管理工作人员在大多数人心里冷漠、不办实事、互相推脱以及办事效率低的负面，明确划分工作内容、工作时间，坚持专人负责制，保证专人专岗，一定不能允许浑水摸鱼的人员存在，杜绝在某一工作岗位上“三天打鱼两天晒网”，保证办事群众的利益。除此之外也要坚持实施岗位职责制度，让办公室工作人员既有责任，也有权利。

（二）技能培训要落到实处

技能培训要落到实处，而不是走过场，不是简单地通过面试就可以上岗工作，培训的学习结果也应该作为考核的一部分，培训是学习态度不认真，专业技能学习艰难，那么简历上写的、面试时讲的内容如何天花乱坠都是零。基本培训结束之后也应有负责的岗位老师，对正式上岗之后的一些疑难杂症的工作内容再一一给予培训，不能一开始就独立上岗，对业务不熟练遇到特殊业务独自解决很有可能会耽误很久的时间。

（三）建立有效的沟通渠道

建立有效的沟通渠道，和所有部门建立联系，保证能够直接沟通，这样才能够在传递消息及时准确无差别的传递到各个部门，不会出现信息逐级传递而产生偏差。对上级指令或社会新形势新政策不能带着主观臆断，不能偏激，也不能按照自己的想法一味缝合。在收到新的信息时要和其他的行政管理人员一同商量出更加贴合政策贴合指令的工作条例。避免误解政策，而发出错误条例，既影响企业工作方向，也会影响企业工作人员对政策对指令产生误解。

（四）改变工作态度

提高办公室行政管理工作人员的思想认识，让所有的工作人员都意识到办公室工作不是大家印象中接打电话、整理档案的可有可无的工作，虽然没有像其他岗位一样需要特别强的专业专业技能，但是办公室行政管理工作需要的技能却是综合性的，各个专业方向都要有所了解。让办公室行政管理人员意识到自己岗位的重要性，找到自己的存在感，工作过程中有成就感，从而提高他们的工作积极性，改变工作态度，也会改变办公室工作的风气和整体形象。做好枢纽工作，链接企业上下级，链接社会、政府和企业，使每一项工作都能顺利高效的完成，使每一个信息都可以及时准确地传达。最后是对办公室的工作进行梳理，合理安排工作，对工作进行全面的思考和合理的安排，遇事冷静，增强责任意识和创新意识，开展工作做到有条不紊。同时也要树立危机意识，没有什么铁饭碗的存在，只要不摆正工作态度的都有失业被顶替的可能性。也要有足够的学习能力，随着社会不断的变革，行政管理人员需要不断学习，然后创新管理的手段和方法，提升企业的行政管理水平。办公室行政管理工作人员必须要时时了解有关的政策，然后根据具体的发展方针，仔细剖析每一条有关的文献资料，制定新的工作条例。因此，要求办公室行政管理工作人员有较强的学习能力，从而学习了解相关的政策和理论，不断提升自身的思想觉悟。

综合以上所讲，为了能够彻底改变办公室行政管理工作人员在大众心中刻板的负面印象，需要行政管理部门的领导和员工一起努力，制定合理分工模式，重塑这份工作在心里定位，改变工作态度，从而促办公室行政管理工作进入健康的模式。

四、结语

办公室行政管理是一个非常全面、综合性非常强的一个日常事情办理地点。需要起到承上启下的作用，完成上传下达的工作内容，做好对其他部门的辅助工作，集结企业、单位的所有力量相同一个方向使劲。办公室行政管理人员也应该有亲和力，为人和善，亲民，能够耐心的和其他人沟通交流。

参考文献：

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