浅谈如何有效开展乡镇档案工作

刘开明

【摘    要】乡镇是我国最基层的政府机构，乡镇档案具有非常重要的作用。目前乡镇档案管理存在人员变动频繁、实体档案保管条件不好、档案资源缺乏有效的统一管理等问题。面对乡镇档案目前的管理现状，笔者认为要从以下几方面进行转变，一是建立稳定专业的档案人员管理团队，二是做好实体档案的收管用等基础工作，三是借助信息化实现档案资源的充分利用。

【关键词】乡镇档案  档案管理  档案资源信息化

中图分类号：G4     文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.13.104

做好鄉镇档案工作，对促进乡镇、农村经济发展，改进居民生活质量，维护社会和平稳定，实现可持续发展有着重要的意义。由此可见，乡镇档案的管理有着重要的历史意义。只有充分认识到乡镇档案的重要性，才能重视工作中存在的问题，从而不断改进工作方法，提高工作质量，让档案更好地服务于党政决策，更好地服务于民生，更好地服务于社会发展。

一、建立稳定专业的档案人员管理团队

档案人员是档案工作开展的基础，乡镇档案工作是一项专业性非常强的业务工作，需要专业的人员来完成这项工作。尤其在网络时代，更需要建立稳定专业的档案管理团队，不断提升他们的业务素质和综合能力。

一是建立起档案工作人员小组。鉴于乡镇工作的实际情况，要选择合适的人员来从事乡镇档案管理工作，建立起一个由乡镇的主要领导、乡镇部门工作人员及责任到人的档案管理人员组成的档案工作人员小组，并让这支档案队伍保持稳定。分管档案工作的领导人，要实时全面掌握这些人员的具体情况，针对工作任务和人员特点分配工作，不断优化档案工作环境，适当提高档案人员的福利待遇，对认真负责、做出成绩的人员予以重用，不断激发小组成员的工作热情。保持这个小组内人员权责分明，运转高效，响应快速。

二是提高乡镇工作人员的档案意识，尤其是乡镇政府的主要领导人的档案意识。领导重视档案工作，具体体现在年初乡镇党委会议或班子会议中将档案工作纳入年度工作计划中，年初将档案有关的人、财、物安排起来，具体包括明确档案人员及规划档案工作人员的个人进步及业务提升、档案库房的使用及确保档案经费纳入财政计划。要提高全体人员的档案意识，每年可以请专业的档案业务指导专家来给乡镇工作人员进行档案业务课程的讲授，多场合宣传档案工作。

三是要求各部门密切配合档案工作。档案工作并不是档案员关起门来就能将本镇的档案工作做好的，而是需要相关部门很好地配合，比如档案工作的收集工作，这也是档案工作的基础。在乡镇全体工作人员参加的会议上明确档案工作需要其他部门配合的部分，如归档、档案利用等方面。积极配合上级档案主管部门工作，积极参加各项档案业务培训，使档案人员每年能把握上级档案主管部门举办的现场及线上学习档案知识的机会，不仅能学习专业知识，还能增加乡镇档案工作人员与同行之间的沟通和交流。

二、做好实体档案的收、管、用等基础工作

一是遇到不懂的多请档案行政机构指导工作。有的乡镇对档案行政管理部门来说，可能比较偏远，但档案行政管理机构还是应该多对乡镇档案工作进行指导，尤其是乡镇档案工作做得不好的地方，更应该从最基本的工作开始指导，比如档案的收集范围、如何对已经有的文件进行归档整理、如何规范地进行档案保管等一系列具体的操作，并将收集范围等形成文件，为以后档案工作开展作行动指南。努力让乡镇档案管理工作发展更加制度化、规范化和标准化。

二是做好纸质档案的收集整理工作。纸质档案的收集是档案利用及档案资源信息化建立资源库的起点，就目前情况来看，纸质档案的收集整理情况不太乐观，没有做到应收尽收，需要进一步加大档案的收集力度，提高所有工作人员的档案意识和档案工作者的业务能力及业务水平。《乡镇机关档案工作目标管理办法》是各乡镇开展乡镇档案工作的指导依据，各乡镇应根据自己的实际情况，确定本乡镇的档案管理目标，制定切实可行的实施方案，通过统一领导，不断提升乡镇档案管理工作成效。

三、借助信息化实现档案资源的充分利用

目前学术方面有很多关于乡镇档案信息化的文章，很多仍然是理论的探讨或者在比较宽泛的层面谈乡镇档案信息化[1]，但从实践层面来说，除了经济特别发达的地区，乡镇档案数字化仍处于未起步状态。

一是乡镇利用县级综合档案馆档案管理平台进行档案数字化。从实际情况来看，作为乡镇一级的政府，一般情况下很难独立购买档案管理信息系统并进行档案数字化及后续的维护等，档案信息化的资金很难保证。购买或者开发档案信息系统，档案人才、资金等方面考虑都难现实。笔者认为，乡镇档案信息化的工作，应该从全国、全省一盘棋的角度考虑，创建省、市、县统一筹备的档案管理平台，以政务网为网络基础，乡镇档案室作为一个独立的立档单位直接使用这个档案管理平台。这样县级综合档案馆可以直接将乡镇档案信息化成果直接接收进馆，而已经移交进馆的档案数字化之后，乡镇档案室也可以通过平台直接利用成果。人员通过全县统一的平台培训之后也能熟练使用档案信息系统。这样更能充分利用乡镇一级的档案资源，提高乡镇档案工作效率，充分发挥档案资源应有的作用。

二是保证档案工作的资金投入，促进乡镇档案信息化工作。资金投入不足会引起很多问题，影响档案的安全保存和长远发展，也影响档案工作的正常开展。将档案工作支出纳入乡镇财政预算，能保证档案工作正常开展，有充足的资金。资金使用一方面是保证实体档案的安全保存，实体档案保存的条件包括合适的档案保管库房、装具、“八防”需要的相关硬件设备等。另一方面是将乡镇档案信息化的经费。在信息化方面，要购置计算机、扫描仪、打印机、蓝光光盘等硬件设备。利用信息技术，让档案管理和利用更方便快捷，充分发挥档案的作用。

总而言之，要想充分发挥乡镇档案的作用需要乡镇档案领导、档案人员、档案行政主管多方努力。

参考文献

[1]何晓军.乡镇档案馆管理平台建设研究[J].浙江档案，2018（4）.