推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施

朱春梅

摘要：档案管理事关机关事业单位的人事调动，其对于机关事业单位是否能够有效发挥职能效用有着较大的影响，当前各行各业的档案管理早已实现了信息化管理，对于机关事业单位来说亦是如此。在信息化背景下，机关事业单位档案管理工作该如何实现规范化和标准化呢？本文将对其进行详细分析和论述。

关键词：机关事业单位;档案管理;工作;规范化;标准化

档案管理是机关事业单位管理工作中一个不可缺少的组成部分，机关事业单位对于这项工作一直都比较关注，然而因为档案数量和管理时间的不断增加，让很多机关事业单位在管理实践中都产生了很多的问題，例如，没有合理的认识、管理方式单一等，这些都给档案管理工作的效率和效果带去了消极的影响。要想提升档案管理的质量，就需要明确工作中存在的问题，进而采取有效的措施，提升管理水平，让档案管理可以实现标准化和规范化，促进档案的利用，充分发挥出档案的作用。

一、档案规范化管理的实际意义

以往的管理办法是将重要的纸质档案资料整理，如果工作人员将这些资料任意摆放在档案室，将导致档案管理的杂乱无章。机关单位的员工具有流动性，若要求他们自行保管档案材料，在员工任免工作时，可能会出现档案找不到的现象，影响机关单位的工作延续性。档案对机关单位造成的损失是不可估量的，将工作的原始资料——档案，将其妥善保管是机关单位在管理过程中十分简单并且基础的工作。除此之外，对于机关单位来说档案管理是很关键的一个方面。随着社会逐步发展，我国对于社会信用体系方面逐渐开始重视，因此机关单位中的档案管理工作为了满足社会的需要，应不断发展和完善。从多方方面多角度入手建立完美的信用制度，应用到档案管理中来。

二、推进档案管理工作规范化、标准化的措施

（一）加强对文件档案管理人员的培训，提高专业素质

文档文件管理负责人对于文档文件管理工作具有绝对的决定权。它的质量和能力直接决定工作的状态和结果。随着信息时代的到来，许多以前的雇员不再能够做他们目前的工作，并且文件信息管理不熟悉。目前，由于各种原因，相关的单位不能直接辞退他们。当前，文件档案管理的现代化课程的培训有待加强。因此，有必要提高他们的专业素质。这里提到的培训可以分为两个部分。第一部分是理论知识培训，第二部分是专业技能和实践培训。理论知识是实际操作的重要基础和前提。可以从大学聘请专业教师在机构内进行专门培训，也可以找到为员工提供专门培训的专门机构。借助专业技能和动手培训课程，可以要求员工观察并学习具有丰富经验和完整系统的大型公司。总之，培训内容必须多样化，培训方法不能简化，使得员工综合能力得到提升。

（二）落实档案管理方式的改革开级

改革升级档案管理方式的重点在于借助现代化的信息技术，构建档案管理信息共享平台，借助该平台实现对档案分门别类的管理，这样即便是上级政府部门要临时检查机关事业单位档案管理情况和效果，也能够快速地从电脑上调用这些档案，减轻工作人员的压力和工作量，提高管理效率。同时，以信息技术为基础的档案管理还可以实现管理的多样化，如其可以将文字、图片、影像等集中到一起实施档案管理，丰富了档案的内容，使得档案信息内容更加的丰富翔实。当然，要落实机关事业单位档案管理方式的改革升级，还需要有充足的设备作为保障，做好档案管理设备维护工作，如使用各类信息设备时要避免计算机被病毒入侵，及时地查杀病毒，做好重要档案文件的备份工作，妥善保管重要档案，保证档案管理的安全性，实现档案管理的规范化与标准化。

（三）全面落实责任制，构建追溯机制

档案管理和其他事务存在差异，其是一种更加长效的管理工作，这就需要档案管理人员能够具备较强的责任心以及较高的职业道德。要想在制度层面上确保提升档案管理的效率和质量，就需要全面落实责任制，将责任都落实到管理者身上，构建追溯机制。即档案管理工作并不会由于人员方面的变动而产生责任中断的问题，不管是档案最初作业人员还是负责管理具体事务的档案管理人员，他们的责任是一直伴随他们的职业生涯的，所以，要是在工作中出现问题，那么就能够直接追溯到直接关系人，追究其责任。通过采取这种措施，可以让相关人员都认识到档案管理规范化和标准化的重要性，能够提升自己的责任感，严格按照相关的规范对档案进行管理。

（四）重视安全问题，增强档案系统防护

一是，加强档案硬件储存设备的安全防护。加强储存设备存放地点的安全防护，强化日常安全管理，做好防火、防盗、防潮工作。定期对硬件设备进行检查，确定其储存性能是否完备，所储存的信息是否完整，发现存在储存设备性能不佳的，及时更换储存设备，确保档案信息不受影响。二是，加强档案管理系统的安全防护。所采用的档案管理系统必须具备安全防护功能，对系统中的操作均须在后台进行记录，做到任何操作均有迹可寻。对系统访问进行限制，严禁无关人员进入档案管理系统，设定相应权限，用户只有在自身的权限范围内对数据进行有限的查看、录入或更改。安装必要的网络安全软件和杀毒软件，防范系统入侵风险。定期对档案管理系统进行安全排查，争取将安全隐患消除在信息安全问题发生以前。

三、结束语

综上所述，档案管理是机关事业单位管理工作中一个重要组成部分，对单位的发展具有重要的辅助作用，要想全面发挥出档案的价值，提升档案管理工作质量，就需要采取有效的措施，让管理工作实现标准化和规范化，促进机关事业单位的发展。

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