基于业务规则的项目档案收集要义

袁雯

[摘 要]工程项目档案管理是工程管理的重要部分，管理内容是项目中产生的文件和记录，也是项目档案验收的重要内容。因此，项目管理的文档管理人员，应以宏观的业务规则为指导，以工程档案业务规则“六原则”为指导，梳理工程各个阶段的技术标准和管理工艺流程，理清工程项目产生的重点文件范围，以其作为业务规则集，用来定义、约束与控制档案管理工作，从而保证档案“五性”，提高文档人员专业素养，为项目提供精准服务。

[关键词]业务规则;工程项目;档案管理;档案“五性”

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.086

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）14-0-03

0     引 言

文档管理是工程項目管理的重要部分，在项目管理的四大控制中具有举足轻重的地位，文档管理人员要做好项目文档管理，不仅要懂得档案管理，更要懂得文件产生、使用的原因和流程，也就是要懂得工程管理业务，只有懂得工程活动的各个环节会产生什么文件、文件如何流动、使用过程中会产生什么样的记录、这些文件在工程阶段发挥什么作用等，才能按照工程技术相关标准的定义维持业务描述和定义业务行为，开展文档管理与工程活动，达到业务规则驱动的文档管理与实体工程的同步进行，做到文档一体化管理，发挥文档管理为项目管理服务的作用。

1     业务规则及工程管理活动技术与文档管理业务规则的共生性

规则是由大众共同制定、公认或者由代表人统一制定并通过的，群体中的所有成员一起遵守的实践经验的条例和章程。核心词有两个：共同制定、一起遵守。业务规则宏观上是“支持决策、影响或控制组织业务行为的指示”，包括与业务相关的法律法规、操作规范、管理章程、规章制度、管理章程和行业标准等，也包括从业人员的知识总结、专门技能等。微观上是信息系统建设中的一组凝练语句，是应用程序的一组逻辑。本文主要从宏观上讨论业务规则在工程项目档案管理中的应用及价值。从规则和业务规则两个词的定义可以看出，任何活动都可以对业务流程进行梳理，制定该活动遵守的行为，并对产生的结果进行管理，帮助企业决策者做出正确决策。在工程档案管理中，业务规则包括工程管理业务活动遵守的国家法规标准和行业规范，其中明确了工作开展必备的条件、工作流程顺序、每个流程要达到的标准等，具体而言，就是对项目全程梳理出来的条件设置一个条件集合，当满足这个条件集合时，触发一个或者多个动作。业务规则制定的过程、业务规则效果评价的结果、完善优化调整的过程同样是另一个业务规则集，是一个运动发展的生命周期。通过运动和发展的周期可以看出，业务规则是档案管理业务与实体的深度融合，也是档案管理人员落实档案管理工作“四参加”和“四同步”的管理要求，是达到档案“五性”要求的行之有效的举措。

2     档案业务规则及制定原则

从业务应用角度看，工程档案业务规则是对档案产生的过程、档案自身、档案管理流程等描述、约束和控制的法律规范、操作规范、规章制度、管理章程、档案人员经验总结等。档案是最原始的记录，从业务上讲，不会产生不同记录，因此要考虑原子性;档案在管理逻辑流程中，一个条件不会产生不同结果，这就要求企业制定独立的规则。制定规则的是人员对工程和档案业务都了解的工程师，但在项目管理过程中考虑到压降成本，业务规则由业务人员执行，因此，制定的业务规则要简单直接。随着科技的发展，技术标准也在持续不断提高，可持续发展是业务发展的自然规律，基于标准的业务规则的动态性是合理且需持续执行的，因此，不论从业务规则的定义上，还是从业务规则制定中都要清晰地了解，业务规则至少包含条件和执行两个部分，条件是对业务结果的判定，执行则是对业务结果的处理，制定业务规则必须遵守因果逻辑关系。原子性、独立性、简单性、动态性和逻辑性是制定工程档案管理制度必须遵守的“档案业务规则六原则”。

3     专业标准是定义档案业务规则的基础

业务规则最初是行业标准和规范的本地化成果，有些是直接引用的，有些是结合项目特点和制定规则者的经验，在工程档案管理活动中，标准是工作的准绳，是工程建设和管理的工作方法指导，是工作质量的标准，只有按照相应的法规和标准一步步开展工作，才能保证项目质量;同样，如何追溯或控制工程质量，就需要对技术工作和管理工作通过文字进行记录，这些记录是不是按照标准产生、记录内容是否真实等，这些都是确保档案真实性、完整性、规范性和有效性的基础，因此作为工程项目管理的文档管理人员，应熟悉档案管理标准和法规。既熟知技术法规标准，又熟知档案管理标准，可以制定科学的业务规则，再加上档案管理人员良好的沟通技巧和较高的职业素养，就能做好工程项目档案工作，为工程项目提供卓越服务，助推项目“九大控制”全面提升。

4     工程建设项目查验重点是高质量管理档案的核心

随着中国制造的全球化，工程质量日益重要。质量的追溯需要通过记录（档案）实现，同样，国家反腐工作的重要依据也是记录和档案，因此，如何做好工程项目的档案管理成为档案部门当前急需解决的问题。基于此，档案部门应按照工程进度，结合技术专业的法规和标准，逐一梳理档案，重点关注质量、资金、履责等方面的档案，制定项目档案管理业务规则，抓住高质量管理档案的核心，收集、整理一套完整、真实、系统、可用和规范的工程项目档案。因为篇幅限制，本文省去了对档案数百个工程技术行业标准和超过150部档案法规标准以及行业制度的逐条分析制定规则的过程，简要从工程的3个阶段和工程项目涉及的单位分别梳理出必须产生的档案和需要重点关注的档案的业务规则，并举例阐明业务规则及其在项目管理中的实际作用。

4.1   项目审批阶段业务规则

项目审批是项目是否合法的重要环节，该部分有两个方面的内容是必查项，即综合卷和土地使用相关文件。综合卷作为档案部门收集档案的依据，也是项目中期检查、财务审计以及档案验收利用的重要记录。查验重点包括项目建议书，项目“三同时”文件，可研、初设、调整的批复，初步设计。按照《中华人民共和国土地管理法实施条例》第256号文，政府出让土地一般采取两种形式：挂牌出让和政府划拨。这两种形式取得土地使用的主要凭证文件是相同的。

4.2   基本建设阶段业务规则

工程资料依据工程建设的特征，工程资料形成划分为3个阶段。第一阶段，工程准备阶段。从项目申请开始，到办完开工手续为止。在工程准备阶段，建设单位办理各项工程建设前期手续（报建工作），并进行监理、设计、施工招标等工作，形成工程准备阶段文件。这个阶段的检查重点包括以下几点：工程地质勘察报告;各类计算书;工程总平面图。第二阶段，工程实施阶段。从监理单位、施工单位进场开始，到完成竣工验收为止。在这个阶段，监理单位履行各项监理职责，形成监理资料;施工单位按合同施工，形成施工资料。第三阶段，工程竣工阶段。从工程竣工验收开始，到工程档案移交为止。在这个阶段，形成工程竣工文件和竣工图。参验重点是工程质量记录，包括单位（子单位）工程质量控制资料核查记录，单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录，单位（子单位）工程观感质量检查记录，单位（子单位）工程质量竣工验收记录划分的分部与实际相符;各参与方的质量评价记录;实体工程验收记录;竣工档案移交记录。

4.3   竣工图业务规则

竣工图是建设工程竣工档案的重要部分，是工程建设完成后主要的凭证性材料，是建筑物真实的写照，是工程竣工验收的必备条件，是工程维修、管理、改造、扩建的依据。项目的每个专业都要绘制竣工图。竣工图应依据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等绘制;对于结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更超过35%的，应重新绘制竣工图;竣工图编制单位应按照国家建筑制图规范要求绘制竣工图。所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署“竣工图章”。“竣工图章”应具有明显的“竣工图”字样，包括编制单位名称、制图人、审核人和编制日期等基本内容。编制单位、制图人、审核人、技术负责人、监理单位、现场监理工程师、总监要在竣工图章上一一签字，不得代签。凡由设计院编制的竣工图，其设计图签中必须明确竣工阶段，并由绘制人和技术负责人在设计图中签字。竣工图章应加盖在图签附近的空白处。竣工图章应使用不褪色红色或蓝色印泥。竣工图查验包括4个要点：通过施工图总目录和竣工图目录进行对比，检查完整性;通过现场与实体对照法检查真实性;对照更改单，核查竣工图是否更改;竣工图更改部位，必须找到相应的更改单来验证有效性;竣工图监理工程师、总监签字合规性也是重点。

4.4   监理档案业务规则

监理资料是监理单位在工程建设监理活动过程中形成的全部资料，包括监理规划文件、施工方案或施工方案审查意见书、分包按单位资质审查意见书、材料审查记录、进度控制类记录、质量控制类记录、造价控制类记录、监理通知及回复类文件、监理日志和监理工作总结等。监理档案的查验要点包括监理单位资质和人员资质两方面。建立单位资质方面，包括监理工程师资质，施工单位报审、报验文件签署是否合规合法。人员资质方面，包括综合技术，工程开工、暂停、停工、复工审批文件，签字批准要与职责要求匹配。

4.5   设备仪器档案业务规则

一个工程项目离不开设备，有些工程项目需要根据功能需求，定制一些特殊功能的设备（及非标设备）。

4.5.1   标准设备仪器业务规则

标准设备仪器档案，一般包括5个阶段的文件：计划选购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、运行及维护阶段和维修改造阶段。每个阶段按照行业标准工序流程，都会产生文件和记录。在项目验收过程中，需要重视以下内容：招标文件;设备的装箱单和开箱验收记录;设备出厂精度和进厂精度检测记录;设备出厂几何精度检测记录与进厂几何精度检测记录比对记录，设备试件加工精度检测记录;检测仪器的出厂检测和进厂检测证明文件;检测仪器的出厂检测文件，委托第三方有资质的检测机构的检测报告;设备仪器终验收报告;设备仪器终验收报告的支持性文件，设备的调整、测试记录等文件是否归档;验收报告供需双方签署齐全。

4.5.2   非标设备仪器业务规则

非标设备仪器因其性能的特殊性，因此在文件产生与标准设备之间存在不同，非标设备仪器文件的产生包括5个阶段：方案论证及设计阶段、制造加工阶段、安装调试及鉴定验收阶段、运行及维护修理阶段、改造阶段。项目档案验收和后续使用的重点包括以下几点：设备研制的技术要求;设计方案及评审;设备设计计算、检定大纲、校准规程、调试大纲、验收报告、技术总结、设备使用说明书;非标设备的标定文件;非标设备已经按照检定大纲、校准规程进行了标定;非标设备软件开发文件;非标设备终验收报告设备的调整、测试、试验记录已经归档。

4.5.3   计算机管理软硬件业务规则

计算机软件和硬件要和设备文件一样产生记录项目过程的所有文件，但因其是特殊设备，因此特殊文件必须归档。按照产生过程，可以划分为4个主要阶段：计划、选购阶段;开箱验收阶段;安装调试阶段和升级换版阶段。计算机软硬件的档案验收时要重点关注以下内容：代理商的资质;授权书、软件许可协议、原产地证明;软件的检测报告;软件的终验收报告。

4.5.4   特种设备档案业务规则

特种设备一般包括以下设备：锅炉、压力容器、起重设备、电梯等。按照《特种设备安全监督管理条例》进行梳理制定业务规则，此类设备收集和查验重点是：特种设备的资质文件;特种设备的设计文件;出厂检测报告;地方特种设备检测机构的检测报告;特种设备终验收报告。

5     结 语

档案是保存下来的记录，是历史的真实记忆，是传承文明的载体，是现实工作的必然依托，是唯一原生的信息，不论是人文社会还是科技时代，从本质上说都是在这些原生信息的基础上发展和延伸的，因此，满足档案“五性”要求的重要价值显而易见。业务规则不仅提高了工作人员的业务能力，更重要的是将文档管理活动融入工程管理的每个工序，确保档案的“五性”标准。

主要参考文献

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[4]傅荣校.档案管理现代化：档案管理中的技术革命进程的动态审视[M].杭州：浙江大學出版社，2002.