加强基本建设档案管理 切实提高服务企业能力

张蕾 王靖亭

【摘要】随着国家经济建设的快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基本建设档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基本建设工程档案管理的重要任务。本文结合基本建设档案管理的特点、现状，进行粗浅的阐述。

【关键词】基本建设;档案管理;特点;现状

随着社会主义市场经济的进一步发展和国企改革的进一步深化，许多企业纷纷扩大生产能力，大規模的基本建设接踵而来，形成了大量的基本建设档案。对于长期专注于企业生产经营档案的管理者来说，如何科学管理这些基本建设档案，无疑是极大的挑战。

一、基本建设档案管理的特点

基本建设档案的管理具有特殊性，这是由企业和基本建设工程的特点所共同决定的。

（一）档案整理工作时间紧、任务重。企业的基本建设项目在持续发展的大环境下展开，直接目的是扩大生产能力，早日建成投产，对企业扩大市场份额、实现利润产生积极的作用，所以造成基本建设投资计划时间紧、任务重。规划建设部门为了赶工期，在项目建设和基本建设档案管理上难以兼顾。在项目验收时，档案整理往往没有达到验收状态，面对验收的时间节点，档案部门必须在项目验收前集中突击整理档案，导致档案工作时间紧、任务重。

（二）基本建设工程项目的特殊性和复杂性。基本建设工程项目带有鲜明特点，主要表现为建筑工程、市政工程、水利工程、水运工程并存;建筑工程中厂房、办公用房、生产生活辅助用房并存;市政工程中道路、管道、绿化并存;水利工程中防洪、排涝、防汛并存;水运工程中船坞、码头、港口、港池并存。建筑工程、市政工程及水利工程由于相关主管部门有完善的制度保障，同行业有较多的经验可供参考，归档的难度相对较低，但是水运这类具有鲜明船企特点的工程，在学术界和档案业务方面的研究较少，相关的业务指导资料难以收集，一般只有一些条例性质的规定，甚至国家标准、行业标准在某些方面仍然空白，加大了这类基本建设工程档案管理的难度。

（三）档案管理人员相关经验匮乏。企业档案管理人员在基本建设档案管理方面的经验匮乏，这是由船舶企业的特点造成的。船舶企业属于重工制造业，扩大生产能力的投资极大，且为系统工程，所以在船企建设时期已经进行了很完善的规划。而日常生产经营中的基建项目仅局限于技改，均为现有建筑物的小修小补，最完整的项目也多是厂房的扩建或者办公楼的建设。实际经历过大规模、多种类基本建设的档案人员少之又少，这就在人才方面制约了船企基本建设档案的管理。

二、基本建设档案管理工作现状分析

（一）基本建设档案归档困难。目前，企业基本建设档案归档相当困难，首要问题是归档不及时，《企业基本建设档案归档规范》中明确规定：“基本建设工程竣验收交付使用三个月后，要将工程建设的全部档案材料按要求组卷后向档案部门移交”。可是，每到工程项目档案归档时，档案管理部门根本看不到竣工资料，而工程管理部门为了完成任务，施工单位为了尽快完工结算，对档案管理部门提出的要求承诺能做到，其目的是能顺利通过竣工验收办完相关手续，事后很难按时兑现总是一拖再拖，使得档案管理部门很被动，更有甚者，工程交工一年，竣工档案还是迟迟交不上来，使得基本建设档案归档工作未能按计划完成，给日后其他相关工作带来了极大的困难。

（二）基本建设档案归档完整率、准确率达不到要求。企业工程管理部门及施工单位不严格执行有关规定，工程进行中不注重日常积累，到工程验收时，拿不出准确、系统的档案。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，对工程建设项目进行过程中形成文件材料收集不全、不准，特别是一些重要的文件材料，如隐蔽工程记录、工程变更文件、地下动力管网、工程地质、水文地质、勘察报告、施工记录等。会严重影响工程竣工档案的完整率、准确率，到工程结束时，对缺少的文件材料靠记忆补写或者找理由开脱，严重影响了基本建设档案的完整率、准确率。

（三）基本建设档案归档案卷质量达不到标准。由于种种原因，收集上来的档案存在文件材料排序不符合材料形成的内在联系，竣工图未按图纸目录排序，甚至有缺图现象，还有部分图纸修改后未做修改标记，竣工图章签署不完善，管理性文件材料有缺原件现象，个别案卷有归档材料字迹不清晰情况等等。这些问题的存在，严重影响了基本建设归档质量，给档案管理部门收集归档工作带来巨大不便，档案管理人员要逐卷对这些案卷进行整改，对缺图的案卷得三番五次下去催要，导致基本建设档案收集归档工作极其被动。

三、做好基本建设档案管理工作的认识

（一）尊重基本建设项目的特点，确定收集重点。企业基本建设工程项目门类复杂、多工程并举的客观现实要求企业档案工作者不能有畏难情绪，必须迎难而上，尊重客观现实，多学多问，多了解企业基本建设项目的特点。1.建筑工程方面，参照企业档案分类大纲、工程初步设计与工程报建的相关内容，对建筑工程的性质和用途作出准确的判断，进而作出正确的一级分类方案;在建筑工程中要重视厂房以钢结构为主的特点，了解钢结构工程的特点，了解在建设中钢材质量控制、焊接质量控制、隐蔽工程控制以及整体质量控制的措施，注重对相关文件材料的收集;注意由于企业用房地处海边所必需的防雷、防台风工程，做好该类施工单位资质材料的收集。2.市政工程方面，要将绿化、道路建设与地坪处理工程相联系，不能简单地将地坪处理工程作为零星工程处理，要与其他绿化工程、道路建设工程相结合，联合归档。

（二）结合基本建设项目的特点，切实建立“三同步”制度。企业基本建设项目相对复杂，多专业、多单位同时施工，使档案资料的形成产生线多面广、资料管理分散容易遗失、档案质量参差不齐等问题。为了有效管理基本建设工程档案，必须建立“三同步”制度，即项目技术交底与档案管理交底同步，工程中间验收和档案中间检查同步，工程竣工验收和档案验收同步。“三同步”制度在档案管理过程的前、中、后期都实现无缝管理，对于保证档案材料收集的完整性和案卷质量提高具有无可替代的优势。1.在工程技术交底时，要求施工单位资料员必须参加，档案管理人员向施工单位资料员详细讲解本单位档案管理的规章制度及上级档案管理部门的要求，实现档案管理的控制前移;在工程中间验收时，档案管理人员要全面检查验收项目形成的材料质量，对于材料不符合标准的，坚决不予以工程验收，施工单位迫于工期的压力，必然会保质保量地完成工程项目档案的整理，这就实现了过程控制;在项目竣工验收时，档案部门要组织相关部门对档案的质量进行全面检查，包括对材料的完整性、签署的规范性以及图纸修改等情况进行全面系统地检查，档案验收通过方可组织竣工验收。2.档案管理人员与施工单位的档案员建立紧密联系，定期到施工单位检查指导材料的收集整理，因而减少了因转述造成的误解和歧义，极大提高了工作效率。在各个验收节点，施工单位主动提交材料给规建部门人员审核，工程竣工验收前先进行档案验收，在竣工验收时档案人员出席会议，详细陈述档案中存在的问题，限期整改，只有整改合格之后，施工单位才能拿到工程尾款，确保档案的完整和安全。

（三）加强档案业务学习，提高基本建设档案服务能力。要充分利用网络资源，学习基建工程的基本知识，采取自学的方式，深入解读，认真钻研;还要学习建筑工程、市政工程、水运工程等不同工程的特点;同时向公司规划管理部门的同事和施工单位的工程师多请教，快速提升自己在基本建设工程方面的知识水平。1.积极参加基本建设和固定资产投资档案管理法律、法规和政策方面的培训，使档案管理人员能够迅速把握国家档案管理部门对基本建设档案的基本要求，在指导施工单位整理档案材料归档工作中起到重要作用;积极参加业务指导类培训，此类培训侧重于对具体问题、工作难点和易错细节的指导，对于解决日常归档中的实际问题有直接的作用。积极参加系统、专业的培训，能够使档案管理人员无论从政策上还是理论上都有系统的把握，使得在处理具体的档案业务时具有全局眼光。2.在实践中认真总结，不断与国家的方针政策、基础理论、业务指导等互相印证，不但能够使档案管理人员更加深入地理解政策和理论，还能提高档案管理人员的实践水平。在档案管理过程中，认真研究建筑工程档案编制中单位工程、分部工程的划分，以及各分部工程所包含的文件种类;认真研究建筑工程资料编制的工作流程以及签字盖章手续，都有助于提高档案管理人员的业务能力。

总之，大规模扩大生产能力建设对企业档案管理人员提出了极大的挑战，企业新建、改扩建工程与日俱增。为适应新形势发展的需求，对企业基本建设工程档案的现状要有正确的认识，探明原因，采取有效措施，把企业基本建设档案工作做深、做细、做好，使管理工作更进一步。

【参考文献】

[1]李文富."三同步"——基建档案归档质量的保证[J].四川档案，1986（04）.

[2]张梅.如何做好基建档案管理工作[J].咸宁学院学报，2009（02）.