信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

隋鹏飞

摘 要： 随着科学技术、国民经济水平的快速提升，社会进入了信息化时代，人们生活、工作、学习方式等发生较大变化，具有高度的便利性。高校档案管理作为一项重要的工作项目，在以往管理中存在的问题逐渐暴露，需要及时加以解决。本文将结合实际情况，对信息时代下高校档案管理工作所面临的问题是对策进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供借鉴与参考。

关键词： 信息时代;高校档案管理;问题;对策

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）22-0298-01

高校档案主要是指，高校教学科研、学科建设等一系列工作、建设最终形成的档案保存资料，是高校所有工作重要展开的保证。由于高校本身就具有一定的特殊性，绝大部分档案具有重要的研究价值与参考价值，应采取有效措施加以管理。因此，联系实际分析信息时代高校档案管理工作问题与对策是十分必要的。

1 信息时代高校档案管理工作面临的问题

近几年我国整体的科技水平有所提升，信息时代的到来，为科技的深入研究、经济发展等创造了有力条件。高校档案管理作为重要的工作项目，也根据信息时代新要求作出全新调整，然而在短时间之内无法实现全面变革，实际工作仍存在一些问题。第一，思想上缺少重视，更多时候高校档案管理会被视作为边缘化管理项目，游离于学校重点工作范围以外，尤其是高校领导，没有调整工作重心，将档案管理放在一个重要位置，继而无法起到上行下效的作用，档案管理工作优化进展缓慢;第二，人才队伍综合实力有待提升，由于档案管理本身没有引起重视，在实际管理阶段，就没有投入较多财力、物力去培养高水平的档案管理人员，甚至还有一部分高校将档案管理视作“养老胜地”，整体人员年龄偏大，影响管理新技术的更新与使用;第三，管理软件通用性不强，目前档案管理可使用、选择的软件较多，档案管理工作效率有了显著提升，然而由于大部分的管理软件都是软件设计公司来完成的，很容易出现不通用、不兼容的情况，影响档案管理进度;第四，档案管理信息化缺少标准与规范，目前就国内情况而言，尚缺少完善的档案管理信息化标准，导致高校在管理的过程往往会出现难以取舍、标准不统一的情况。这些都为新时期下高校档案管理工作带来难度与影响，需要在今后结合信息时代的基本特征采取有效措施加以解决[1]。

2 信息时代高校档案管理工作问题的解决策略

基于上述分析，为了适应信息时代所带来的各项改变，在今后发展的过程中，高校必须要了解、认识到档案管理的重要性，而后结合具体情况作出改变，为学校今后的发展提供便利。

（1）加强高校对档案管理的重视

在以往档案管理工作很难引起重视，领导对其中要作用也缺少认知，而这也是影响档案管理工作效率的直接因素。在信息时代下，高校领导应了解档案可能带来的潜在价值，改变原有观念，在日常工作中重视档案管理方面的建设，起到上行下效的作用，为档案管理人员以及管理层更好的完成档案管理奠定基础。在此基础上，高校需要加大资金上的投入，不断更新设备，引入先进技术，使用功能性强且具有较高安全性的档案管理软件[2]。为了能够确保档案管理的安全性，还应该配备较为齐全的防火防盗设备以及消防安全设备，从而提高高校档案管理工作的基础条件，使其能够更快的适应新时期对于高校档案管理工作的要求。

（2）加强人才团队建设

大量信息技术、设备的应用，对原有的档案管理模式造成冲击，而档案管理人员也需要学会如何使用。高校應注意，优化档案管理人员结构，重视培养新鲜血液[3]。对于年龄较大、学习能力差的管理人员，则可以适当调整任务结构，分配其完整自己擅长能够胜任的工作。年轻、具有较强学习能力的管理人员，则可以进入到培训体系进行信息技术培训，根据每一位管理人员的特点，予以相应的培养方式，构建起适应信息时代发展的优秀人才队伍。

（3）完善软件兼容设计

在高校建设中，经常会发生档案收取、调用等各种事项，尤其是在开学、毕业季，档案调动最为频繁，这时就要考虑到档案管理软件的兼容性问题，若是难以兼容，则档案调度、收取等会存在较大难度。为此，高校应要求软件设计与开放公司，尽可能选择可使用所有系统的管理软件，以兼容性、通用性为目标，在保证软件自身质量的基础上进行优化设计，避免因不兼容问题延误档案管理。除此之外，高校本身也应该将信息化建设提到日程上，定期检查设备，对于老旧设备应予以更换，对于存在故障问题的设备及时维修，保证档案管理需要应用到的所有设备都能够正常使用，为软件运行与信息化管理创造良好的外部环境与条件[4]。

（4）实施档案规范化管理

为了加快高校档案管理规范化发展进程，国家应在条例、标准上作出完善。一方面，要出台高校档案管理的相关细则、规定，尤其是涉及到信息化管理的部分，必须要严格，保证各项管理工作具有一个相对统一的标准。另一方面，结合区域差异与学校差异性，赋予高校一定的自主权，可以根据基础设施建设、信息化进度等对标准作出灵活调整，确保高校具有一定的自主权。高校应在充分了解自身状况的基础上，制定详细的档案管理办法，保留原有管理中的优点，更新缺陷，实现规范化、标准化管理[5]。

结束语：综上所述，虽然在信息时代背景下，大部分高校都开始加快档案管理信息化进程与变革，以提高工作效率与质量，但受到各方面因素的影响，现下高校档案管理仍面临较大问题。因此，需要通过加强高校对档案管理的重视、加强人才团队建设、完善软件兼容设计、实施档案规范化管理等方式，改变原有的工作模式，为高校档案管理营造一个良好环境，加快工作变革与优化。

参考文献

[1] 刘存强.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].中文信息，2019，（3）：68.

[2] 徐淑凤，董娟，付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2004，17（5）：119-121.

[3] 余丹.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策探讨[J].卷宗，2018，（8）：69.

[4] 张继红.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策探讨[J].办公室业务，2017，（21）：108.

[5] 霍倩倩.“互联网+”时代高校教学档案管理探析[J].人才资源开发，2017，（6）：75-76.