电子档案的特点以及管理对策

2020-09-06肖雪丽

管理学家 2020年9期

肖雪丽

[摘要] 就特点来讲，电子档案和传统档案有明显的不同。电子档案缺乏规范的档案管理，档案的安全性以及真实性得不到有力的保障，存在收集难度大以及档案整理不够规范等问题。基于此，文章主要介绍了电子档案的特点，而且提出了加强电子档案管理的有效对策，希望为从事档案工作的人員提供参考意见。

[关键词] 电子档案；特点；管理对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

近年来，在社会信息化建设日益发展的背景下，很多电子文件出现，而且在社会上普遍利用，电子文件的归档管理已经成为档案管理中不可或缺的构成部分。电子档案管理冲击了传统档案管理，也促进档案管理工作的改革。因此，当前我国从事档案工作的人员必须要进一步深入探讨分析电子档案的特点及其管理对策。

一、电子档案的特点

电子档案，简单来说，就是归档管理的电子文件。电子文件具有的特征，电子档案都有。就电子文件的定义来讲，相对于传统的纸质档案而言，电子档案因为其处理手段以及运动形态等不同而具有明显的特点，主要体现在以下几点：

（一）对软件和硬件设备的依赖性

电子档案完全依赖计算机网络硬软件设备，具体表现在电子文件的处理以及形成都必须要在计算机中完成。其依赖计算机的各种管理系统以及设备等进行生成且管理，依赖特定载体以及网络设备进行存储，依赖网络环境实现远程传输与运行，也依赖多样化的专用软件进行处理与阅读[1]。若没有数字设备，就不能形成电子文件；若没有存储载体，就不能保存电子文件；若没有各种专用软件以及操作系统，也不能阅读以及处理在特定载体中存储的电子文件；若没有网络环境，电子文件不能实施网络管理和远程传输，人类就不能真正实现资源共享。具体来讲，如果电子文件没有其生成、运行以及存储环境，人们就不能接触它，更加不能看到它。

（二）内容、结构和存储载体的可分离性

电子档案内容、结构和存储载体的可分离性，通常体现在以下几点：其一，电子档案内容的存储形式是“数码序列”，在利用过程中需要利用计算机硬软件平台来还原显示其内容，就计算机内部来讲，传输、存储等所有电子文件的存在形式都是16位二进制的数字编码，人们可以通过计算机屏幕看见各种电子文件形态，比如：声音以及图形等等，这些全部是利用电子文件有关生成软件，将其还原显示的每种输出形式。其二，电子档案的物理结构和逻辑结构之间没有必然的联系。在电子文件处理中，其物理结构往往会有所改变，但是其逻辑结构没有任何变化。比如：在一些网页上经常可以看到图文并茂的电子文件，同个文件中的附件以及图片等等可以在载体上不连续存放，而且可以将其存放在很多载体上，但是不会对其正常显示输出造成任何的影响。同时，许多文本类电子档案的文件格式套印模板和文件内容也都是没有联系的。

（三）不稳定性

电子档案的不稳定性，具体表现在丢失和损坏电子文件[2]。因为电子文件利用数字设备生成，依赖数字设备进行处理且阅读，在网络设备中运行以及储存，所以人们在传输、制作以及阅读时，一旦某个工作环节出现操作失误、硬软件设备发生故障，都容易丢失或者损坏电子文件。其中，电子档案的容易变形，主要体现在人为更改电子文件的几率相当高。在缺乏安全防范措施的数字设备中，人们任何时候都可以更改电子文件的结构以及内容，也很难对更改过的痕迹做出准确的识别。

二、加强电子档案管理的有效对策

（一）建立和健全管理制度

导致电子档案难以搜集管理的根本原因在于缺乏完善的制度进行科学指导。因此每个单位必须要结合自身的实际情况来合理制定与电子档案管理要求相符、适应单位自身特征的档案管理机制，积极提升所有档案工作人员的职权意识，认真拟定与其相应的有关的规章机制以及技术标准，在制定制度时，需要不断完善电子档案保存管理所需的法律体系以及有关制度，而且落实计算机对电子档案的保密工作。

（二）高效完成电子档案的积累、形成与归档工作

就电子档案的归档工作来讲，需要有专门的经办人来办理，而且清楚标记电子文件。档案工作人员需要针对电子文件设定访问权限，网络管理者能够在特定的服务器中存放电子文件的物理地址[3]。并且此服务器可以通过硬盘来备份，确保电子文件在归档后有原始数据，保证该数据不会被人为随便更改。同时，在保存电子文件时必须要确保其结构有着较强的完善性以及稳定性。就服务器的局域网来讲，需要有规范合理化的保障策略，若其系统设备碰到更新，需要及时转移电子文件，而且立刻更新其记录。此外，必须要引起注意的是，对于电子档案的归档工作而言，网络管理者和档案工作人员应该定期整理和删除其设备与服务器的电子文件中非档案信息内容，根据无纸化办公的需求实现一体化管理，以此显著提升档案管理单位的工作水平。

（三）重视电子档案的安全性保护

安全保护在电子档案管理中是重要环节。首先，重视电子档案的安全保护，必须要对入口进行严格把关，确保电子档案在计算机管理系统中的稳定性以及安全性。并且必须要定期更新和确认其中的硬软件版本，保证这些硬软件设备符合档案管理保护工作的要求[4]。在接收电子档案时也必须要详细登记，根据其技术条件来检测，其内容涉及到多个方面，比如：硬软件版本以及环境等等。其次，在存储时需要合理制定保护数据的策略，保证数据不会在这里出现丢失的情况，可以应用签署技术进行保护，例如：光笔签署和数字签署。其中，光笔签署主要是运用有关的光笔进行签名，在输入板上使用光笔签名，被系统识别后才可以有访问权限，光笔签署具有较强的安全性。而数字签署即传统的数字密码签署。通过复杂的密码来确保其安全性。最后，采用防火墙技术进行保护，每台计算机，其自身系统有防火墙技术，这样在很大程度上可以确保计算机网络不会受到其他的服务器侵入，可以阻挡除计算机用户以外的其他人，避免非法入侵，所以应用防火墙技术，必须要采用正规的、最新的防火墙技术和有关的网关技术来科学下载。

（四）在电子文件归档中保证电子档案的真实性、完整性和有效性

就电子文件的特点来讲，其真实性将“元数据”作为保障，其完整性依赖“背景信息”进行证明，其有效性依赖其生成阅读软件的硬软件平台作为保障。因此，在进行电子文件归档时，必须要制定相应的策略，合理维护电子归档资料的真实性、完整性和有效性[5]。第一，同时归档电子文件的“元数据”、计算机处理信息以及系统运行中涉及的各类管理数据等等，确保电子归档资料的完整性以及真实性。第二，对使用特殊软件形成的电子文件，需要同时归档其专用阅读软件以及生成软件，保证电子归档资料的高效性。

（五）确保电子档案的原始性

因为电子档案的特征，造成难以清楚界定电子档案的原始性，所以对于特殊的电子档案，需要利用原始形式的格式来还原显示，可以尝试着采用以下几种方法：第一，将关于电子档案的支持软件保存下来。第二，将原始档案的所有电子图像保存下来。第三将电子档案的制成缩微品以及纸张输出件保存下来。

（六）实现电子档案系统的规范化

首先，实现档案分类检索與标引的规范化。电子档案从刚开始就必须要使用统一的分类标引标准，实现信息共享和充分利用的目标[6]。其次，使用规范的档案管理软件。为了可以实现信息共享，构建完善统一的信息系统，务必要使用规范的软件，不然就容易出现数据混乱的情况，而且上级和下级数据也不能共享交流。

三、结语

总而言之，随着互联网技术和计算机技术的迅速发展，我国电子档案越来越普遍，不管是政府单位还是企业，都在档案管理工作中采用电子档案的方式，其特点有很多，比如：对软件和硬件设备的依赖性；内容、结构和存储载体的可分离性；容易丢失等等。因此，为了可以提高档案管理水平，各个行业需要不断加强电子档案管理。

参考文献：

[1]陈敏.电子档案的特点和管理对策[J].办公室业务，2020（06）：115-119.

[2]吴倩.医院电子档案规范化管理对策[J].兰台内外，2019（06）：61-62.

[3]张勇.浅议血站电子档案特点及管理对策[J].办公室业务，2014（05）：77-78.

[4]任丽.论城市电子档案管理的特点及对策[J].黑龙江史志，2012（11）：35-36.

[5]郭广北.论城市电子档案管理的特点及对策[C].新情况新热点新方法——2009档案工作透视.北京：国家档案局档案科学技术研究所，2009：248-252.