浅析通信设计企业转型过程中档案管理系统的构建

沈晔

摘 要 对于通信设计企业而言，传统的档案管理主要基于设计类项目，归档的内容及要求相对比较简单、粗放。但是，在企业向总包转型过程中，企业接触到的业务不再是单纯的设计，集成、施工等新的业务类型不断出现。为使档案管理工作符合业务发展的需要，本文主要从当前存在的问题入手，分析了通信设计企业转型过程中档案管理系统的构建。

关键词 通信企业;档案;信息化建设;管理

引言

正视通信设计企业从传统设计业务向总包业务转型过程中在档案管理上存在的问题，不断探索适合企业发展特点的档案管理方式，将档案保护纳入项目管理和质量监控工作之中，搭建科学有效的档案立体防护体系，确保档案的完整、准确、系统、规范和安全，为企业在日益激烈的市场竞争中立于不败之地提供支撑和服务。

1档案管理工作中存在的问题

①传统的管理模式不能满足管理要求。对于通信设计企业而言，传统的档案管理主要基于设计类项目，档案材料主要以最终的交付文本为主，归档的内容及要求相对比较简单、粗放。但是，在企业向总包转型过程中，企业接触到的业务不再是单纯的设计，集成、施工等新的业务类型不断出现。新的变化势必带來新的管理要求，档案管理也在其中。②档案管理技术落后。当前我国的档案管理模式还相对落后，大多数单位都采用传统的人工管理模式。人工管理相对于智能来说，很多方面都表现出不足，比如信息管理体制不完善、管理模式不健全等。人工管理模式虽然更具人性化，但是在一定程度上，并不利于档案管理工作的开展，而档案又多，不可能挨个查看，这就对档案信息管理工作的展开带来了一定的阻碍[1]。③档案保护水平受限。一方面，纸质文件档案的保存对档案室环境、温湿度等有较高的要求，而且纸的特质也决定了纸质件容易随时间而老化，容易受到损害。同时，纸质文件档案因为文件体积的原因会占据较大的空间，也就意味着需要建设更大、更多的档案室满足存档的要求。另一方面，电子化后的文件存档，尽管规避了纸质件的存档问题，但随之而产生的系统防护性问题、档案的泄密风险等，也成为影响档案管理工作顺利进行的一大要素。④档案管理工作人员的素质有待提高。一是专业能力方面，很多工作人员对档案不是很熟悉，档案的整理随意、不科学，以及计算机科学技术和档案信息检索工具使用不熟练等。二是职业素养欠缺，部分工作人员不能较好的秉持着服务态度，工作态度不认真，心思不正者甚至违反法律法规，出于私心向不法分子泄露机密档案[2]。

2通信设计企业转型过程中档案管理系统构建对策

（1）系统梳理档案内容清单。结合企业转型特点，特别是新出现的业务类型，系统梳理档案内容清单，明确归档内容、归档时间、归档形式等要求。特别是在以前并不擅长的工程施工领域，充分借鉴通信施工企业在档案管理上积累的经验，快速形成一套适合于企业自身的档案管理办法。

（2）加快档案管理信息化进程。基于近乎海量的信息及需要归档的内容，出于提高管理效率、方便后期查阅等方面的考虑，通过信息化手段逐步实现档案从纸质化向电子化的转变。一是对传统的纸质件档案进行电子化处理，逐步减少纸质档案归档的数量;二是引入档案管理系统，方便归档及后期的查阅;三是借助信息化手段，将传统的人工管理工作，如台账登记、借阅登记等工作逐步从人工转为智能，提高效率。

（3）加强档案保护工作。①加大档案保护资金投入。在资金投入方面，一是公司要按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求对档案室进行改造，确保“十防”措施落地。二是对因年代久远或管理不善已经损坏的档案进行修复处理。三是加大纸张、光盘、硬盘等档案载体的购置投入，按照长久保存档案标准进行配置，避免使用假冒伪劣产品，从源头提高档案质量，延长档案寿命。②实施考核确保管理有效。关注重点，通过引入档案完好率、当期关键档案借出未归还率等指标来评价企业档案管理的成效，并纳入到交付单元的考核中。具体考核指标如下：立档完成率=考核季累计项目立档数/当期累计立项项目立档数预算目标×100%;档案完好率=1-（考核累计项目档案缺失数/当期累计档案数）×100%;当期关键档案借出未归还率=1-（当期关键档案归还数量/当期累计借出档案数）×100%;完全闭环档案=该档案已全额回款且已过项目质保期。③提供档案保护技术支撑。随着技术进步和市场竞争加剧，传统的档案保护手段和方式难以达到预期效果，档案的保护离不开先进技术的支撑。为此，应采取如下措施：a.购置保密档案柜、安装室内屏蔽信号器、多功能探测仪以及堡垒机，防止重要档案信息的泄露和传播;b.建立防御机制，定期升级档案管理系统杀毒包、加强漏扫、入侵检测，同时实施漏洞查找、木马查找和云端的上传加密措施;c.利用多媒体技术（高清摄像机，矩阵以及保真配音形式）对失去技术价值的档案进行数字化处理，保存可以传承的技术经验，建设项目案例智库;④电子化档案保管应防泄密、防假冒、防篡改和防销毁，系统具有容灾、访问控制等特性，同时对电子化档案进行安全存储和备份。

（4）提高档案管理信息的人才素质。随着档案管理的信息化建设，对高素质人才的需求就显得更为迫切。一支高效运转的档案管理系统必须要有相应的人才在其中发光发热，必须要有对当前各行业精通了解且会计算机知识的人才能胜任档案信息化建设的要求。对于一个能够胜任信息化档案管理的人员来说，应该具备丰富的理论知识、丰富的实践经验，专业化的定向学习和扎实的社科知识。但最重要的是，必须掌握档案的存储接收等方面的基本知识，这样才能胜任前期的工作要求。在人才不足时，应面向社会招聘技术人员。

3结束语

企业转型不易，在转型过程中加强档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，对内有利于反映企业基础管理水平，提高工作效率、节省成本;对外有利于反映企业综合治理能力和治理水平，提升企业核心竞争力，展示企业良好形象。

参考文献

[1] 田煜.建设施工档案合同化管理模式的探索[J].档案管理，2013（4）：30-31.

[2] 郑洁琼.建设工程领域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大学，2019.