留学生“问题”档案整理方略

李芳

摘 要：在全球一体化进程中，汉语的作用显得尤为重要。在对汉语的迫切需求下，来中国学习就是多国留学生的第一选择。留学生在申请来华学习过程中产生的个人档案是学生个人必备的重要依据，也对来华留学工作有着良好的促进作用。笔者在整理留学生档案过程中，发现有些档案存在着归属不定、寻找困难等多方面的问题，属于“疑难杂症”系列。针对这些问题档案如何来管理，有着推动档案工作进步的现实意义。本文将在此方面作出相应的建议和处理方略。

关键词：留学生;疑难;档案;整理

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 15-0-02

中国在世界的地位日益重要，来学习汉语的留学生每年也在与日俱增。据教育部统计，2018年共有来自196个国家和地区49万余名各类外国留学人员在全国31个省（区、市）的1004所高等院校学习，比2017年增加了3，013人，增长比例为0.62%（以上数据均不含港、澳、台地区）。按洲别统计：亚洲学生总数为295，043人，占59.95%;非洲学生总数为81，562人，占16.57%;欧洲学生总数为73，618人，占14.96%;美洲学生总数为35，733人，占7.26%;大洋洲学生总数为6，229人，占1.27%。

来华留学规模持续扩大，我国已是亚洲最大留学目的国。随着 “一带一路”沿线国家的合作与交流，留学生数量会持久不断地增长。在留学生来华学习同时，几十万人人手一份的档案材料也是数量巨大。每份留学生档案应当涵蓋大致如下的材料：入学申请表、护照复印件、简历、毕业证书、成绩证明、推荐信、语言水平证明、健康证明、经济证明、获奖证书、住宿登记、请假休学结业表等各类文件材料。一个留学生的档案袋内容丰富到可以装下几个中国学生的材料。同时留学生来自不同的国家区域，个体留学生在档案收整范畴内容，收整对象提供文档积极性方面存在一定的差异性，这都需要在充分了解不同留学生特征特点的前提下有针对性的开展工作整理，如果没有好的方法则会事倍功半。笔者在实际工作中发现留学生档案收整过程中存在着一些不容忽视的问题，情况各异，归纳如下。

一、留学生档案收整过程中存在的问题

（一）办妥入学手续却没到校报到的学生

留学生不同于中国学生，他们的来华申请手续较复杂，申请周期长。一般学生要至少提前四个月提交相关申请材料，相较与以往的纸质化的繁复，现代系统的无纸化操作让身在万里外的留学生可以轻松在线申请并提交个人材料，学校收到审批合格后要报批几个省级主管部门，一切无误方能通知学生发录取书等材料去使馆办理来华手续，办毕后持有效签证入境。而手握录取通知书后，极少数学生会因情况有变而放弃入学。但经过观察对比，每学期均会有不同比例的未报到生出现。此类学生需要确认其不到校的原因，多数是经济原因或家人健康问题导致不能到校（南亚医学类学生比例较大，学习年限长经济负担重，再加之整体经济水平受限所致），极个别学生存在签证问题。在确认学生不能到校后可将其档案暂存，待年度整理档案时一并转入档案馆集中存放。

（二）预科学生的归属问题

有的院校在短期语言生和学历生中间会有一个针对学历生进阶的预科生设置，这类学生档案的归类不能归在语言生，也不能算作学历学生，在其未过渡到学历生前建议以单独存放的形式，便于查询。待此类学生完成预科阶段学习，顺利通过学历生的入学考试、面试后再将其转为相对应的学历层次存放较为适宜。彼时其类别可整体划一消除，以腾空用于存放别类档案之地。

（三）休学学生的处理方法

休学学生是因为身体疾病、参军服兵役（韩国留学生休学以此原因居多）、家庭重大变故而产生的一部分学生档案。休学期内的学生一般为离校一学期或以上，可将其档案暂时隔离出在校生档案，此类学生一般会有预期回归学校的时间，多数会按时返回继续学业，如到达休业年限规定时间不能返回者可先联系学生并延缓保存，如联系未果，待一个学期未有返校或任何消息再集中转入档案馆存放。

（四）重错名学生及无名氏的诞生

标注留学生档案名一般是以生日、姓名、国家为标注存放，这样可以最大限度避免重复且能快速寻找到目标档案。但留学生有的姓名由几部分组成，如印度学生的名字就是由本人名、父名、姓构成，有的是出生地名再加上个人姓名，由此其名长度可见一斑。为节省时间及出于档案标签长度的考虑，通常只写其中一段。这样做个别难免会有重名，特别是印度籍学生这样的情况较多，出现此情况就需要认清生日才便于查找。或有的留学生档案名上生日写错，导致存放有误，最终查询会毫无方向，费时费力。而另一种情况是有的档案始终找不到，最后会发现它是处于一种无名的状态中，导致这种情况的发生是由于有的档案袋年代久远，标签的透明夹松动，以致名签掉落，所以会有前面的被动找寻不到档案的局面发生。

二、针对以上问题档案，采取的措施方法

（一）设立中转档案站

问题档案的产生可能一时无法彻底解决就先设立一个待办的中转档案站，将问题档案集中放到里面。这样做的目的是让各种复杂问题档案有一个栖息地，某档案在相应的类别找不到时可以第一时间去中转站查询，这样可以有效的提高效率，做到有的放矢。如上文提到的第一、三类学生，在无法确认最终归宿时可统一放至中转档案站，分门别类标注出来，利于再度查询。

（二）档案归类要科学细致

许多档案的无从找起，归根到底是分类的问题。在最初设置类别时就应以学历生和非学历生为界，学历生再详细分类，本科生、硕士生、博士生、医学生等，如果有合作的友好院校，每学期互派学生，还要再分出一类专门用于交流学生的档案，便于快捷查询。如果非学历生在存放空间允许的情况下也可以更细致地分出各奖项类学生（如国家类的奖学金、省级、市级、校级等）和以学习期限划分的短期学生。这样细分在最初可能费时耗力，但从长远的角度来看，类别越细致越能节省查询时间，提高工作效率，特别是在忙乱不堪的开学之初。同时在用毕归放档案时，短期非学历语言生的档案切忌混入各种学历生中，学历生层次多样，这会导致其石沉大海，大大增加查询难度，有时会为一份档案焦急万分，甚至会对目睹此情形的留学生产生消极的负面影响，降低其对来华的期望值。

（三）不同类别档案可采用不同色别存放

为了区别不同类别的学生档案，可以采用不同颜色的档案封皮装入存放，如果封皮数量有限，亦可采用不同颜色的笔标注区分，每类一种颜色，这样在拿取查询时会一目了然，便于快速找寻锁定目标。

三、结语

留学生档案的发展随着来华学生数量的不断增加也在日益完善和进步，但它所面临的问题和挑战也是前所未有的。本文所涵盖的方面仅是其冰山中的一角，只有高效准确地处理好档案，让其运转合理得当，以更便捷的方式来查询及保存好各类档案，才能为留学生档案事业的不断推进添砖加瓦，为来华留学生事业的宏图再添一笔油彩。

参考文献：

[1]郑平.高校留学生档案管理的完善与优化途径探讨[J].企业科技与发展，2018（2）.

[2]陈亮.地方高校外事档案管理浅析——以青岛大学为例[J].办公室业务，2020（9）.

[3]张广磊，罗军.来华留学生档案管理刍议[J].黑龙江史志，2014.（19）.