人工智能在档案管理工作中的应用

韩雪

【摘  要】近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。我国科学技术的飞速发展和进步，以及人类知识储备量的大大提高，使人工智能被广泛应用于各行各业中。作为互联网移动时代的核心基础，人工智能将成为我国未来科学发展的重要方向。目前，我国的人工智能已经广泛运用于档案工作中，但由于档案工作的特殊性，其应用范围和服务内容必须进行规范，必须严格按照相关要求进行。人工智能技术可以很好地丰富档案的应用价值，给档案管理工作提供不同的管理方式，进一步提升档案管理的效率，打破传统中档案管理的局限，实现了档案管理资源共享的应用价值，给现代档案管理事业发展打下坚实的基础。本文就人工智能在档案管理工作中的应用展开探讨。

【关键词】人工智能;档案工作;应用

引言

人工智能技术在各行各业都已经有了广泛的运用，无论是生产的自动化还是日常办公的信息化，都是对人工智能技术的一次充分应用。目前更需要考虑如何将人工智能技术广泛的应用在档案管理的信息化工作当中，力求保障档案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使档案管理人员能够从繁杂的档案抄写和档案管理工作当中解脱出来。

1.人工智能应用

人工智能是将计算机与智能管理理论、管理方法、应用技术及相关的研发系统相结合的信息技术学科。人工智能作为信息技术科学的重要组成部分，通过对智能的深入挖掘与扩展，研发出能够模仿人类工作，且能够协助人类完成相关工作的计算机程序与操作方式。通过智能机器人、自然语言的编辑、图像的智能识别、语言的智能识别等来实现科学技术及人类各项工作的智能化。从人工智能技术的出发点及特点上看，人工智能主要是通过研究并模仿人的意识、思维方式等协助人类开展各项工作。

2.人工智能技术的行业应用能力

从技术实现角度，人工智能技术应用于智慧档案管理和服务实际上已经具备较强的可行性，尤其我国一些代表性科技发展企业在相关产品研发水平上已经达到世界领先水平，在人工智能技术方面逐渐发展成熟，具备了一定的解决档案工作实际问题、革新工作效率的能力。2018年12月20日，国际数据公司（IDC）与百度AI产业研究中心（BACC）联合发布《百度大脑领导力白皮书》，预测2019年中国人工智能市场的发展趋势及落地实施计划，指出未来1～3年内人工智能将应用到企业的各项应用程序和业务场景，包括深度学习广泛应用于图像、音频、文本等非结构化数据处理，业务流程智能化和应用程序高度简化、人机交互界面趋向智能化等。此外，人工智能技术在机器视觉、语音识别、数据挖掘、自动驾驶等应用场景，也接连突破了人们可以接受的心理阈值，实现了与众多行业结合的“落地”应用，发挥并创造出了真正的价值。

3.人工智能在档案工作中的相关应用

3.1人工智能将档案中的信息资源共享

人工智能可以将档案信息进行网络化、数字化、社会化，可以让档案管理者更快的找到所在档案的位置。与此同时，也需要根据我国的档案分类法中的规则来进行档案的分类整理，相关的档案操作者需要熟悉中国档案分类法中的细则。同时，基于人工智能技术的智能检索，进行相关的分类参考，了解其重要性。除此之外，还需要采取个字段加权混合索引的方式，使获得的排序结果更为准确。档案管理者可以把最为相关的信息排列在列表前，以此来提高检索数据库的准确性。除此之外，还可以将人工智能加上自动语言加工系统，允许用户使用语言提问，根据语言在存储的信息库里找到相应的答案。因此，人工智能改变了传统的搜索方式，它由环境、学习系统和执行系统三个部分构成。利用相关的环境，将信息提取到学习系统中，在学习系统中的信息修改执行系统的知识库，根据知识库已有的信息进行检索任务，最终完成反馈信息，实现人们的需求。这样一来，可以将答案信息更好地进行推送、搜索，进而促进档案信息的共享。

3.2智能检索

人工智能的应用在收集电子档案时，能快速智能检查其真实性、完整性、可靠性和可用性。档案管理工作中应用人工智能技术、知识图谱技术，依托馆藏资源将搜索功能智能化，方便用户更好地查询自己需要的信息。利用Agent技术，根据用户过往的检索记录、借阅习惯、爱好等数据，与数据库中的信息进行匹配，选取匹配度较高的档案信息向用户推荐个性化档案资源，提升档案管理工作的智能检索。

3.3智能安全

对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。

3.4智能鉴定

人工智能专家系统是指对数据信息的表示、获取和解释，这个系统能够使计算机了解和学习到许多专家的技能，模拟专家解决问题的过程，专家系统的主要技术就是知识的获取。建立专家系统不仅能自主、快速地对档案保管期限、保管密级做出判定，还能在错综复杂不确定的事件中，提供最佳的解决方案和参考案例。专家系统知识库与一般数据库不同，知识库中所含的专业知识和数据，不仅包括基本信息和事实，还包含假设、想法和专家经验，从而系统对输入的原始数据进行推理分析、判断和决策，真正发挥专家作用。

3.5推动档案数字化管理

档案数字化管理是人工智能档案管理工作的基石，可以为档案管理工作奠定基础。人工智能技术推广应建立在完善的档案数字化技术基础之上。首先，发挥人工智能技术的价值，应当建立完善的深度学习体系，通过计算机对使用档案数据的知识与规律进行识别，积累人工智能档案管理的基本逻辑关系，从而发挥人工智能技术对档案应用者的个性化辅助作用;其次，海量的档案信息是人工智能档案管理的必要条件，档案数字化与增量电子化能更好的促进档案人工智能技术发挥价值。

4.结语

综上所述，档案管理工作是一项复杂的工作。在传统的档案管理工作当中，更多的是依靠员工来完成各项工作，耗时耗力，错误率较高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的时代，积极地使用人工智能技术，并将其运用在档案管理的信息化工作当中去，尽可能的实现多项技术的融合，使得档案管理工作能够变得更加高效，档案管理的流程能够被逐渐的优化。

参考文献

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