探析高校因公出国档案管理工作

陈亮

摘 要：随着国内高校国际化办学水平不断提升，对外交流联络、教学科研合作及师生互动的日益频繁，因公出国团组及人数呈显著增长趋势。该类档案的收整业务量相应不断增加。笔者结合自身高校因公出国档案实际收整经验，探讨该类档案的重要意义，提出对该类档案管理工作的建议。

关键词：高校;因公出国;档案;管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 11-0-02

因公出国是指根据工作实际需要，由国家或单位根据出国任务的内容和性质，选拔派遣具备合格基本素质、较强工作能力的人员赴境外执行公务。随着我国对外开放规模不断扩大，层次与水平不断提高以及教育全球化和国际化趋势的日益明显，各高校对外交流合作活动数量不断增多，因公出国人数呈现显著增长趋势。与之相伴的是该类档案收整工作量的大幅度增加。笔者结合自身对该类档案的收整经验，探讨该因公出国档案工作的重要性，提出对该项工作的建议。

一、因公出国档案的内容

因公出国档案是政府及企事业机构对于因公出国活动的相关管理规范文件资料以及记录和反映所属工作人员在友好访问、考察学习、业务洽谈、文体卫交流、国际组织履职等因公出国活动中形成的具有保存价值的文件影音材料，是外事专业档案的重要组成部分。

高校人员因公出国档案一般涵盖学校因公出国工作相关管理文件资料以及高校工作人员因公出访国外高校或教育组织机构、出席国际学术会议、赴国外访问交流学习、赴国外开展教学活动与科学研究、执行国际学术组织履职任务等相关活动中形成的过程文件。一般包括高校因公出国相关管理制度文件、年度计划总结、数据报表以及出国个案的出国前审批、回国后管理、事中事后监管相关文件资料等。具体的个案因公出国档案一般包括校内因公出国活动审批流程单、因公出国任务呈报表或随团呈报表及团组人员名单、出访日程安排、邀请信及译文、因公临时出国（境）经费审核表、身份证件复印件、上级部门批复、补充说明、出国公示、出访报告等文件。

二、因公出国档案管理的重要性

因公出国档案主要全面记述和反映了因公出国主体的出国活动过程及管理全过程，具有重要的保存价值。笔者在实际收整过程中，总结该类型档案具有以下重要性：

（一）因公出国档案管理是加强高校国际化办学的内在要求

因公出国档案管理工作是因公出国管理工作的重要组成部分与助推器，收整和利用各类相关档案资料为学校因公出国管理工作提供了过程控制与决策依据。而因公出国工作作为各高校国际化办学的重要内容和抓手之一，对于促进学校对外交流交往，开辟合作项目，扩大师生交流，提高教科研水平具有重要的意义。因而提升因公出国档案管理工作已成为高校国际化办学的内在要求。

（二）因公出国档案管理是考核高校管理工作以及高校工作人员因公出国活动的重要依据

各高校因公出国相关管理规章制度文件、计划总结、因公出访过程控制及因公出国数据报表等文件全面反映了高校对于因公出国工作管理的规范与重视程度，是上级主管部门考核高校外事管理工作的重要依据。上级部门通过对高校的因公出国制度建设、因公出访审批管理、出访成效、出访任务的后续落实和进展情况的相关档案文件进行追踪评估，能够全面评定高校因公出国工作的成效，相应评估结果一般可作为高校后续年度出访计划审批的依据。同时，高校工作人员个案因公出国档案相关文件全面反映了个人参与因公出国活动的全过程。反映了个人出国流程是否按规定报批，是否存在弄虚作假情况，是否严格按照报批内容、路线和日程出国，是否存在通过因私渠道执行公务或公款报销因私出国费用情况以及其他违反外事和财务纪律的违规违纪行为。是高校评定个案因公出国规范性和成效性以及相关学校职能部门出国管理工作的重要依据。

三、因公出国档案管理工作的建议

鉴于因公出国档案管理的重要性，笔者结合自身因公出国档案收整工作的经验，对于该类档案的管理工作提出如下建议：

（一）构建因公出国档案管理机制体制，确保因公出国档案收整内容的完整性

随着各高校国际化办学水平的不断提升，学校层面及学院部门层面的因公出访团组数量大幅增加，高校教职员工和学生因公出国交流、学习、参与联合培养、联合科研或国际会议的人次不断提升，产生的因公出国文档的数目十分庞大，涉及到校内不同的学院、部门。学校应建立以档案管理部门统筹全局，国际交流管理部门具体实施，各相关学院部门积极参与，职能部门考核反馈的因公出国档案管理工作协调机制。明确敲定相关部门的相关负责人和具体工作人员。责成学校档案管理部门梳理因公出国档案工作收整利用指南，明确制订因公出国档案的归档范围内容和时效要求。建立完善的考核制度，对于相关涉及部门定期开展检验及评估考核，确保该类档案收集的完整性和效率性。

（二）加强因公出国档案收整工作人员的管理培训，提升因公出国档案管理技能技巧

大多数高校对于因公出国项目档案收整工作主要采取任用国际交流合作管理部门工作人员作为兼职档案员的方式开展。这类人员对于常规档案收整及管理的基本知识和专业技能往往缺失，经常影响该类档案的具体采集和整理过程中的规范性、准确性与时效性。可以通过学校档案管理部门集中培训、校内相关部门业务研讨、校外專业课题学习、个人自学实践等多种方式强化该类工作人员的档案管理基础素质和基本技能。同时鉴于该类档案属于外事档案，具备一定的特殊性，需要提升档案工作人员的政治觉悟和敏感度，加强对相关规章制度的学习，提高档案收整的责任感和积极性。

（三）加强因公出国档案管理的信息化建设，提升因公出国档案管理收整利用效率

多数高校因公出国管理部门对于因公出国的审批、证照、返校报告等一系列相关文件资料已采取纸质与电子档案结合的方式加以收存，但电子化进程仍未系统化体系化。所收存的电子档案通常存在不全面不完整的情况。高校应充分利用现有的因公出国管理系统保存相关资料，提取因公出国相关信息资料。同时可以根据各自实际情况，开发符合校情的校级因公出国申报及档案系统。实现因公出国管理档案采集存档的网络化与信息化，实现申请审批报告过程即是档案的采集过程，与收档同步进行。在该类档案的开发利用过程中，推进无纸化信息化利用，提高档案的利用效率。

四、结语

综上所述，因公出国档案收整已成为高校外事档案管理工作的重要组成部分。该项目档案的管理工作需要各高校构建相应的管理机制体制，完善管理人员的培训工作，加强档案收整利用的信息化建设。为高校因公出国管理工作提供依据与支撑，进而助推高校的国际化办学进程。

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