提高国有企业办公室文秘工作效率的策略分析

刘军

摘要：国有企业办公室工作的开展是非常重要的，主要负责文稿起草、公文交流、后勤保障等工作，其中文秘在工作中的实际效率对办公室整体工作进度产生直接影响，随着社会的不断发展，办公室文秘人员在工作的范围上得到明显提高，并且加强了工作的难度，当今社会文秘工作的整体质量提高有助于推动国有企业的高质量发展，因此需要加强重视。

关键词：国有企业;办公室文秘;工作效率;策略分析

国有企业发展过程中，办公室文秘工作整体效率的提高非常重要，有助于国有企业的进一步发展，因此需要加强文秘工作的重视力度，通过培训、轮岗等形式提高综合素质，并构建针对性的考核制度。本文将对国有企业办公室文秘工作的整体提高策略进行分析。

一、国有企业文秘工作开展的原则

一是，国有企业的办公室工作中，文秘人员需要充分发挥自身的助手用，为工作的开展做好服务保障，并且通过自身的能力对各个部门之间的工作进行统筹和协调，及时传达企业领导的指示，在工作期间严格要求自己，需要为自己制定一个标准，严格落实，主动地参与到企业政务和事务当中，为国有企业的发展做好服务，能够在第一时间和企业的领导汇报工作以及细节，继而实现上情下达的目的，还要主动对上级以及部门间的关系进行有效协调，有助于在第一时间发现工作中存在的问题，并且对方案进行更改;二是，促文秘人员办文能力提高。在这一方面，需要加强审核，并且急件急办，文秘要及时有效地处理好文件，确保公文本身的权威性以及严肃性，在此基础上，使得文件的制定可以做到融汇贯彻，还要有效地指导生产经营工作的开展;三是，促进工作预见性提高，需要在工作中预设一些问题，展现全面性，通过工作超前性和预见性促进主动性提高，进而保障工作的开展不会出现任何问题;四是，促进督办职能提高，并且严格落实。要严格落实重要的工作，做好监督，提前为重点工作和复杂工作做好预判，利用电话等方式在第一时间进行提醒，继而保障工作的正常开展。在国有企业办公室工作的开展中，文秘发挥着非常重要的作用，对于相关人员来说，需要通过一些措施让文秘工作者全面掌握工作开展的原则，进而很好地开展工作。

二、提高国有企业办公室文秘工作效率的策略分析

（一）加强工作思想的创新

现阶段国有企业的发展中，办公会文秘工作的开展需要及时对工作思想进行转变，加强创新，从以往的服从意识向现阶段的发展所转化，开展工作的过程中，不但要及时有效地完成领导制定的任务，同时，还需要在工作开展的过程中融入创新意识，可以帮助国有企业的发展形成新的思路。在很多国有企业的发展过程中，想要更好地满足市场化需求，并且制定针对性的政策，就需要办公室的文秘人员全面掌握社会信息，同时和企业发展的现状进行结合，为国有企业的发展制定针对性的路线。办公室工作的开展过程中，必须全面掌握办公的具体程序和流程，利用这一流程促进工作效率提高，并且需要融合创新发展的理念，利用不同阶段的特征推动企业的进一步发展。

（二）强化文秘培训

国有企业办公室文秘工作的开展，必须具备专业能力和应急能力，需要主动地获得当今市场发展的信息，及时了解社会新闻，做到与时俱进，明确概括企业发展过程中的内部需求，在此基础上，推动企业的进一步发展。因此必须努力强化文秘培训的工作。现阶段国有企业得发展过程中，办公室文秘的专业能力不足，有一些文秘并不是专业院校毕业的，而是从其他岗位中转过来的，因此，使得这部分人员在具体工作中非常地吃力，难以服务好企业的决策者。国有企业需要加强办公室文秘工作的培训力度，通过这一方式，促进文秘人员知识储备量提高，并且促进其工作能力提高，为国有企业的发展尽力，还要在国有企业发展过程中建立培训班，还有知识课堂，进而使得文秘全面了解自身工作任务，提高自身的专业素质和工作效率，有助于文秘工作者形成一定的服务意识，为国有企业的发展尽一份力。

（三）提高文秘工作者的工作能力

首先工作人员需要具备较高的职业道德，充分意识到文秘工作对企业发展的重要性，在实际的工作中，能够端正工作态度、不骄不躁、全面细致地完成各项工作任务。其次工作人员需要掌握一定的技能。文秘工作需要与文字打交道，还需要与各个方面进行沟通交流，因此提高自身的口语表达能力文字表达能力是非常重要的。要求工作人员在沟通交流时要言简意赅、口语表达清晰、准确传达领导的意思。在撰写过程中需要保证行文流畅、内容精简得当，具有较强的说服力。其次文秘工作人员需要具备较强的行动能力，文秘工作者在企业中起到承上启下的作用，是领导方针政策的传达者，因此需要具备敏锐的观察力，能够为领导排忧解难，出谋划策，充分发挥自身的辅助作用，在领导下达命令后，需要及时准确地传达领导的意思，快速处理自己的业务。最后文秘工作者需要具备较强的计算机操作能力，随着信息技术的不断发展，信息技术在各行各业中都得到广泛的应用。现代企业的文秘工作大多采用信息化的工作方式，信息设备和电子办公产品的使用也越来越广泛，这就要求文秘工作者能够掌握电子信息技术的使用方法，能够熟练地使用各項电子设备操作技术，从而有效提高文秘工作效率和工作水平。

（四）提高文秘工作者的沟通能力

文秘工作者在实际的工作中需要做好领导与下属之间的双向沟通，向下属清晰明确地传达领导的意图，保证领导各项方针政策的顺利实施，同时需要及时地向领导反馈下属的意见和需求，使领导在制定政策的过程中能够更加人性化和合理化。除了做好领导和下属之间的沟通桥梁外，文秘工作者还需要做好各个部门的协调工作。一方面文秘工作者需要对各个部门的工作业务情况进行了解，方便后期对各个部门事务进行有效的协调。另一方面针对不同的部门文秘工作者需要采取不同的沟通联系方式，需要学会变通，而不是全部使用同一种方式进行沟通，避免受到各部门的排斥，利于文秘工作的顺利开展。

（五）建立一个健全的考核制度

国有企业办公室文秘工作的开展，有助于企业的进一步发展，并且能够很好地协调各部门工作的开展，因此，在国有企业的发展过程中需要构建一个专业的奖罚制度，对工作认真、工作效率的文秘给予物质和精神方面的奖励，如果在工作中不用心、三心二意，那么负责人就要承担相应的责任，通过这一方式，使得国有企业的文秘工作者可以促进工作热情提高，就办公室文秘来说，需要构建一个针对性的考核制度，相关人员在招聘文秘的时候，需要制定相应的观察期，根据文秘的工作质量和现状，还要对国有企业领导的服务情况给予针对性考核，之后企业的人事部门需要综合评估考核的实际结果，进而能够根据考核的成绩评价员工，给予一定的提拔，如果是考核水平比较差的文秘，就要给予惩罚，严重的话，就要开除处分，表现比较好的工作人员，将这些工作者单独罗列出来，给予奖励和提拔，激发员工工作的积极性，为企业的发展做好服务工作。完成考核之后，需要利用奖惩制度提升文秘的工作效率，激发员工在实际工作中的主动性和积极性，如果表现不好，就要及时调整工作岗位，避免在现任岗位上出现工作问题，影响国有企业的进一步发展。

三、结论与认识

国有企业的文秘工作开展过程中，想要促进文秘工作整体质量提高，就需要按照办公室的文秘工作开展的原则，制定奖惩制度，通过这一方式促进文秘工作者的创新意识提高，同时还要强化文秘工作者的综合素质，促进其职业素养提高，推动国有企业的进一步发展。

参考文献

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[2]鲁中萍.做好国有企业办公室行政事务管理研究[J].办公室业务，2020（01）：191–192.