PDCA循环管理法在小型商贸企业会计核算管理中的应用实践

2020-08-30安吉奎

山东商业职业技术学院学报 2020年3期

安吉奎，葛菊

(1.日照钢铁有限公司，山东日照 276800；2.日照中瑞集团有限公司，山东日照 276826)

一、概述

小型商贸类企业规模小，组织架构简单，管理上灵活多变，面临复杂多变的市场形势。为适应市场竞争，除了要开发适应市场需求的特色产品外，还需要在内部管理上进行挖潜增效，尤其是在会计核算管理上，要通过建设高效的核算管理体系，解决行业共有的核算管理问题，让核算管理成为企业效益提升的有利工具。而在核算管理体系建设方面，适当的管理方式和管理方法的选择，是影响核算管理效果达成的重要因子。

二、小型商贸企业会计核算管理的特点及面临的主要问题

(一)核算管理的特点

核算业务量相对较少，对核算数据提供的及时性有较高要求。核算的业务类型上，往来核算业务占据核算管控的中心位置，费用报支管理为核算业务的重心。轻固定资产管理，重资金管理，小型商贸企业体量小，固定资产所占比例低，金融资产尤其是资金管控是核算管理的重中之重，资金调度与配置决定企业的效益取得，所以在资金管控上较为严格，业务处置上较为繁重。

(二)核算管理面临的问题

1.会计核算管理决策不科学、不透明。在日常的核算管理中，会计主管拍脑袋、掷骰子决策的现象比较严重。高度集中的管理模式，言出一家，决策速度快，对应的缺点也很明显，一言兴邦、一言丧邦，在该种管理情形下，会计主管的职业素养和从业经验影响核算的质量。家长制，是对该种管理现象的生动描述。会计主管作为一家之长发号施令，其他核算岗位人员仅机械地执行，没有管理上的发言权。

2.重业务办理，轻核算管理。在核算管理中，会计核算工作往往侧重关注前端业务、服从于前端，存在核算管理弱化的问题，结果是核算管理的效率受到影响，核算效果无法保证。核算人员简单的定位于记账的角色，对借贷谈的多，对管理谈的少，导致核算管理业务质量无法持续提升。

3.制度不健全。会计管理机制不够健全，管理制度无法有效支撑核算业务开展。没有形成制度环境，核算人员对准则把握不准确，规章制度不完善，管理松散，内控流于形式，核算业务对人不对事，导致人情重于法理问题蔓延和各种不履职问题的发生。

4.核算人员流动性大。一方面财务核算人员的职业成长受限于企业的发展规模和速度，业务素养上、薪资待遇上无法做到更进一步，导致人员另谋高就。另一方面，灵活多变的企业管理方式造成核算人员业务对接的无序，核算业务开展易受影响，导致核算人员疲于应付管理变化，易发生人员异动。

5.管理理念固化。国家法规、行业政策与时俱进，小型商贸企业因其组织架构特点，存在用人但不培养人的现象，导致核算管理人员与时代步伐、政策变化脱节[1]，管理观念和方式陈旧与会计行业发展不匹配，影响核算效果的达成。

三、PDCA循环管理法在小型商贸企业会计核算管理中的应用与意义

“PDCA”计划-执行-检核-落实，管理四面体，以上四个过程不是管理运行一次就适当截止，而是按照业务进度循环往复。一个循环完毕，即行解决本次或者上次管理循环中发现的问题，对于未解决的问题事项进入下一个循环处理，依次类推，以此改善管理，推动管理改善螺旋阶梯式上升。

(一)PDCA循环管理法在核算管理中的运用

1.P(plan)计划阶段

确定核算人员岗位职责，核算人员依照岗位职责开展核算管理业务活动，与业务人员展开对接沟通交流，制定一定期间合理的核算业务管理计划，依据收集到的原始凭证进行账务合规处理，完成核算信息的录入，归集财务信息，对内部结算、外部核算数据整理分析，落实问题事项形成原因和处置计划。核算人员制定核算管理计划要确保其合理性，具有可执行性，能够覆盖岗位职责。

计划阶段是核算管理的肇始，核算人员选定一段时间，将其划分、确定为核算管理期间。期间的选定以旬、月度、季度为划分标准，具体划分标准根据企业数据需求特点制定，选定的期间在年度内维持不变，以便进行各期间的对比、环比分析，供核算管理改进需求。核算人员在核算期间，一般为期间结束或者下一个期间开始时，制定管理数据报表，表单格式及数据源自岗位核算作业的结果，内容细分为问题项、预计处置方案、计划完成时间、责任人及备注项。管理报表的每项表单中可以量化的事项要确定计算口径，计算口径要前后统一。能够用公式描述的指标不要定性描述，可以进行横向、纵向对比的指标，要确定标杆项目，标杆项目的最终确定是核算管理循环计划阶段的重要基础工作。标杆项目中的最好指标、最差指标选定要合理、合规，标杆项目要有可执行性。标杆项目是计划的执行指标，是管理的方向性指引，无法有效执行的标杆项目设定没有意义。标杆项目选定必须围绕核算管理作业，要有的放矢，其选定的数量要以具体的核算管理岗位业务中心而定，不应面面俱到，重点业务、重点项目必须体现在标杆项目中。标杆项目选定的项目不能过多，从核算管理业务实践中看，一般岗位核算管理的标杆项目控制在十个左右为宜。每项管理表单在完成标杆项目后，要按照岗位核算管理作业制定管理表单重点项目的操作指引、说明和提示，并为核算管理计划的展开明确作业顺序。核算管理循环计划阶段需要核算管理人员秉承企业的经营方针和本单位的管理计划，不能偏离企业发展的总体目标。核算管理计划是为公司经营服务，是为本单位管理提升服务，必须贯彻局部服从整体的原则。核算管理循环计划也不能独立于业务单位进行，期间管理计划的终稿确定和其中重要的标杆项目确立要建立在核算岗位与业务岗位充分对接的基础上，经过反复研磨与讨论，用核算管理促业务改进，用业务拓展核算管理内容与核心目标。这一核算管理循环计划确立过程体现了业务与核算管理的一致性和完备性，达成核算管理与业务单位各岗位人员协同作业的管理需求。

核算管理循环计划要全面，能够覆盖本企业、特别是各核算管理岗位的全部业务，同时要做出预留空间，根据核算管理期间内核算业务增减变动情况，随时增添或消减计划项。一般来说，核算管理计划要滚动制定，灵活运用。核算管理中计划由核算管理岗位人员制定完成后，要层报各级管理人员。各级管理人员根据执掌，审阅核定核算管理计划，就需要完善和更正的计划项做出批示，选取重点项，增添本岗位管理计划指标，体现管理层对核算管理的监督职能和企业业务管理规划的整体性。

2.D(do)执行阶段

PDCA管理循环工具运用的好坏，执行阶段是关键。执行环节是对“计划”环节制定措施的执行，是对计划的分解和落实。在执行过程，核算管理人员要制定措施执行，引导业务部门人员参与计划落实，并进行持续跟进，同时将执行的效果反馈给管理责任人，调动核算管理人员的主观能动性，发挥核算对公司业务端管理的支撑作用。执行环节以计划目标的达成作为首要考虑内容，岗位职责对计划进行全面管控，按照既定制度与流程管控核算风险，可以有效地检验核算管理决策的科学性。

核算管理期间执行阶段，核算管理岗位人员按照标杆项目计划执行顺序，有重点地跟踪每项标杆的落实情况。跟踪不是单向截止行为，是动态循环。在期间内，核算管理人员要每日对重点标杆项目的完成进度、执行情况、制约点进行跟踪、记录，对重大事件要逐级反馈企业领导层，以便企业各级管理人员能及时制定预案、及时处置，防止风险事件、潜在经济损失的蔓延和不可控。

核算管理执行是对计划的检验，是对核算计划的复核。对于因各种因素无法达成的计划，要向管理层反馈无法执行的原因和可能因勾销计划产生的结果，对勾销风险要做出量化的分析，对风险损失金额划分出可接受、有待商议、无法承担三个层次，以颜色加以区分，对于无法承担项要做出特别事项说明，提示管理层密切关注，有待商议项要提示管理层及时制定预案，商定勾销风险处置措施，对可接受项要汇总归集反馈领导层，提示管理层关注汇总勾销风险损失。

计划的执行要有保障措施，管理层要合理地调动企业财务资源和人力资源，保障核算管理执行的效果。核算人才储备是执行阶段的前提，执行必须有具体的核算管理人员去落实计划，执行阶段对核算管理人员的业务素质提出了一定的要求。核算管理人员必须具备一定的财务管理基础，才能去落实核算管理计划，否则就会产生核算管理业务与核算岗位人员素质匹配不一致的问题。在执行阶段，核算管理人员达到或者超越执行阶段的岗位素质需求，是保证管理循环计划有效落实的可靠方式。故此，在管理循环执行阶段，提出了对核算管理人员业务提升的需求。企业根据具体情况，可以定期或者不定期组织核算管理岗位人员进行业务培训，以此提升业务素质。为防止受训人员的流失，企业应制定合理的业务交接和业务知识宣导流程和制度，在企业范围内沉淀为无形资产。企业开展培训可以灵活进行，可以请进来，也可以走出去。具体说来，对重点岗位人员可以拿出一部分财务资源去专门的培训机构受训，对普通岗位人员可以采取定期、不定期集中受训或轮训的方式。培训要围绕管理循环的执行来组织，培训结果要进行检验，可采取常见的宣导方式进行检验，也可以践行检验受训效果，最为重要的是要对培训成果进行固化，要对培训成果进行有效传承。

3.C(check)检查阶段

核查可以自核算管理岗位人员自行发起。作为一个核算管理作业环节，检核要与绩效评估结合，以有效的推动检核作业的进行。检核以执行情况复查为主体，可以在计划和执行环节的任何阶段进行，主要目的是根据检查执行情况，查看执行是否符合计划的预期效果。检核是一个反复进行的过程，以不断消缺计划和执行的偏差为目的，核算管理人员依据日清月结的核算数据，对比核算管理计划，检核差异项，落实整改措施和期限，并制定新的计划，跟踪执行。[2]

检查阶段要制定、落实具体的KPI指标，形成量化、可衡量的数据，检查要有成果输出，发现的计划与执行差距要体现在输出成果中，重大差异及时提示各层级管理层。检查要在核算管理循环各个阶段选取重点指标进行复核，例如：在计划阶段检查计划的完备性、在执行阶段检查执行的效果、在检查阶段检核检查作业落实情况、在处理阶段检查制度制定与可执行性等。要有重点地进行检查，按照管理循环的顺序[3]，兼顾全面性原则，核算管理岗位人员进行现场抽检、全面检核。检查要有依据，依据不能模糊，要清晰明了，所依据的内容要合理、合法，绝不允许不合规的检查作业发生，那样就背离了检查的初衷。检查具体的依据可以是国家法规、行业政策、或者是企业制定的核算管理制度，对于企业制定的核算管理制度要保证其内容和条款的可执行性。检查成果要能体现对核算管理提升作用，检查是带有目的性的一项核算管理活动，核算管理人员在管理期间要记录检查的结果，整理并归集检查数据，与管理提升项进行关联性分析，找出检查活动薄弱环节，采取有效的措施，改进检查活动，保证检查活动的持续、稳定、健康的开展。

4.A(action)处理阶段

处理阶段是对上述三个阶段的总结，是标准化管理的开始。对于管理循环中可以流程化的核算管理事项，对应修订有关核算管理制度。制度不是一次修订即行定稿，要与核算管理实践进行匹配。处理是对计划和执行成果的固化，是对检查结果的认可，可以有效解决核算人员异动带来的业务信息传不足到位问题，发挥制度对核算业务的指导作用。标准化制度的发布中，企业管理层参与制度条款的审核，可提升管理层对会计核算管理的重要性的认识，提高财务核算管理人员在企业经营管理中的参与度，形成企业发展核算管理核心力量。

制度标准化体现在核算岗位管理标准化、核算业务标准化、业务部门业务人员操作标准化、业务单位核算管理承接标准化四个方面。核算管理岗位标准化包含核算管理制度标准化和核算管理活动标准化。管理制度标准化意味着核算管理要成体系，各项管理活动在制度体系内均可以找到依据，每项制度条款都是有效的，可以对管理活动起到指引作用。核算业务标准化是指业务的输出过程和结果要具有关联性，核算数据口径要前后一致，表单格式、数据要能在不同核算管理期间进行对比。在核算管理制度成体系的情况下，业务部门的业务人员能够按照本单位制定的制度进行业务活动，能够实现自我管理。在企业范围内，业务活动都是蕴含在不同的管理单位进行，每个岗位可以说是一个功能单元，各业务单位因岗位人员而被分隔成独立而又紧密联系的模块，业务功能模块的有序衔接是检验标准化程度的要素，解决业务功能模块衔接是核算管理循环处理阶段的重要目标。根据企业运营特点，核算管理岗位人员要进行标准化制修订，对于制度中的重要条款，要反复研拟，对于无法对业务起指引作用的条款要及时修订。在标准化制度的修订过程中，核算管理人员要组织业务部门人员参与，只有业务部门人员广泛而积极参与，才能提高制度的可执行性，减少不必要的制度修订频次，提升制度修订的效果。对于各核算管理岗位人员来说，对于重要的岗位核心业务，必须做到有规可循，有制度可以依据；对于非核心业务，各核算管理岗位可以归集合并，制定统一的标准化制度，以此减轻标准化活动的压力。

从核算管理循环示意图(图1)中可以看出，核算管理循环的核心活动就是纠偏，保证核算管理的各项业务在轨。通过PDCA核算管理循环工具，以核算带动业务，凝心聚力，聚合企业的各项资源和力量，提升管理水平和经济效益，促进企业的阶段性经营目标的实现。PDCA作为一种循环管理工具，应用于核算管理，提高了核算效率，发挥财务部门核算管理优势，为提高企业的经济效益、推进企业发展奠定坚实基础，从而为企业价值最大化贡献力量。

图1 PDCA核算管理循环示意图

(二)PDCA循环在小型商贸企业核算管理运用的意义

1.PDCA循环管理法有效避免核算管理风险累积

对于小型商贸企业面临的人员、组织等核算管理问题，PDCA管理方法可以有效地进行问题化解，积极运用PDCA循环管理法，对于具体问题进行具体的分析，制定问题化解进度计划，按照时间进度逐项落实，体现了核算管理的实际问题化解功能。在此过程中，核算人员跟踪督办发现问题的消缺，将具体核算问题落实到岗位责任人，解决核算管理中存在各种藩篱和障碍，有效促进核算管理的水平提升。对于管理循环无法消缺的问题，归集到具体的管理项目上，优化激励及约束机制，由具体承办人员进行协调解决，最终达到核算问题归零的管控终极目标。

2.PDCA循环管理促进核算人员的成长

核算人员是核算管理的核心。PDCA循环管理法在核算人员有效且充分的运用下，一方面提升了核算业务办理的效果，另一方面也有效地提升了各层核算管理人员的业务素质。在PDCA循环模式下，核算管理人员为消缺核算问题事项，势必进行业务学习，以便掌握问题消缺所涉及的领域核算管理知识，才能跟踪督办业务处理，化解核算流程中存在的风险事项。核算人员在这一反复的问题处置过程中，或主动、或被动进行了业务素质提升的训练。

3.完善内控制度，固化管理改善效果。

在PDCA核算管理循环中，每循环一次，都要进行标准化的制度检核，最终管理进步会体现在具体的制度条款完善上。这是核算管理固化、管理效果改善的体现，为企业建立科学的核算管理体系奠定坚实的基础。