高校固定资产管理内部控制思考

包兰英

摘 要：高校固定资产管理工作不仅需要合规更要有效，要不断避免资产的流失，还要大大提高资产的有效使用性。本文以X大学固定资产审计为例，从内部控制的角度剖析当前高校固定资产管理工作，提出一系列的相关建议和意见，为全面提升高校资产管理工作质量提供助力。

关键词：高校;固定资产管理;内部控制

一、引言

我国行政事业单位内部控制主要从2012年开始实施，为了更加系统和科学的开展高校内部控制工作，教育部2016年出台了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》文件，对于高校内部控制建设做出指导性意见。

X大学结合本校实际，出台了内部控制制度，但部分X大学管理人员对内部控制的重要作用缺乏足够的认识，简单将内部控制看作是内部财务控制工作，忽略了内部控制的另一个重要组成部分――内部管理控制，而内部管理控制涉及的领域非常广泛，几乎除了内部财务控制以外的都可以纳入内部管理控制，涉及采购管理、资产管理、工程项目管理、合同管理、附属企业管理等各项业务在内的管理控制。固定资产作为高校的重要物质基础，通过高校固定资产审计，在固定资产管理工作暴露出一些问题，从高校内部控制角度出发，要不断完善固定资产的管理，从而不断提升资产的价值，为高校科研和教学工作提供帮助。

二、X大学固定资产内部控制的现状

1.X大学固定资产采购流程

各二级学院和行政部门根据需要填写采购申请表报国有资产管理处，国有资产管理处汇总采购申请，对重要或者资金重大的采购申请要召集有关部门和技术专家进行论证，并由学校相关会议讨论研究决定，以文件形式下达至国有资产管理处，国有资产管理处统一进行设备等固定资产的采购;根据相应采购规模分别采取政府集中采购、部门集中采购或者学校分散采购;确定供货单位后，由各申请单位负责与供货商签订供货合同;货物交付验收时，由各申请单位组织验收，特殊仪器设备聘请专家进行验收，不符合要求的不予接收货物。

2.X大学固定资产的日常管理

X大学的国有资产管理处负责全校所有固定资产的购置、验收、维修、报废，其中教学实验设备由实验设备中心主要负责管理。各行政部门和二级学院是固定资产管理二级单位有专职或者兼职资产管理员，负责本单位日常固定资产管理，与上级资产管理部门定期核对，建立本單位资产台账，报增、报损、报废、维修等。资产使用人或部门是对所使用的资产进行保管、维护，保证设施、设备正常使用。

3.X大学固定资产处置

使用人或部门提出申请，提供相关购置资料等，各二级学院或行政部门的专职或者兼职资产管理员统一汇总后报至国有资产管理处，国有资产管理处对待处置资产进行评估、论证，提出处置意见，报主管校领导审批，对出售和报废方式处置的资产，采取协商和公开拍卖等形式收取残值并上交财务处，同时核减固定资产。

三、X大学固定资产内部控制方面存在以下问题

1.高校固定资产管理内部控制理念不到位

学校实行了“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的资产管理制度，但因对固定资产内部控制的重要性缺乏认识，仅仅做到了制度上墙，部分人员重视，而各二级学院、行政部门、实验室资产管理员没有意识到固定资产管理对保护国有资产安全、提高固定资产利用率、提升学校综合实力方面的意义。

2.控制活动已开展，缺乏相应的执行力

学校对固定资产的采购、验收、处置等各个环节均有相关流程和审批制度。但通过内部审计部门的审计发现，学校固定资产特别是实验设备的验收环节流于形式，教学实验设备等的验收往往只核对设备型号、外观等，不能够对其性能进行试用，导致有部分实验设备验收交付使用单位后，不能满足使用单位的教学性能需求。

3.固定资产信息化程度不高

通过前期内审部门对二级学院的审计发现，学校固定资产管理部门有其资产管理系统，但不能够做到与学校财务系统、和各二级资产使用单位系统的无缝对接，加之财务部门、资产管理和使用部门未能做到定期核对相关账簿、记录、文件和实物，导致财务部门的入账资产总是小于资产管理部门，资产管理部门的资产总账小于资产使用部门实际收到的资产，甚至出现固定资产使用半年之久还未入账的情况。

各二级学院存在大量固定资产闲置，但有些学院的固定资产却存在严重不足，闲置的固定资产不能够在各个部门之间调配，造成资源的严重浪费。另外，二级学院有大量的已达到使用年限待报废的固定资产，由于种种原因，不能及时上报学校资产管理部门进行报废固定资产处置。这些都不利于管理者摸清学校“家底”，进而做出科学合理的决策。

4.固定资产采购合同签订不规范

第一，根据对各二级学院和行政部门的审计发现，X大学对于合同没有归口管理部门，一般都是谁采购谁签合同，但在内部审计过程中未见相关学校授权，致使合同的签署权限不明确，出现了未经授权而签署的合同，可能会给学校带来经济损失和法律诉讼的风险。

第二，合同模板大多是对方提供，学校各采购部门在此基础上进行一定的修改，合同内容未经专业法律人员审查，可能存在合同不当内容和条款、重大疏漏，导致合同存在一定风险隐患。

第三，合同签订相对滞后，审计过程中发现，个别二级学院的固定资产已验收投入使用，但未见采购合同，逆程序操作隐藏一定的法律风险。

第四，合同的执行过程和执行结果没有有效的监督，存在执行合同过程中随意签订补充协议的现象，学校实际利益得不到有效的维护。

四、高校固定资产内部控制的几点建议

1.强化内部控制意识，优化组织结构

高校管理者要高度重视学校内部控制特别是固定资产内部控制建设，应采取多种形式、通过多种渠道、最大范围的宣传固定资产内部控制建设，重视国家政策法规、业务管理规定等的学习，在各个部门各个环节对固定资产内部控制的重要性形成有效的认识，做到固定资产内部控制建设以中层干部为主导，全体教职工参与。进一步梳理和完善固定资产采购制度、验收制度、日常管理制度、清查和处置制度及其实施细则。

国有资产管理处作为高校固定资产管理部门，行使监督、指导和管理职责，要做好固定资产内部控制，就要优化其职责，提升其地位。进一步明确各部门各环节的职责，合理分工。财务处、国有资产管理处和各使用部门应当定期核对相关账簿、记录、文件和实物，发现问题应及时报告和处理。

2.以高校智慧校园建设为契机，完善固定资产信息系统

完善资产信息管理系统，构建固定资产管理信息共享平台，建立健全固定资产账簿登记制度和资产卡片管理制度，做好资产的统计、报告、分析工作，确保资产账账、账实、账卡相符，固定资产管理信息平台应与学校财务处、资产使用单位全面互联互通，从而实现对固定资产的动态管理，在学校层面对全校固定资产进行调配，以提高固定资产的利用率，减少由于闲置而造成的资源浪费。

3.加强业务流程管理

进一步梳理科学的固定资产业务流程，明确各业务流程中所涉及的部門和单位以及他们的相关责任，各业务环节衔接顺畅，不相容岗位分离。流程的运转离不开人，固定资产业务流程的有效运转对人员有更高的要求，不仅要有过硬的专业知识，还要有相应的固定资产内部控制理论基础和一定的风险意识，

4.增强风险意识，加大监督检查力度

高校应重视风险防控，建立健全风险评估机制。各高校都有自己独立的内部审计部门，应对固定资产内部控制从预算、可行性论证、采购、合同签订、验收、日常维护、处置等各风险环节，采取多种形式的监督检查，对高校固定资产内部控制进行评估，把固定资产内部控制建设和执行情况作为年终绩效考核的重要指标，对固定资产内部控制中出现重大失误，造成损失的，应严格追责问责，同时，要做好业务流程、办理进度等的信息公开，接受群众的监督。

参考文献

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（责任编辑：王文龙）