试论出版社ERP管理系统的合理化应用方案

2020-08-28徐菁

今传媒 2020年8期

摘要：出版社引入ERP管理系统，是为了更加系统及有序化地管理出版流程。本文从管理、服务、协调这三个方向简要论述了出版社管理者如何合理利用ERP管理系统，并论证了出版社通过对数据信息的管理，提升管理者对出版流程细节的掌控能力。出版社应通过简洁、明确的操作，厘清出版流程中各个环节之间的关系，增强管理效率。出版社ERP管理中实现流程与业务对接的最具体表现就是协同编纂的具体部署，本文简要阐述了出版社实施协同编纂系统瓶颈期的问题分析和具体解决方案。

关键词：规范化;数据信息;质量管理;ERP管理系统

中图分类号： G23 文献标识码：A 文章编号：1672-8122（2020）08-0133-03

ERP全称是Enterprise Resource Planning，诞生于20世纪末的美国。ERP管理系统可以通过对信息数据的监控和管理，达到统筹及掌控人力资源、生产物资、财务信息等多方面信息的目的。在数据化程度越来越高的当代社会，ERP管理系统成了出版社管理的一种重要工具。如何正确合理地使用ERP管理系统，帮助出版社在出版经营工作中增强管理效率，降低管理风险，便成了出版社管理者所关注的重点[1]。本文试从三个方面论述如何利用ERP管理系统进行出版社经营工作，并简要阐述了出版社ERP管理中实现流程与业务对接的协同编纂系统现如今处在瓶颈期的问题分析和具体解决方案。

一、管理规范化

管理的目的是提高出版社经营工作的效率，出版所涉及的三个重要环节，编辑、印刷、发行，数据繁多冗杂。一个产品从选题申报开始，涉及的数据可能就有上百条，每年出版社出版的产品数目成百上千，仅与产品相关的数据就已经以百万计，再加上相关的人力资源信息、财务信息等數据，面对这样的情况，出版社管理者担负着巨大的压力[2]。信息管理的第一步就是规范化。

（一）流程规范化

出版社所涉及的生产服务环节很多，既有社内部门，也有社外企业，所以出版流程的规范化是管理规范化的重中之重。管理者在ERP管理系统的设计上，需要清楚地设置出完整的出版流程所包含的全部环节，并明确各个环节之间的关系，将系统中显示的流程与实际的生产工作逐一对应。

（二）记录规范化

每一个环节的工作都会产生数据，而ERP管理系统的重要功能，就是记录每一个环节的操作所产生的数据，这些数据对于出版社管理者而言非常重要。管理者可以通过对数据的整理和分析，了解并掌握整个出版流程中每一个环节的具体情况，同时还可进行预测，统筹出版经营工作。

（三）数据规范化

通过ERP管理系统产生和处理的数据必须符合规范。因为规范化的数据能够让所有系统的使用者无差别地使用系统提供的数据，并持续增添数据到系统中。但是，实际情况与理想存在着距离，尽量减少类似下面列举的问题，才能使数据更好地为ERP管理系统服务[3]。

1.系统数据不完整

在实际操作中ERP管理系统会出现数据信息不完整的情况。通常来自两个方面，即基础数据缺失和运行数据缺失。基础数据在ERP管理系统中占据非常重要的位置，包括出版物的信息、人力资源信息、客户信息等。在ERP管理系统的建立中，偶尔会出现出版物信息不完备以及些许出版物并未经过ERP管理系统。导致这一结果的因素包括ERP管理系统在实际操作中跳过了部分设定环节，以及出版企业只将部分出版物信息纳入ERP管理系统。

2.系统获取数据不及时

及时有效地获取数据，是确保ERP系统管理顺畅进行的必要条件。出版社在ERP系统运行的过程中，对数据获取时效性的关注度直接影响了ERP系统的管理效果。常见的问题就是出版物在按流程操作与核算时，无法及时获取数据信息。管理者从ERP管理系统中无法及时监控流程，导致出版物的发行滞后，严重影响经营管理。

3.系统收纳了错误的数据信息

出版物的数据信息出现误差，对于ERP管理系统是十分致命的。如果ERP管理系统收纳了错误的数据信息，并流入系统中进行加工，最终会产生无法估量的影响。例如，造成出版物经济效益核算的误差、图书发行数据混乱等不良后果。

二、服务立体化

在信息社会中，出版社服务体系应脱离书面管理模式，转为数据与人力资源、数据与生产物资的立体化方式。利用ERP管理系统的数据处理功能，将实际操作环节与数据信息结合起来，使得服务更加立体、高效。

（一）立体数据管理

上文讲到，数据的管理将各个环节的信息统筹整理，形成了多个点以及多条线的立体化数据管理体系。这样的信息处理方式避免了数据的混杂以及重叠，使得管理者可以纵向及横向汇集整理每个环节所产生的数据。建立多个数据库，为管理提供数据信息保证。

1.数据分类

管理的第一步，是将庞杂的数据进行分类并标记。依照数据本身而言，庞杂的规模并不会对管理提供太多帮助，只有先将数据进行有效地整理分类，才能够让使用者有足够的时间去处理问题。

2.数据汇总

数据分类只是ERP管理系统的起点，在调用数据之前，还要将它们进行汇总。将数据集中存放，便于查询或调用。在提升数据处理速度的同时，对数据全程跟踪服务。

3.数据更新

上文讲到，ERP管理系统的基础在于对数据的实时监控，那么数据的及时更新和实时导入便成了衡量一套ERP管理系统能否顺利运行的标志。实际操作中，出版社的管理者需要用制度来约束系统使用者，对数据进行实时上传，并设立监督部门，确保数据的正确性。

（二）出版流程全面监控

当数据管理达到了预期目标，建立了完整的立体数据管理体系，管理者就可以对出版流程进行全面监控。在过程中实时发现并纠正问题，将原有点对点的监控模式转向立体化，提高效率。

三、协调流程

ERP管理系统另一个突出的优点就是对整个出版生产流程的协调。在设计和使用系统时，可以根据各个环节具体的实际情况，以及大量的信息源，对流程提供多样化的调整管理。让流程更加顺畅，各个环节能够实现无缝对接[4]。

（一）建立制度

对于流程的协调，更重要的是建立一套合理的协调管理制度。对于出版流程中可能遇到的情况进行预设，对已经产生的问题进行总结并及时补充到制度中，使得管理者使用系统进行协调时，有明确的条例可以参考使用，让管理更加平衡、高效。

（二）质量管理体系

出版物的质量是评价出版社管理体系优劣最关键的一个指标。使用ERP管理系统的目的，也是建立一套完整、有效的质量管理体系，以确保通过这个体系监督生产的出版物，能够达到质量管理体系所要求的标准。这对于整个出版社的发展建设有着重要的意义[5]。

四、协同编纂实操应用方案

在融媒体时代，协同编纂的工作模式日益受到出版业的重视。出版社ERP管理中实现流程与业务对接的最具体表现就是协同编纂的具体部署。现如今，出版社在推广实施协同编纂系统的过程中出现了许多问题。

（一）协同编纂解释

协同编纂是跨地域地满足作者与编辑之间、编辑与校对排版人员，以及编辑与印制和出版管理之间协同与合作，并为读者大规模地提供个性化的数字内容服务的作业平台[6]。协同编纂系统使编辑工作与互联网技术、数字技术相融合，不仅可以提升其工作效率，而且给编辑的操作带来了极大的便利。广义的协同编纂几乎涵盖了出版的全流程，通常借助出版企业的ERP系统得以实现[7]。

（二）协同编纂作用、优势

协同编纂是顺应互联网和数字出版时代潮流的新的编辑工作模式，代表出版产业先进生产力的发展方向。在传统出版与新兴出版融合发展的新业态下，基于互联网和数字出版技术的协同编纂工作模式在内容资源库的建立、动态发布、跨平台出版等方面，都显示出传统编辑工作模式不可比拟的巨大优势，这种优势不仅会促使协同编纂工作模式的不断完善和进步，而且也会推动传统出版流程升级。

（三）协同编纂推广瓶颈

协同编纂系统的推广实施涉及编辑工作流程的再造以及编辑工作习惯的改变。在推广实施过程中有以下几方面的问题：一是编校工作的质量直接决定出版物的质量。协同编纂复杂的工作模式会导致编校人员的思路频繁中断，造成基于电子文档的协同编纂工作效率低下且更容易出现差错。从而导致编校工作的质量，甚至是出版物的质量下降;二是版本一致性控制问题，也是痕迹留存问题。相对于协同编纂系统中的电子文檔，在纸质文档编校工作模式中，作者和编校人员均可直接用笔进行标记，每一次的编辑和校对均留痕清晰、完整，且不同人员的笔迹具有唯一性，难以伪造和涂改。因此，纸质文档更易于责任认定且纸质文档的责任认定也更易实现;三是在电子文档的协同编纂工作模式中，视力疲劳成为特别突出的问题。在目前的协同编纂系统中，需要编校人员通过软件生成相应的标记符来对电子文档进行标记和修改，如果一本稿件内容较多，长时间面对电子文档就容易造成编校人员的视力疲劳问题。

（四）具体解决应用方案

要在出版社推广实施协同编纂工作模式前，首先，需要选择一个与出版社本身实际情况相符合的软件，是延续在出版社原有的ERP管理系统上进行深层次的开发，还是另选其他的协同编纂的软件;其次，除了需要通过需求调研形成规范化的编辑业务流程，还需要根据出版社的出版需求进行贴合度调查。如版式一定要跟着编辑流程走，协同编纂软件一定要与出版社使用的排版软件完美地结合且需要根据图书元数据标引的要求，必须对编辑的协同编纂工作提出一定的要求;最后，在推广实施协同编纂系统前需要考虑到图书流程不能正常运转等众多因素。

如出版社要实施协同编纂系统，出版社需结合自身的资源优势和特点，选择适合本社的协同编纂系统，在保有原来市场优势的基础上，在业务模式和流程上力求创新，这也是图书出版业者面临的长期的、迫切的任务。

五、小结

数字化时代使得出版行业发生了巨大的变化，越来越多的数据需要管理，并指导经营工作。利用好ERP管理系统，管理者能够全面掌握出版社经营生产，并准确定位出版社的自身实力。这对于出版社的经营发展而言，是非常重要且有益的，能够使出版社在市场竞争中立于不败之地。

参考文献：

[1]药蓉. ERP系统对总编室信息化管理工作的促进作用[J].科技与出版，2018（2）：115-118.

[2]施建岚.互联网环境下出版社ERP系统在编务工作中的实践——以高质高效为前提[J].新闻研究导刊，2016，7（3）：195.

[3]李非，赵伟力.试论出版社ERP项目实施的若干问题[J].科技与出版，2015（6）：66-69.

[4]王焱.精密“布局”编务ERP 努力做好出版“参谋”[J].科技与出版，2015（12）：45-48.

[5]杨欣，玄有福.浅析全面质量管理的机制与运作[J].现代经济信息，2016（12）.76.

[6]邓晓磊.内容资源提供商的“利器”——协同编纂平台[J].出版参考，2009（34）：16.

[7]张慧，苏颖杰.从编辑视角看协同编辑[J].出版广角，2016（3）：32-34.

[8]叶延春.协同编纂系统在出版社的应用[J].出版参考，2014（33）：21-22.